单位文秘网 2020-09-22 09:48:38 点击: 次
物业管理师《物业经营管理》辅导:财务造假对策4
(二)内部控制系统的主要内容内部控制系统的内容很丰富,范围也很广,几乎包括了单位管理系统之全部。内部控制系统是经济监督人员对被查单位各项管理制度和措施的概括性称谓,在许多企事业单位中,业务管理人员、会计人员并不如此称呼,而是将各项制度具体称为管理制度、岗位责任制度、定额考核制度等。这些制度在组织内发生作用往往是互相关联的、互相交错的,各项制度互相依赖、互相依托,其控制点、复盖面、适应性均具有很强的互补性,有时难以将它们彼此分开。有的检查人员深入企事业单位发现,“并没有一项制度称作内部控制制度,但又没有一项制度不属于内部控制制度。”因此,规划、建设内部控制系统要与单位内部管理结合起来,不能将其隔裂开来,另起炉灶,生搬硬套某些概念或机械模仿其他企业单位的成功做法,这样不易取得良好的效果。正确的做法是抓住主要矛盾,择其重点和关键点,有计划、有针对性地建设内部控制,并以此带动单位其他管理制度的建立和完善。内部控制系统的关键点是什么呢?关键点的特征是它与防范财务造假和违法乱纪的基本目标有关,一般与单位的会计核算和财务资料的信息有密切联系,同时它又是核算或管理中的主要环节,对信息质量起着重要作用,且对其他环节的工作有联动效力。另外它对外部经济监督检查工作部署和深入有导向性效果,在财务资料体系中起龙头作用。再之,关键点有时也是核算的敏感部位,在单位内部比较容易出现失控,其发生错弊的可能性较其他环节明显居高。根据企事业单位业务的基本特点,可以这样简便、灵巧的认定:在基础性控制(指对企事业单位生产经营活动的主要业务环节的一般控制)与应用性控制(指对各业务操作过程具体控制)之间以应用性控制为主,在会计控制(指对单位的财务会计系统的运行及其结果的控制,包括会计组织机构的设计以及直接涉及到财务记录可靠性的所有方法和程序,具体内容包括授权和批准制度、职务分离制度、实物控制制度和内部审计制度等)与管理控制(指对除单位的财会系统以外的生产经营管理系统的控制,包括供产销业务各个方面,具体包括统计分析、质量管理、时间动作研究、职工培训、采购和营销定货等)之间以会计控制为主,在主导性控制(属第一层次的控制,是对有关业务活动的直接控制)与补偿性控制(属第二层次控制,是对主导控制的补充控制,特别是当主导控制出现失控或漏洞时,由补偿性控制进行弥补和缓释)之间以主导性控制为主,这些为主的方面对揭示管理的基本目标,防范单位内部可能存在的财务造假和违法乱纪具有更为明显的作用,一旦这些部位失控或出现问题,将会导致更直接、危害程度更大的财务风险和经营混乱。如果这些环节不失,就能保证单位经济信息的基本正确。具体分解、细化开来,以下通常作为内部控制系统的关键点,应引起内部管理人员和外部经济监督、检查人员的特别关注:1。组织机构控制指通过组织内部机构设置的合理性和有效性所进行的控制,主要包括采用合理的组织方案,采用合理的组织结构,建立组织系统等内容。换句话说,就是将控制的功能置入单位的组织机构之中,不使某一部门拥有过分集中的权力,使权力适当分散,形成互相联系、互相制约的格局,防止或减少权力过于集中没有制衡而导致错弊发生的可能性。机构控制和适当分权原则有利于管理控制,但布点过多和过度分散会造成业务效率的下降,有碍经济效益的提高,因此机构控制应把握合理的限度。2。职务分离控制指对于组织内部的不相容职务(指某一项或某几项职务,由一人承担容易造成差错和舞弊,且发生了错弊容易掩饰而不易发现和查处)必须进行分工负责,不能由一人同时兼任,因而达到互相控制的作用。职务分离控制可在早期的内部牵制制度中找到踪影,它的初衷是不让某一个(些)人经办业务全程,而通过多人的介入,相互制约,以减少错弊发生的可能性。