单位文秘网 2021-07-20 08:19:31 点击: 次
系统管理理论的最大长处,就是运用系统论的观点和方法,尤其是整体论思想,分析组织问题和管理行为。它以全局观点突破了片面性思维,以开放观点突破了封闭性研究,以“关系说”替代了“要素说”。在这样一种思路下,系统管理理论既注重组织内部的协调,也注重组织外部的联系,把企业内外作为一个相互联系的动态过程和有机整体;既关注组织结构,也关注管理的过程;既强调组织目标,又强调人的因素。在一定程度上,这种思维在现代管理思想的演变中具有整合性的意义。
系统管理理论的基本思想
系统管理理论认为,社会结构通常包括五个基本因素:①个人、②正式组织、③非正式组织、④前三者之间的相互关系和转换过程、⑤进行活动的物质环境。不过,系统论更加重视因素之间的关系。按照系统论的说法,事物之间的关系,决定着事物的性质。不同因素的关联,会形成事物的“新质”。比如,有机物是无机物的组合,尽管元素可能相同,性质却有了变化。哲学界常说的人是社会的人,只有在社会中才能发现人的本质,也是这个道理。组织同样如此,组织内各子系统互相关联的方式、结构、强弱程度不同,会使组织产生重大差别。在政治组织中,专制和民主就体现了这种差别;在企业组织中,股份制和合伙制、集权制和分权制等等,也体现的是这种差别。造成差别的本质,不是“因素”,而是“联系”。所以,卡斯特才说:“整体性是元素性的对立面。”
组织作为一个系统,从它的相互关系出发,其特征为:①整体性。组织是一个由目标价值、技术、社会心理、结构和管理等子系统组成的有机整体。而整体不是个体的简单相加,而是有机整合。常言“整体大于部分之和”,就是对这种整体产生新质的简单说明。②层次结构性。任何一个系统,都有层次体系,组织也不例外。层级体系归根到底,是由事物之间联系程度的强弱形成的。联系越强,整合程度越高。随着强弱程度的变化,就形成了组织系统的母子结构和系统边界。子系统的内部联系相当紧密,而子系统和母系统之间的联系程度就次一等。联系之“度”,构成了系统层次划分的标准。从系统与外界的关系看,落差清晰的关联“度”就是所谓封闭系统,而落差模糊的关联“度”就是所谓开放系统。③相关性。组织内部各部分之间即子系统之间,组织与组织之间即系统之间,互相依赖、互相作用,这种作用的结果将影响组织的整体功能。④环境适应性。组织同社会环境互相作用,组织只有适应社会环境的变化才能生存。从系统分析的基本方法来看,任何组织系统,都是同社会环境之间形成“输入→转换→输出→反馈”的闭环循环关系,进而产生作用的。⑤目的性,组织活动都追求一定的目标,这种目标是社会环境的输入形成的,同时它又以输出影响环境。因而,组织并非消极地对社会环境做出反应,它也起着变革现状的作用。
系统管理学派认为,从系统观点来考察和管理企业,有助于提高企业的效率与效益。首先,采用系统思维,能够防止企业管理人员仅仅关注一些专门领域的特殊职能,扩展他们的眼界,使他们不致于只看到具体的业务而忽略了企业的总目标,更清楚自己以及所在部门在整个企业这一更大的系统中的地位和作用。企业的系统管理,就是把信息、能源、材料和人员等各种资源,结合成为一个整体系统。按系统观点组织资源的企业,并不会消除企业的各项基本管理职能,但能把企业中的各个子系统和有关部门的关系网络看得更清楚。计划、组织、控制和信息联系等基本职能不是孤立的,而是围绕着整体系统及其目标在发挥作用。
系统管理理论的价值
