单位文秘网 2020-08-30 16:40:29 点击: 次
马钢设计院综合管理信息系统建设的实
践与思考
摘要:马钢设计院有限责任公司是一家以冶金工程技术
服务为主体的公司, 2001 年开始进行信息化管理工作建设,
本文是几年来的这方面工作概略描述和一些感想。关键词:
设计管理信息化一、概况马钢设计研究院有限责任公司成立
于 2002 年,注册资本 2050 万,是由马钢股份公司、马钢国
际贸易公司和本院的自然人共同出资组成的有限责任公司,
持有国家冶金、建筑、和环境工程甲级设计资质、工程监理
和工程造价甲级资质,从事工程设计、工程咨询、工程监理
和工程总承包服务,设置冶金、轧钢、机械、电气与自动化、
能源与环境保护和规划 6 个专业设计研究所,职能管理部门
8 个,全院职工 260 多人,其中高级职称的技术人员占职工
总数的 50% 以上, 2005 年营业收入 1.96 亿。马钢设计院综
合管理信息系统是以工程设计项目管理为核心, 由市场经营、
(设计)项目管理、档案管理、人力资源管理、系统管理、
客户关系管理、综合办公管理等模块组成。二、 MIS 系统建
设过程 1、调研( 1)建设的时机的考虑尽管行业协会在 “十
五 ” 就提出设计企业信息化建设纲要,但是具体何时进行设
计院综合管理信息系统的建设, 还是要认真地考量, 其中 CAD
应用普及程度 ,硬件设施特别是网络硬件的建设程度对建设
时机还是有影响的。
(2)建设方式的考虑当前,设计院 MIS
系统的建设方式主要有以下几种方式: a)完全自主开发。很
多大院,信息人才众多,技术实力雄厚,往往采用这种方式。
采用该方式有利于对系统的全面掌握,用户的需求比较容易
采集,对外界的技术依赖程度低,维护方便。
b)咨询合作开
发。寻找一个对信息技术和企业的管理技术均比较了解的专
业咨询公司,由他来代表企业进行系统的建设管理,并负责
对企业的培训和系统开发企业的过程管理。
3)完全委托,自
我管理。这是我院采用的建设方式,这是我们根据我院的实
际情况全面衡量后采取的策略。
4)平台引进,二次开发。就
是从外部引入一个相对成功的基本成熟的平台,自已略加二
次开发后加以应用,一般这样的基础平台的价格比较昂贵,
而且对这个平台的完全消化也不是短时间内就能实现的,此
外对某个具体的企业来讲, 平台软件的功能可能有多余。
(3)
体系平台的考虑在已经建成使用的和在建的管理信息系统
中,多采用 C/S 体系结构,但是考虑到技术的发展的趋势,
以及未来系统维护的方便性,我们认为最好采用 B/S 结构,
随着 ·NET 技术的日益成熟和普及,坚定了我们的信
心。(4)行业现状的调研在建设部和协会的 “十五 ”信息化
工作指导方针的指引下,国内勘察设计行业 MIS 系统建设纷
纷开始起步,与国外公司相比起步相对较晚,但是一批院还
是取得了相当的成果,在我们了解到的设计院中不少院在信
息化建设方面各有特色、各有建树。此外,我们还对与我们
有业务接触的国外工程公司的信息化工作进行了解,其中主
要有德国的 SMS 、比利时的 CMI 等,西方发达国家企业今天
信息化的现状应该就是我们努力追赶的方向, 人家能做到的,
我们也应该能做到。对中国的设计企业来讲,与国外发达国
家的工程公司相比,我们的主要差距在管理以及管理的信息
化,技术上的差距不是主要的,这是我们研究分析国内、外
的设计类企业后所得到的一个感受。
2、理清思路, 统一认识,
确立目标理清思路,统一认识,确立目标是我们进行 MIS 系
统建设的过程中首先要解决的问题。企业对 MIS 系统建设出
于被动,思路不清楚,目标不明确,是很难取得成功的,实