常见的职位分离有管钱、管物和管账分离,出纳与对账分离,记账与复核分离,采购与付款、验收分离,保管与盘点分离,授权与执行分离,收款与发货分离等。3。授权批准控制指组织内部各级工作人员必须经过授权和批准才能对有关的经济业务进行处理,未经授权和批准的人员不能接触和处理有关业务,以使管理者对有关业务实施有效控制。授权控制分为一般授权(指对常规业务进行的长期授权,授权后即可办理有关业务,而无须再行报告,除非所授权利收回)和特殊授权(指对一些重大业务所采取的特批授权,此类授权仅一次有效,下不为例)。对各类业务采取何种授权方式,应视单位的管理层次、管理幅度以及单位的管理特点和风格而定,授权应与被授权人的责任有关,与其业务活动的范围有关。如对采购人员授予多大的采购权,对财会人员和财务部门负责人授予多大的审批报销权,对生产调度人员授予多大的生产指挥权,这都可能与有关业务质量相关,也与其应负的责任相联系。4。人员素质控制指采用一定的方法和手段对员工的思想品德、业务能力和工作技能的控制,保证组织各级人员具有与其所负责的工作相适应的素质,从而保证业务活动处理的质量。素质控制是一项带有根本性的控制,是单位治本性的控制。实施人员素质控制必须对人员素质有一明晰的标准,并依此来进行控制,否则众人各执一说,对人员要求各异,控制就可能落空。5。信息质量控制指采取一定的方法和措施及时地收集经济业务活动的信息,同时保证会计信息和其他经济信息的真实、及时、可靠、明晰和准确,保证组织内部和组织外部使用人的需要。信息控制包括对信息生产、传递、集中、记录、加工、储存、报告、发送等环节的综合管理和控制,确保信息完整无缺地达到目的地,而不被截留、再加工和变形。除此之外还包括对经济信息应有的保密性、便于使用性和易于理解等,而后者较易为人所忽视,经常出现失控的真空。6。财产安全控制指为了保证财产物资的安全和完整所采取的各种方法和措施,如盘点制、日清月结制、财产清点制、账卡实定期核对等。财产安全控制虽然强调了财产物资的管理和控制,但也涉及了财产物资与账簿资料记录的平衡,并以账簿资料为依据作平行核对。7。业务程序控制,也叫标准化控制指对经常重复发生的业务建立规范化、标准化的业务程序进行控制,任何业务的办理不得超越规定程序,由此通过程序的科学化保证业务内容的合法性和合理性。业务程序控制的内容有凭证传递程序的标准化、记账程序的标准化、供产销业务程序的标准化、重要生产经营管理业务的标准化、工艺标准化等。标准化控制使人们只要按照标准业务操作,便可以“自动”生成预期结果,这样可以减少非标准化下人为因素对正常业务的影响,且明确业务程序和管理责任,同时也为业务分析和账簿检查也提供了明晰的检查路径。8。目标控制,也称结果控制指对照有关标准,对业务的执行结果进行控制,而不对其执行过程进行管理,也就是通过对结果间接控制,影响其过程。该类控制主要适用于对过程控制存在困难而不易实施的情形,如对相对独立的工作机构的管理,对外出采购的工作人员的控制,对工作地点处于流动状态工作人员等,管理*无法采取直接控制的办法,管理相对较为薄弱,而只能采取间接控制,对其工作进行“遥控”或“监控”,对其工作的最终结果进行总结性评价考核。9。执行控制,也称直接控制是结果控制的对称,指对某些业务设计若干互相联系、相互制约的环节,对其执行过程进行直接监控。直接控制对业务经办过程的跟踪控制,业务经办人不仅要对其结果负责,还要对其过程和手段负责。执行控制是一种更为细密的控制方式,主要用于重要业务之中。管理人员通过对某些重要业务过程的剖析,能够发现其业务结果的优劣好坏,因为结果来自于过程,离开了过程结果便成为不可思议。在业务检查过程中,检查人员要利用单位已有的执行控制程序,对其业务处理过程,特别是重要的业务程序进行抽查,发现业务程序中存在错误所导致的核算结果的差误。10。