系统管理提供了一种分析和研究组织及其管理的整体思维。说穿了,同此前的各种管理理论相比,系统管理理论并没有增添多少新的内容,然而,它像一张大网,用系统关系把以往的各种理论联系起来,一网打尽。各种管理理论,在系统理论的框架中,都成为管理学这张大网中的片段。正是从这一点出发,卡斯特义正辞严地对以往的管理理论展开了种种批评。在他眼里,以前的管理学者都有片面性。从管理实践出发构建理论的,如泰罗及其科学管理,过于偏重技术方面;从理论建构出发研究组织的,如韦伯和官僚组织理论,过于偏重结构方面;从宏观管理出发创建管理学体系的,如法约尔和管理过程理论,忽视了子系统的相互关系以及环境;从社会心理出发研究管理的,如梅奥和行为科学,过于偏重“社会-心理”关系,忽略了组织结构和技术因素;从数学和逻辑出发分析管理的,如管理科学学派,过于偏重理性方面,忽略了人本身。于是,卡斯特把这些统统拿来,就像广州人煲汤一般,所有的管理理论和学派都成了原料,为己所用,创立了一个统一的、宏观的、全面的、包罗万象的管理学框架,煲出了一锅十全大补的管理学老汤。
作为一种管理思想,系统管理理论有它吸引人的地方。对于学者而言,这种高屋建瓴的宏大气势就很引人关注,“大处着眼”确实能够使人耳目一新。所以,系统理论从诞生起,就吸引着不同学科。管理学运用系统理论,也早于卡斯特就展开了。到卡斯特时期,运用系统理论在学界蔚然成风。相对别人而言,卡斯特走得更远一些,舞台也搭得更大一些。
平心而论,系统管理理论的学术贡献,并不在具体方法方面,而是在哲学式的思维方面。在一定意义上,系统管理理论试图在管理哲学上有所突破。
首先,系统管理归纳了管理的整体性以及整体与部分的相互关系。它试图总结出管理中最一般、最普遍的规律性,给出了一个前所未有的认识管理本质的新尺度。一个“一览众山小”的尺度。这样一来,人们在认识管理的时候,无论是宏观管理,还是微观管理,都能通过系统管理这个视角,运用系统特性去感知管理世界。
其次,系统管理赋予了人们认识管理的新体系,即系统观。这个观念揭示出了管理是一个层次结构体,即母子系统。在这个系统中,任何给定的管理形态都可以看成是由其要素构成的有机整体。大系统都是由不同的子系统所构成,子系统之间又相互影响、相互制约。在组织大系统中,任何子系统都可以看做是组织大系统的运动形态,同样,任何组织的运动形态,又是组织中子系统的存在方式。
最后,系统管理继承和发展了辩证的思维方法。一方面,系统哲学从管理要素的组合方式出发,阐释了管理的普遍联系性,并从系统和管理环境、系统和管理要素、管理要素之间的相互联系和相互作用出发,进一步揭示了管理联系的多样性。另一方面,系统哲学从要素性质的研究出发,分析由联系产生系统新质的机制、途径和条件,阐释管理活动中的质量变化,并从管理要素的质量入手,反推系统联系的作用和功能,进而对要素与联系之间的关系做出新的解释。
总之,系统管理理论为人们分析和处理各类组织的管理问题提供了一种很有意义的思想方法,不管是否承认卡斯特的个人贡献,都没有人能否认系统思想在管理学研究中的作用。这一点得到了许多西方管理学家的公认。西蒙指出:“‘系统’这个术语越来越多地被用来指那些特别适于解决复杂组织问题的科学分析方法。”孔茨断言:“无论哪一部管理著作,也无论哪一个从事实务的主管人员,都不应忽视系统方法。”蒂利斯(S. Tilles)说:“从某一局部来看管理,虽然存在着卓越的理论,但并不存在着包括整个范围的综合理论,因此,作为方法来说系统理论是最有效的。”丘奇曼(C. W. Churchman)认为,系统方法是人类创造的最有力的“分析机器”之一。美国组织理论家斯科特(W. G. Scott)称,系统管理理论是管理学的真正革命,并把它比作是从牛顿的经典力学到爱因斯坦的相对论的转变。运筹学家阿柯夫(R. L. Ackoff),甚至把“系统时代”的变化与文艺复兴时代、工业革命时代的变化相比拟。
