单位文秘网 2021-10-12 08:11:18 点击: 次
摘 要:突发公共卫生事件档案,是指各级政府和各有关职能部门在处理突发性公共卫生事件的过程中,直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。突发公共卫生事件档案管理是一项全新的工作,有许多问题尚需要在实践中不断摸索、总结,使之不断完善,发挥其应有的作用。
关键词:突发;公共卫生;档案;规范化;管理
中图分类号:C931.2文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2011)03-0186-02
突发公共卫生事件,是指突然发生,造成或者可能造成社会公众健康严重受损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。突发公共卫生事件档案,是指各级政府和各有关职能部门在处理突发性公共卫生事件的过程中,直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
一、突发公共卫生事件档案的特点
(一)突发性
突发公共卫生事件往往发生突然,发展迅速,波及面广,影响力大。形成的档案资料是政府为人民服务的真实记录,体现社会主义制度的优越性,显示科学技术的强大威力,也展现各政府各部门分工合作、团结一心应对突发灾难的凝聚力。由于突发公共卫生事件的突发特点,档案材料形成多而复杂,可以说是历史罕见的。
(二)广泛性
有的突发疫情分布广,且有呈地区性、季节性分布和长期变化的趋势。如SARS疫情及禽流感疫情,还有流脑、流感等,收集其档案材料必须具有通观全局意识。
(三)综合性
从其材料来源看,包括文书类、科技类;从其载体看,有纸质、声像、电子、实物等不同载体的档案材料。它们构成突发事件档案一个整体,全面记录疾病预防控制部门处理突发事件的整个过程。
(四)保密性
由于突发疫情涉及面广,公众关注、社会影响一般比较大,此时档案工作与整个突发事件一起成为其事件处理工作的重要组成部分,具有一定的保密性。
二、突发公共卫生事件档案的作用
(一)预警作用
档案对人类的活动具有普遍的借鉴和指导意义,而突发公共卫生事件档案的警示和借鉴作用尤其明显。在2003年SARS防治中所积累的经验形成的档案,由于管理和提供利用的及时到位,使其平时就处于“准动员”的状态,在2005年禽流感、麻疹等传染病的防控中起到了警示作用,取得了显著的效果。平时加强各类基础信息的收集整理,以及应急预案的完善和演练、应急能力的建设和演练、应急信息系统的维护和完善,在战时才能充分利用信息,合理调配资源和快速进行指挥决策。档案工作发挥了前哨兵的作用,并以其强大的信息资源,为各级政府和部门从容应对突发事件打下了坚实基础。
(二)指导作用
及时分析、汲取突发性公共卫生事件预防控制过程中的经验,有利于不断改进和完善应急准备和各项工作的安排部署,可取得举一反三的效果。此类档案对突发事件的指导作用是显而易见的。很多重大突发事件在看似迥异的外表下,都有相似或相近的发生、发展规律,而突发公共卫生事件档案因为及时地存史,为各级政府部门应对类似事件决策提供了科学依据,快速制定并启动相应的紧急预案,将损失减少到了最低限度。
三、突发公共卫生事件档案的归档
(一)归档范围
根据对兴化市疾病预防控制中心在预防非典、甲流工作中收集、整理文件材料的经验分析,本人认为疾控机构在突发公共卫生事件中档案的归档范围有如下内容:
1.各级党委和政府在处理突发公共卫生事件中的重大决策、预案、监测方案、会议材料;
2.各级党委和政府在处理突发公共卫生事件中的讲话、指示;
3.本单位及下级单位建立突发公共卫生事件应急机构文件材料;
4.疫情信息,包括流调报告、病例报告表、个案统计表等;
5.针对突发公共卫生事件所采取的措施;
6.电子传输文件材料;
7.进行健康教育咨询、人员培训情况;
8.本单位印发的宣传材料,新闻媒体刊登的本单位的宣传稿件;
9.防制突发公共卫生事件先进人物和先进事迹情况;
10.防制突发公共卫生事件形成的声像材料;
11.药品、器械、物资调配、储备情况。
(二)归档要求
