单位文秘网 2022-03-01 08:15:51 点击: 次
摘要:自本世纪80年代以来,随着信息和通讯产业的兴起,使知识的创造、储存、学习和使用方式产生了第二次革命。知识经济使发达国家内部及国与国之间的竞争日趋激烈,发展中国家受到的这种影响更为深远。知识经济就是信息化的经济,档案信息技术的普及和信息资源的开发程度成为衡量一个单位乃至一个国家档案管理水平和发展后劲的重要标志之一。在知识经济大背景下,如何加强档案信息化建设,将是档案工作者义不容辞的责任。本文中笔者就我国档案信息化的建设进行粗浅探析。
关键词:档案信息化档案建设
在世纪之交的重要历史时刻,江泽民同志深刻指出:“当今世界,以信息技术为主要标志的科技进步日新月异,高科技成果向现实生产力转化越来越快,初见端倪的知识经济预示人类的经济社会生活将发生新的巨大变化。”信息是知识的载体;信息技术是知识经济的火车头。信息资源是人类保持可持续发展的可开发的最后资源,是取之不尽,用之不竭的。信息资源是当代生产力的代表者。现有生产力水平下,人们对信息资源建设和开发的重要性认识已逐渐取得共识:它不但关系到人类的可持续发展,而且会对国家经济产生直接和巨大的倍增作用。
随着信息和通讯产业的兴起,信息处理价格的降低、通讯和计算机技术的“数字趋同”、国际网络化的进程,信息技术和通讯技术革命大大降低了人们获取知识的成本,大大增加了人们获取知识的机会。信息化就是在社会中广泛应用现代化信息技术,深入开发广泛利用信息资源,促进社会发展。
(一)
所谓档案信息化建设,通俗地说就是将大量的档案信息汇集到一起,进行统一的规划和管理。这需要现代化管理方法、高素质人才和现代化的设备与技术等。档案信息化建设,是一个信息数字化建设的过程,也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程,档案信息化建设给传统的档案管理工作带来了新的发展课题。
一是档案信息历史原貌问题。纸质档案的原件能够反映历史原始面貌,是看得见、摸得着的,且容易鉴定其信息真伪的一种信息载体。而数字化了的档案信息,是不能通过直读鉴别的,它是一种高技术下的特殊载体(磁盘、光盘、磁带等)信息,它不再具有档案的原始面貌,能否作为真实法律依据还是一个正在探讨的问题。
二是档案信息真实性与法律问题。由于存贮数字化信息的阅读方式、存在形式、存贮介质不同于纸质文件信息,况且易修改、易损坏,易丢失,加之外来网络上的干扰和破坏,造成了数字化信息的不安全、不稳定。尽管其内容是真实的,人们能网络终端接受到这种信息,也无法从信息本身承认它的真实性,因为既没有能够确切保障其是否真实的相关技术,也不能从信息本身反映出其历史原貌,不能象纸质文件那样成为容易接受的形式。由此在法律问题上产生了疑问,增加了其证据效力把握的难度。
三是计算机检索技术问题。计算机检索虽然方便、快捷,但还不能实现人工复杂性、综合性信息检索。只能对指定的关键词、字段进行分析查询的功能,满足不了像人工那样进行的综合复杂性分析和查询的要求,给有效检索增加了难度,一定程度上影响了档案信息化建设的进程。
四是档案信息载体寿命问题。磁带、磁盘、光盘等存贮介质属特殊的信息载体,寿命较短,受光、热、尘、磁的影响较大,亦不能重压或受折,保管条件要求非常严格,稍有损毁,就会使整个载体上信息全部报废,不像纸质档案会留下残页余字,在管理上还不能像纸质档案那样安全,往往需要不断地进行定期复制和备份,以确保信息的安全。
(二)
纵观我国档案信息化建设的现状,可分为三个层次:
1.以传统手工管理为基础,应用微机辅助管理。文件资料及其移交清单归档后按照国家标准进行分类,采用建立的手工和计算机检索系统进行组卷、编目或用计算机录入、输出、检索、利用。这主要利用计算机简易相关软件支持,搞好档案管理和利用。这种状况较普遍。随着时间推移,档案库存量不断增加,在数量多、信息量大、没有建立全文数据库的情况下,主要用案卷级或文件级目录、清单明细、专题索引等来管理,文件级全文利用必须到档案部门查阅。这种以传统的手工管理为基础,应用微机辅助管理的状况属档案信息化建设的起步阶段。
2.档案资料包含多种载体,初步实现档案信息化管理服务。在市场经济意识较强,经济效益较好,领导重视并舍得投入的档案部门,加上档案人员素质较高,档案资源建设已步入了信息化轨道。他们应用计算机技术及其先进的档案综合管理软件支持,建立档案信息数据库;应用信息处理技术,开发建立档案信息管理系统;应用全文存储技术包括缩微技术、光盘技术、声像技术、多媒体技术等。采用上述技术集文字、图片、声像为一体,存储在大容量光盘上,既可以存档,又可以上网,还可以进行宣传,甚至公开部分可向社会发行。
存在问题主要表现在档案部门各自建立或正在建立的档案信息数据库,至今没有统一的规范标准,影响数据互相交流和信息资源共享。
3.网络技术成熟应用,推动了无纸化办公的发展,也加快了档案信息化步伐。由于计算机信息处理技术、网络传输技术发展成熟,各单位纷纷建立国际Internet网站和企业内部互联网Internet及相应的管理信息系统。当然也包括档案部门建立了各自的局域网、广域网或远程网及相应的档案信息管理系统,覆盖档案部门各项职能活动,如科学管理、业务指导、收集管理、保护利用等,使之进入“信息高速公路”。
(三)
随着计算机技术、现代数据通信技术、网络技术的发展,给档案信息化建设提供了极好条件,带来了可喜发展机遇。
一是计算机技术。计算机技术日新月异的发展,大容量、高速存贮器,高性能、高频率处理器(CPU)以及计算机检索技术等,极大提高了数字化工作效率,使浩如烟海的档案信息实现数字化存贮、检索、管理变成现实。
二是数据通信技术。包括传真、图文电视、卫星通信信息高速公路、光缆通信的建立,为档案信息的接收、传送提供了强大的技术支持,使庞大复杂的信息数据得以快速、方便的传递。
三是网络技术。随着网络技术的发展,各种局域网、广域网建成运转,通过国际互联网络Internet可以方便地实现信息的查询、交流和下载。特别是综合业务宽带信息网(B—ISDN)技术的使用,使各种图文、声像、文字信息的网络传送速度大幅度提高。不少领域、机构以及政府机关为了满足信息交换的需要,适应信息社会的发展,也都建有自己的专业网站,为档案信息化建设提供了广阔的发展空间。截止到目前,我国能够查到的档案网站有20多个。
四是网络信息终端的普及。随着人们物质文化生活水平提高,计算机、传真机等终端设备得以广泛普及,通过网络和传真可以方便地攫取或发送各种有关生产、生活、学习、文化、历史等诸多经济和社会发展方面的信息。这些都给档案信息化建设创造了良好发展环境,为档案信息服务于社会提供了更为广阔的范围,从而也提供了良好发展机遇。
为适应信息化建设的需求,国家档案局从2000年开始,进行了档案信息化建设的尝试,并于同年12月颁布《全国档案信息化建设实施纲要》,这是一个档案信息化建设规划。《实施纲要》分档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设6个方面内容对全国档案信息化建设提出了具体要求。
信息社会的发展,极大的促进了人类文明进步,利用新的信息技术搞好档案信息化建设,是时代发展的要求,是机遇,亦是挑战。只有适应信息社会发展,紧紧抓住机遇,全方位地迎接挑战,才能加快档案工作信息化建设的进程,才能更好地为经济建设和社会各项事业的发展服务。◆
作者简介:蒋玲(1970-)女,馆员, 本科学历, 从事档案学理论研究。
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