正是在这种思潮的冲击下,中国在20世纪打开国门不久,引进西方学说的首次高潮就来自系统论。1980年代,系统论在中国大地上刮起了一股理论旋风,有不少学者致力于此,一时间,“三论”(即系统论、控制论、信息论,当时简称为SCI。严格来说,这种并列在学术上并不恰当,因为控制论和信息论从属于一般系统论,但这正反映了当时中国学界引进西学的热忱和不足)席卷各个领域,以系统论研究文学者有之,研究历史者有之,研究管理就更为普遍。不仅学界如此,上到官员,下至百姓,也是“三论”不离口,仿佛不讲“三论”就会被时代所抛弃。不久,又有了以“新三论”(耗散结构论、协同论、突变论,当时简称为DSC)替代“老三论”之说。不管当时的理解深浅如何,这一浪潮对改善国人的思维,打开国人的眼界,增进国人的新知,都有着积极作用。钱学森曾说:“我觉得系统学的建立,实际上是一次科学革命,在科学史上的意义不亚于相对论和量子力学。”这一论断,可以看做1980年代中国人对系统论评价的代表。
在管理实践中,系统管理理论也曾产生过巨大的影响。对于那些事务缠身、疲于奔命的经理来说,能够找到一种提纲挈领、总揽全局的管理理论和方法,那是梦寐以求的好事。而系统管理理论恰恰做出了这样的承诺。于是,经理人员开始研读系统论,试图用系统论来解决管理中的各种棘手问题,取得整体性的改善。这种推广应用,也有一定的效果。比如,从“输入→转换→输出→反馈”的分析方法入手,系统思想可以促使管理人员把关注眼光由过程转向结果,有利于推进目标管理。系统理论强调的整体观念,促使管理人员着眼于整体优化而不是子系统的优化。系统理论还通过强调“人-机关系”,帮助管理人员克服单纯技术观点,有利于树立人本思想。这些,都产生了积极的效应。
系统管理理论的不足和改进
系统管理理论从诞生的那一刻起,就内生地存在一个不可调和的矛盾。这个矛盾就是人类认知能力的有限性和事物整体趋向无限性的矛盾。换句话说,系统管理理论企图用系统的一般原理和模式,对世界做出臻于完美的全面解释。然而,人们渴望完美,也能在一定程度上逼近完美,却无法实现真正的完美。
“盲人摸象”的寓言是众所周知的,系统管理理论要解决的,正是“盲人”的问题。盲人力图通过自己的感知,弄清大象是个什么样子。但是,由于他们的认知能力所限,他们各自只了解了大象的一个局部。卡斯特对其他管理理论的批评,恰恰就像那位批评盲人的旁观者那样:“你们都错了,大象不是你们所说的那样。我才看到了大象的全部。”
但是且慢,系统管理理论真的看到管理这只“大象”的全部了吗?仍然以“盲人摸象”的寓言为例,这次,我们要反问一下那位嘲笑盲人的旁观者,你看到的,是大象的全部吗?从时间而言,你看到了现代象而没有看到原始象;从空间而言,你看到了亚洲象而没有看到非洲象。既然如此,你对大象的了解依然是不全面的。不知卡斯特对这一问题能做何回答?在我们看来,系统管理理论是比以往的管理理论“高出一筹”,但却不是臻于完美。那位嘲笑盲人的旁观者,从更高的层次看,依然只是观察到一个局部。他的嘲笑,是“五十步笑百步”而已。从这一角度看,系统管理理论,其本质上还是“五十步”。
对这一缺陷,运筹学大师丘奇曼曾经有着明确的批评,他说过:“你认为是‘系统’的东西本身就是更宽广系统的一部分,而既然这些更宽广系统影响了‘系统’,它们也就应当加以考虑,这样,整体论的尝试显得永无终结。”