根据《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关文件的规定,凡属归档范围的文件,向档案室移交时,一般应符合以下三项要求:
1.突发公共卫生事件归档文件系统性方面的基本要求是:归档文件要收集齐全,遵循文件形成的规律,按照文件之间的历史联系、文件特征和价值分类整理归档(立卷),使其正确地反映机关活动的基本面貌,以便于保管和使用。其中单位内党和行政机构的文件材料应分别整理归档(立卷);文件和电报一般应按其内容联系统一整理归档(立卷);绝密文件和电报应该单独归档(少量普通文电如与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文件归档);注意区分文件价值,需要永久、定期保管的文件一般应分开整理归档(立卷),以便在档案室重点保管和日后向档案馆移交。
2.突发公共卫生事件归档案卷在技术加工方面应符合下列基本要求:案卷封面的各个项目均应填写清楚,特别是案卷题名(即作者)、内容和形式;要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限;需要永久和定期保存的案卷,卷内文件应按一定次序排列好,并逐张逐页编号,填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”。
3.向档案室归档的所有案卷,都要按照一定的次序进行系统排列,编以案卷顺序号,并编制案卷目录一式数份(一份经档案室签收后由移交单位保存)。
四、突发公共卫生事件档案的开发利用
在突发公共卫生事件发生期间,档案的追踪搜集、开发利用对突发公共卫生事件得以及时控制将发挥至关重要的作用。要切实做好以下几点工作:
(一)提升编研质量
信息资源的形成有赖于档案资源的积累与开发。对突发公共卫生事件档案资源进行研究开发,编纂出有利于突发事件应紧处理借鉴的精品材料,是档案管理人员做好突发公共卫生事件档案管理的要素之一。档案工作者必须通过对第一手原始资料进行认真分析梳理,去粗取精,加工提炼,对信息多层次、多渠道地开发加工,从不同的视角,全方位、多角度地认识突发公共卫生事件。对历史上突发事件档案进行深度编研,丰富档案信息;对新发生的突发事件结合历史,分析解剖,形成新的观点和理论。并将各个突发事件的发生、发展、应对、善后工作等全程纳入社会、历史发展的大背景之中,将其中的精华总结归纳,以翔实性和专业性形成精品工程,为利用好档案提供有力保证,通过高质量的编研,使突发公共卫生事件档案的价值得以提升。
(二)主动提供利用
由于突发公共卫生事件涉及面广,影响深远,因此利用面也非常广泛。为保证其利用价值的全面提高,档案管理人员要勇于突破传统利用模式,开动脑筋,拓展服务领域,改变服务方式,强化服务手段,变被动为主动,在做好日常提供利用的同时,坚持上门服务。要结合现阶段的社会需求,为机关、学校、部队、各企事业单位举办专题讲座和巡回展览,为社会各界的危机预警、决策制定和组织实施提供生动教材,以提高突发事件档案的知情度,达到以史为鉴、以史明志的目的。
(三)做好资源共享
在突发公共卫生事件的处置过程中,档案工作者要正确运用互联网、电视、电话、传真、报刊杂志等先进的科技手段,发挥档案信息的最大潜能,最大限度地提高档案资料的利用率。要在充分利用现有资源的基础上完善医疗救治信息网络,实现卫生行政部门、医疗救治机构与疾病预防控制机构之间的信息共享。档案部门要与各职能部门之间建立网上链接,实现多元互助,资源共享,直至建立区域乃至全国突发性公共卫生事件专题档案数据库,让更多的人了解这类档案,利用这类档案,形成居安思危、借鉴经验、应对灾害的共识,提高群众参与应急管理能力和自救能力,从而全面提高国家和全社会处置突发公共事件的能力和抗风险能力,开创突发性公共卫生事件档案建设与利用的新局面。
总之,突发公共卫生事件档案管理是一项全新的工作,有许多问题尚需要在实践中不断摸索、总结,使之不断完善,发挥其应有的作用。
参考文献:
[1]张锐.重大突发事件档案的特点与完善措施[J].中国档案,2006,(2):12-13.
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