单位文秘网 2022-03-01 08:13:19 点击: 次
【摘 要】信息化以及现代信息技术的快速发展,使越来越多的信息资源以电子形式存在,使档案的载体形式发生了根本变化。本文在分析了电子文件特性的基础上,从对电子文件的鉴定方法、归档流程等方面提出了建议,并就归档后电子档案的管理进行了阐述。
【关键词】电子文件;归档;管理
【Abstract】The rapid development of informationization and modern information technology, which makes more and more information resources exist in electronic form, and makes the vector form of file to a fundamental change. Based on the analysis of characteristics of electronic documents, the advice about identification of electronic documents and the archiving process are brought forward, and the management of archiving electronic file is expounded in the article.
【Key words】Electronic document;Archive;Management
随着现代信息技术的发展,电子文件的大量产生已使档案的载体形式发生了变化,从纸制载体向新型材料载体转变。传统的档案管理对象也发生了变化,电子文件已逐渐成为档案管理工作的重要管理对象,档案管理模式也从传统的管理方法逐步向现代化管理方法转变。采用新型的管理模式,利用现代信息技术,探索并掌握电子文件管理与保护的新方法,已成为当今档案管理工作的重要环节。
1 电子文件的特性
电子文件是指被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的文件。
1.1 电子文件信息与存储载体的可分离性。传统文件的信息是固定在某一载体上,信息与载体是不可分离的整体,这也是信息原始性的唯一体现。但电子文件的信息存放载体是可以不断变化的,在内容信息却不发生任何变化的情况下,可通过网络在不同的计算机之间相互传递,也可以复制、转换于硬盘、磁带、光盘等不同的载体。
1.2 电子文件信息的易变及不稳定性。由于电子文件信息是在计算机设备中生成并依赖计算机设备阅读和处理并在网络中储存和运行的,因此,使得存储于其系统中的文件信息很容易被人为的更改,且难以识别被更改的痕迹。另外,在文件的制作、处理、复制或传输过程中,因人为操作失误或被病毒入侵等,都可能造成文件信息的损坏或丢失。
1.3 电子文件信息对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统才能被识别和利用。从文件的制作、处理,以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。
2 电子文件的鉴定
电子文件的鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性以及档案属性的鉴定。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,因此,电子文件的鉴定工作应由文件形成部门、信息管理部门和档案管理部门等共同完成。电子文件形成部门了解电子文件的自然形成规律和历史属性,是确定电子文件信息真实性、完整性的关键部门;信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,是电子文件形成、积累、存储、鉴定等工作实行制度化、标准化的重要部门,可确保电子文件的有效性和通用性,并可通过信息管理技术实现对电子文件原始性和真实性的认定;档案部门是电子文件的最终归口部门,也是电子文件管理工作相关制度的制定者,对电子文件的鉴定工作起到关键的把关的作用,对有效提高电子文件鉴定工作质量起着不可替代的重要作用。
3 电子文件的归档
电子文件的归档是将经过鉴定的有参考和利用价值的电子文件从计算机或网络存贮器上拷贝或记录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。归档后的电子文件即成为电子档案。
3.1 电子文件的归档范围
凡经鉴定具有参考和利用价值的由各信息系统生成的文本、图形、图像、数据、音频。
3.2 归档要求
定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,严格依照相关制度和工作程序,并结合相应的技术措施,确保归档电子文件的真实性、完整性和有效性。
3.3 归档方法
纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差、易损坏,因此,归档方式的选择至关重要。不同环境条件产生的电子文件具有不同的归档的方法,随着计算机信息管理系统的建立、发展与完善,越来越多的重要文件被传输上网,并在网上完成审签流程,再利用各信息处理系统与档案管理系统的无缝连接,将文件传送到档案数据库中实现归档。由于这些文件从制作、形成、存储、归档等过程都是遵循统一的原则和要求,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,因此通过网络移交归档是一种简便可行以及较为安全的归档方式。如果是脱机载体的电子文件传递归档,应由文件形成部门按照统一要求对电子文件进行编辑、整理,并将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上,将载体移交档案部门进行归档。
4 归档电子文件的管理
现代信息技术的发展和应用,无疑为强化电子档案的管理提供了强有力的技术支撑,但由于现代信息技术本身所具有的脆弱性与不完善性,以及电子文件的某些特性,因此,强化电子档案管理,必须重视电子档案信息的安全问题。坚持技术与管理并重的原则,从“管理”和“技术”两个方面采取措施,提升电子档案管理质量,切实保证电子档案信息的安全性。
4.1 科学的管理理念和严格的管理制度是电子档案信息安全性的重要保障。建立健全各项法规和规章制度,完善工作机制,结合实际,建立一整套科学完善的电子档案管理制度,规范电子档案从形成、积累、鉴定、归档及安全保障等一系列工作流程,切实保证电子档案
4.2 加强安全性技术手段的应用。信息技术是确保电子档案信息安全的一把利剑。将信息技术应用到电子档案信息的安全管理中,研制开发先进、完善、实用的电子文件信息管理系统,此管理系统以文件生命周期理论、前端控制和全过程管理理论为基础,对电子文件进行实时捕获、监控与归档, 不仅确保了电子档案信息在存储、传输过程中的安全,也保证了电子档案信息的真实性、完整性与有效性。
4.3 加强电子档案的存储载体的安全性管理。与纸制档案相比,电子档案存储载体的物理寿命远远比不上纸制档案的寿命,它极易受到保存环境的影响。材料的氧化和变质,磁场影响等都容易破坏电子档案信息内容。因此,所保存的电子档案载体的存放环境必须符合防磁、防尘、防光、防有害气体、防高温、高温等要求,并且要对载体进行定期检测和拷贝。同时,还要保证随着存储脱机载体软、硬件的升级换代,及时做好文件的迁移工作,确保电子档案信息的可靠性与安全性。
4.4 “双轨制”归档的必要性。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件同时制成纸制文件进行归档,形成内容相同的两套文件,即采用“双轨制”归档,以确保重要档案信息的可靠性与安全性。
5 结语
信息化已成为当今社会发展的一大趋势,越来越多的信息资源以电子形式存在。以计算机和网络为核心的电子文件的诸多特性让传统的文件管理方法面临重大挑战,对档案工作也提出了新的要求,电子档案的管理也将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。正如有学者所说:“电子文件的产生,改变了传统观念中对档案的理解,也改变了对档案的形式、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同,这是文件管理的一场革命。”
[责任编辑:王静]
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