在现实管理活动中,系统管理理论也很快就出现了障碍。仅靠系统管理理论提供的那些基本观念和方法,无法使管理者解决具体的、复杂多变的实际管理问题,这是系统管理理论的一个致命缺陷。的确,没有人反对在管理方面运用系统思想和系统分析,可实际上那些精明老练的管理者,早已习惯把他们面临的复杂对象看成是一个相互联系的由诸多因素构成的网络。系统管理理论并不能给他们提供多少更新的东西。因此,有人认为,系统管理理论不能看做是一种独树一帜的管理思想学派。赛耶(F. Sayer)甚至把系统管理理论称为“不能履行的诺言”。
系统管理理论的缺陷在于,系统方法过于抽象,实用价值不大。宏观和微观的关系,向来是学术界难以把握并争议较大的问题。宏观往往失之于笼统,变成“空泛”之学;微观往往失之于琐碎,变成堆砌之学。系统管理理论作为一种宏观理论,未能提出具体的管理行为和明晰的管理职能,只是笼统地提出一些原理和观点。对那些希望获得具体行动指南的企业经理们来说,它太抽象,不够成熟,难以付诸实施;对那些希望从事深入分析和研究的学者而言,它又太宏观,可变因素太多,不便进行研究。因此,与其他管理理论相比较,系统理论在解决具体的管理问题上显得不足,许多人只是把它看做解决管理理论的一种新的思路,而不是一种新的理论。
系统管理理论的这种缺陷,在一定程度上不能归责于卡斯特,而是系统论本身就有不足。一般系统论告诉我们,系统具有开放性,它的边界是可以渗透的,系统与环境、母系统与子系统之间是相互关联的。然而,一个特定的系统不可能无限向外扩展,它总要划出一定的边界。因此,按照系统思想,我们需要认识的是整体;而实际上我们界定的系统,又只是一个更大系统的局部。这一矛盾,在系统论中并未得到解决。许多人把“系统工程”看做系统论的应用,这里面有一定偏差。严格意义上,系统工程是用人工边界的方式排除环境(系统工程所说的环境一词,相当于系统论中的大系统概念),在一定程度上,系统工程距管理科学和运筹学更近,而距系统论较远。另外,系统论的思路,是从整体出发认识局部;而现实中人们的实际认知方法,却是先从局部出发一点一点扩展到整体。这种认识次序上的差异,也妨碍了系统论的应用。系统论本身的缺陷,使得贝塔朗菲在取得盛名后没有多少进展。1978年,利连菲尔德(R. Lilienfeld)等人对贝塔朗菲的著作进行研究,结果表明,从一般系统论提出到1972年贝塔朗菲去世,一般系统论几乎没有什么大的发展。
在这种背景下,有些学者开始突破贝塔朗菲的局限。系统动态学的创始人福莱斯特(J. W. Forrester)就认为,系统的行为特性主要取决于系统内部的要素和反馈结构,内因是系统存在、变化、发展的依据,外因是系统的客观条件。因此,正确的思路是,应当从组织系统的内部微观结构,而不是外部从的影响来探究系统的变化规律。
正因为系统管理理论存在不适用的问题,所以,曾经风靡一时的“系统热”在管理界渐渐地冷落下去。“系统热”逐渐被“权变热”所替代。所谓权变理论,继承了系统论强调的“关系”说,而放弃了“整体”说。其基本思想是:既然我们一时还无法掌握整体,那么,就先从局部开始,按照系统思想找出局部中蕴含的相互关系,通过相应研究,确认管理活动中自变量和因变量的相关性以及相关强度,进而找到对应的管理措施。这种探索,逐渐形成了系统学派的一个分支学派—权变学派。
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