凭证控制,也称手续控制指完成所有业务,经办人都必须办理有关手续,留下可供查考的凭证,以明确有关责任。俗话说口说无凭,如果没有可供查证的书面证据,经济业务的可追溯性便受到损害,业务检查工作便无从入手,所以凭证控制是单位的基础控制,是会计检查人员确认其账务资料可靠程度的重要判别依据。凭证控制包括凭证的填制、传递、审核、归档和保管诸环节,也是会计核算系统运作的最初环节。11。纪律控制指对单位内部某些业务经办人员制订出某些专门纪律,以警示其什么能为、什么不能为,增强其自律意识。有关纪律不仅应存在,而且应具有相应的刚性,并确实得以认真实施,经常检查落实情况,实施奖惩兑现。纪律控制是人员素质控制的补偿性控制,其运用有一定局限性,如党纪对于党员有效,对于非党群众无效;有关政纪对于正式职工有效而对临时职工无效;且纪律具有很强的岗位性和时效性,有时不同的情形能够做出不同的解释。12。内部审计控制指组织内部建立内部审计机构对其经济活动进行有效的审计监督,以保证其财会资料和反映的经济活动的真实、合法和合理。调查和了解单位内部审计控制,有助于确定是否可以利用内部审计形成的资料,是否可以利用内部审计专家的工作,并了解外部查账人员藉以利用的工作环境。(三)内部控制制度的建设内部控制制度的建设是单位的经济行为,要出于自身生产经营管理的需要,出于对内部控制制度及其作用的认识或对所发生的财务造假和违法乱纪现象的反省,即建立内部控制制度的动力于其内部,而不应当变成上级领导机关的行政行为,其原动力也不应来自行政命令、红头文件,或者屈于外部的压力,那样建设起来的内部控制制度只能是昙花一现,难以持久――这是在内部控制制度建设实践中经常出现的、需要防范的倾向,在建设内部控制系统时要充分认识这一点。建设内部控制系统应根据系统论、控制论和信息论的思想和要求进行规划、设计,其基本原则是:信息化原则,这是内部控制系统设计的目标性原则。它要求内部控制的设计有利于资料信息源的真实,保证其传输顺畅、反馈灵便,保证信息的产生、输入、加工、贮存、处理、输出、使用等环节操作的规范、有序和高效,并从制度上落实各项控制点和控制措施。系统化原则,这是内部控制系统设计的方法性原则。内部控制不是作为一项制度单独在发挥作用,它的功能在于其作为一个整体系统发生效用,即系统内各项制度之间互相联系、互相制约,具有很强的互补性、配套性、协调性和平衡性,并组合出一系列单个制度所不具有的功能和作用。因此,设计内部控制往往不是设计其单个的具体制度,而首先是其系统功能的设计和建设。< 标准化原则,这是内部控制系统设计的应用性原则。它要求内部控制系统的运行具有极好的规范性、合理性、适应性、有效性,它不仅要与国家法律法规、方针政策、规章制度保持一致,同时也宜于在单位内部实施,与内部管理的基本目标相一致,新建设的内部控制与单位内部已有的各项管理制度能够保持较好的衔接、过渡,并且按照内部控制系统设计实施管理能够取得预期效果。动态优化原则,这是内部控制系统设计的发展原则。内部控制系统的设计不可能一蹴而就,一劳永逸,内部控制系统是在实践中不断完善和发展起来的,其效果也是不断完善后才逐步显现、提升的;内部控制系统建设的大量工作不在其建设之初,而是在其初步建设后,即在于总结、完善和提高,这是一项长期的、艰巨的任务。内部控制系统建立后,应强调对其运行的状态和效果进行定期测试和评价。内部控制系统的测评目标是指对内部控制系统所要达到的结果,或者说是对内部控制系统的现状与预期要求的离异程度进行检测,以确定单位内部控制系统的完善程度,明确下一步建设目标和方向。对单位内部控制测评的基本目标应包括以下几个方面内容:第一,内部控制系统的存在性,要求经过单位自身的努力,有关业务的内部控制系统业已生成,解决了有无的问题,这是对其进行测评的前提。