施过程中就会带有很大的盲目性。我们在决定实施信息化建
设首先明确的是: 1)建设的目的:实施流程再造,提高主业
工作效率;细化管理,以进一步提高管理水平和企业的竞争
力;2)建设的目标 (可测量):实现 CAD 电子文件有效存档,
实现项目管理信息化的突破; 在设计类企业中搞信息化建设,
首先从设计 “ 项目管理 ” 抓起,而不是先从通常的 OA 及人
力资源管理起步,我们有自己的想法,即我们的做法是 “先
难后易 ” ,而传统的做法多是 “ 总体规划、分步实施、先易
后难 ” 。而这种做法最大风险是:容易做的、可有可无的模
块先做出来了,而最难做的部分也是企业最核心、最需要的的部分,最后却做不出来,信息化工作只得几上几下。最核
心的业务管理问题一直没能解决,这也是许多 MIS 建设失败
的模式,我们决定反其道而行,就是要避开这样的怪圈。
3、
层对管理信息系统亲自过问、亲自管,同时适时结合 BPR ,
的,金慧公司在与我们的交流过程中,几易其稿、在讨论交
流的过程中,双方逐步达成了共识,把目标和思路都理清楚
了。经过重新改进后的流程与 ISO9001 贯标文件进行有机的协调,使业务流程文件化。必须要说明的是: 1)用户的需求
也不是一下子就能完全说明清楚的,即使说明清楚的流程也
有变更的可能; 2)只有用户自己最清楚自己需要什么,只望
软件开发单位拿出来一个企业的流程方案是不可想象的,这
样做的结果很可能就是系统的失败。我院的领导层和管理层
在用户需求阶段投入大量的时间与软件开发公司共同研究用
户需求和流程方案为我院 MIS 的成功打下了良好的基础。
4、
全院参与明确管理责任管理信息系统的建设需要全体人员的参与,这就好比一个集体性质的体育项目,任何一个人的不
投入都有可能影响最后的结果;当然 MIS 建设首先是一个
“ 一把手 ” 工作,企业的最高领导必须亲自认真过问;我们
还专门指定分管领导配合协调 MIS 建设工作;强调全员的参
与,主要表现在对全体人员的培训和考核;通过多种会议沟
通和网络宣传的方式营造氛围, 说明 MIS 建设的意义和过程,
以求得全院上下的共识; 5、分步推进最终走向集成应用在系
统正式使用之前, 进行 1 个多月的过渡期 (05 年 8 月 10—05
年 9 月 15 日),在这期间,鼓励大家使用系统,但是过渡期
满后,全院的项目管理只在一条路上进行,不搞旁路,就是
必须从系统内组织项目管理和发图,从项目任务的下达、项
目的策划、图纸的设校审到图文出版,没有其它的路可走。
这样一方面促进大家对系统的快速掌握,二来促进软件公司
对系统进行全面的完善,三确保了 CAD 的图纸的完全存档。
加上系统提供的电子自动签名技术,使困困扰设计单位多年
的 CAD 电子文件有效归档问题在我院得到初步的解决。三、
MIS 系统建设现状 1、经营计划管理经营计划管理主要是为
经营计划管理部门提供一个项目信息、生产计划、台帐、合
同信息、收费、客户信息管理的工作平台;具体业务功能包
括:项目台帐管理、生产任务下达(合同评审、领导审批、
项目下达) 、月度计划管理、 项目计划检查 (可依项目、 时间、
部门、专业、个人等进行完成情况和在手项目情况的检查) 、
项目收费管理、客户信息管理、查询统计等。项目任务的下
达,将启动项目管理众多的流程,而项目信息又为财务收费
和内部分配提供原始信息。
2、项目管理项目管理子系统是整
个系统的核心部分,也是开发与实施难度最大的一个部分。
它为经营、项目管理及专业设计生产部门提供了一个协同作
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