单位文秘网 2021-10-09 08:14:58 点击: 次
我国加入WTO以来,随着经济全球化进程的进一步加深,我国的对外贸易活动日益频繁,促使许多中小企业也逐步加入了国际贸易的洪流之中,英文商务信函,作为国际上最常用的商业联系媒介,因而也逐渐受到人们的关注。
商务信函是一种“推销”函,可以说,你的“推销”是否成功,关键取决于你信函中信息的表达方式和内容。信函写得好,就可能为你赢利新的业务,有助于促进和发展你同客户的关系,也能够消除彼此间的误会,缩小分歧;反之,你也可能因此招致新的矛盾,失去原有客户。因此,我们可以这样说,良好的商业往来,从一封好的商务信函开始的。
一、英文商务信函的构成要素
英文商务信函的构成大体上可分为两个部分:必需部分和增加部分。必需部分指在一般情况下不可缺少的部分;增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分。在下面表格中带“*”号的为必要部分,其余为可增加部分。
1.信头(Letterhead)*
2.发信日期(Date)*
3.编号 (Serial Number; Reference Number )
4.封内收信人地址(Inside Address)*
5.指定收信人姓名(Attention Line)
6.称呼(Salutation)*
7.事由(Subject Line or Heading)
8.开头语(Opening Sentence)
9.正文(Body)*
10.结尾语(Closing Sentence)
11.客套结束语(Complimentary Close) *
12.签名(Signature)*
13.主办人代号(Identification Mark)
14.附件注明(Enclosure Notation)
15.附笔(Postscript)
16.复本注明(Carbon Copy Notation)
二、各构成要素的写作技法
1.信头(Letterhead)
信头又信端,一般包括公司名称、地址,也可含电报挂号、电传挂号、传真号码、电话号码、网址(Web Site)、电子邮件地址(E-mailAddress)等内容。通常采取印刷方式或打字方式。如:
2.发信日期(Date)
有英美之分。英式的写法常把日期写在月份的前面,而美式的写法常把月份写在日期的前面,是期常用基数词,也可用序数词。年份之前的逗号可省略。如:3rd April,1999或3April199(英式);May24th,1999或May24 1999美式)。
3.封内收信人地址(Inside Address)
一般在信笺的左面,沿左面边线写起。书写时要注意语序与中文恰好相反:小的单位放前,大的单位放在后,如:
Mr. Robert Keats
Director of Personnel
Windsor Knitting Mills Inc.
295 Magnolia Avenue
Spartanburg, South Carolina 29301
The United States of America
4.称呼(Salutation)
称呼是写信人对收信人的称呼,其位置在封内地址下两至三行。称呼后英式写法常用逗号,美式多用冒号。特别应该注意的是“Gentlemen”这一称呼用于泛称已多年,但今天已被认为有性别歧视,用“Ladies and Gentlemen”代之已呈趋势。
5.正文(Body)
正文是信函的主体,表达写信人的具体愿望、要求、看法等,最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时,应在续页上注明收集人名称、页数、日期。
6.客套结束语(Complimentary Close)
客套语是写信人对收信人的一种谦称,写法很多,写信人可根据与收信人的关系来选用不同的说法。如:
(1)亲密式:Cordially,Cordially Yours,Intimately Yours,
(2)普通式:Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely,
Very Sincerely Yours,
(3)正式:Your truly,Very truly yours,yours Very truly,
yours faithfully, Faithfully yours
(4)(最正式:Respectfully,Respectfully yours,Yours respectfully,
Very respectfully
(5)随意式:Love,Cheers! With love, Best wishes, Best regards,
Warmest regards,Your devoted friend, See you in Phoenix!等
6.签名(Signature)
签名要在结束语下面签,这样能使人感到对方重视此事,严肃认真,也能使对方感到亲切。
总之,商务信函作为一种“推销”函,在商务活动中有着举足轻重的地位。可以说,良好的商业往来,是从一封好的商务信函开始的。要想撰写出一封好得商务信函,除了我们上述介绍的一些写作手法以外,还需要我们具备相关的业务知识,掌握好法规和条款,具备扎实的语言基础。
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