第二,内部控制系统的健全性,即要求现有的内部控制系统是基本完备的,具有一定完整性、科学性、可行性和严密性,从理论上是成立的,实际上是可行的。第三,内部控制系统的有效性,即内部控制系统经过试运行或正式运行,要求其基本上符合设计的要求并逐步显现作用,接近或达到控制效果,有效的标志是有关会计核算业务逐步规范,有关管理活动渐近有序,有关业务的错弊明显减少。第四,内部控制系统的可信性,即要求内部控制系统完成了磨合并持续发生作用,能及时根据生产经营业务的发展而调整、完善,且不断趋向合理,人们对内部控制系统的信赖程度提高,其自身的地位业已巩固,真正成为组织管理系统中必不可少的组成部分。对单位内部控制系统的测试应围绕一定时期特定的工作目标,例如进行会计查账时,测评工作应围绕查账的基本目标,其广度应反映查账工作的规模,其深度应反映查账工作的难易程度,其测评点应落入查账工作的检查区域;对内部控制系统的测评要求应与查账工作要求保持一致,即要求内部控制系统真实(即保证财政、财务收支业务客观真实地记录和反映,信息的加工过程连续、可靠)、完整(保证有关财政财务收支信息完全、无遗漏和或缺,系统、全面地反映了经济活动的原本面目)、准确(对经济活动的记录正确、计算可靠,无错误和偏差)、公允(符合公认的核算规则,保持前后一致,会计核算资料具有广泛的社会认同性)和安全(保证经济信息和财产物资的安全可靠,保证资产的存|考试|大|在和良好运用),体现出为查账提供工作前提和基础性信息等等。对内部控制系统的测评,要充分考虑内部控制系统相关要素的作用。内部控制系统要素不仅影响内部控制系统发生作用,而且也影响其测评点的选择。有关内部控制影响因素已在上述论及,主要有环境因素、主体因素、领导因素、技术因素、经济因素等,在选择测评点时要考虑环境要素――预计测评工作的可行性及其可能取得的结果;考虑主体要素――分析被查单位内部控制的制订和执行者,以及对测评的支持、配合程度;考虑领导因素――判断领导对内部控制制度的态度及其贯彻落实情况,分析测评可能遇到的阻力;考虑技术要素――准备测评所需要的技术手段和其他要件;考虑经济因素――计算测评内部控制所需的成本费用等。这些考虑均是确定测评点所必不可少的。经过测评,发现内部控制系统的强点和弱点,分析出其中原因,提出进一步完善内部控制系统的措施和对策。另外,在建设内部控制系统时,要特别注意内部控制系统及对其测评的局限性。测评工作的局限性并非测评人员工作失误所致,因为测评人员面对一定的工作环境,在相对静止的条件下进行测评并得出相关的结论,这一结论的精确程度是相对的,一旦环境发生变化就有可能出现新的情况和问题,内部控制系统也会出现新的内容和形式,原测评结果可能会发生偏颇。同理,内部控制的局限性也不一定是由于单位自身的原因所致,而常常是内部控制系统本身的特性引起的,这是难以避免的。人们不能完全消除上述两类局限性,但也不能坐视,而应对此保持警觉,留意这些缺陷给内部控制建设、完善工作带来的影响,特别是在作出依赖其内部控制系统的结论的时候。测评人员应采取的相应对策是:适度扩大测评范围,增加测评点,在被查关键业务中较密集地布置测评点,而在次要业务中则适当分散,在一般业务中保持最低限度测评,即有所涉及、点到为止。另外,还可以采取交互测评的办法,将诸多测评点划分为不同的类别或层次,在进行了第一层次的测评之后,根据测试结论决定是否以及如何对第二层次的测评。一般来说,第一轮次测评的结论较为满意,证明被查单位被测的内部控制点是可依赖或基本可依赖的,由此可以相应减少第二轮次的测试,反之则要增加第二轮次的工作。巧布测评点和多轮次测评,拓宽了测评的点和面,这样即使出现了部分内部控制系统的“死角”和局限,仍能保证测评结论的基本正确和可信。
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