单位文秘网 2021-07-20 08:23:29 点击: 次
摘 要:我国信息产业日益成为国民经济的支柱产业和先导产业,是跨世纪的战略产业,也是信息化建设的主要技术和物质基础。2012年,信息产品结构在市场导向下得到明显调整,以通讯、计算机为代表的投资类产品所占比重逐渐加大;生产发展速度大幅度增长,规模不断扩大;产业地区分布向沿海地区集中;经济增长方式从数量扩张型转向质量效益型:政府调控由过去注重产品数量规模转向提高有效需求和经济增长。在此背景下,信息化项目越来越多,加强和优化信息化项目工期与成本就显得尤为必要。本文旨在分析信息化项目工期与成本的优化。
关键词:信息化项目 工期 成本
一、引言
项目管理成功的关键因素的定义是指一种足以影响项目成功失败的能力、技术或其他因素就是项目管理的关键点,如能对这些可能影响项目的变数加以有效的管理、维护、控制及预防,便可确保项目成功的机率。在传统的项目管理理论中,时间、成本、品质被认定是影响项目管理的成功基本关键因素,但近年来在项目管理理论上,学者们对于项目管理关键成功因素深入研究与探讨后,发表的学说论点所涵盖的范畴相当广泛。影响项目成功与否的因素众多,项目进行当中,任何一个环节无法配合,就会造项目的失败。
Thamhain,Wilemon(1982)研究发现,新的项目管理方法需要更广泛的人因技术和能力(Human skills and competence) ,研究发现某些技术与建立多种学识能力的团队有关,这些能力包含激励团队成员、发展健康的工作气候、管理冲突以及在各组织层级能有效地沟通。
信息技术和网络经济的迅猛发展正在深刻影响人类社会的生产、经营、工作、生活等多个领域。随着计算机和网络技术的飞速发展,互联网的逐渐普及、电子商务的蓬勃兴起,信息经济的深入发展,整个信息产业的发展继续保持快速上升的态势。以宽带技术和无线技术为代表的新一代互联网技术走上前台,正在改变和影响着信息技术应用领域的方方面面。我国信息产业日益成为国民经济的支柱产业和先导产业,是跨世纪的战略产业,也是信息化建设的主要技术和物质基础。2012年,信息产品结构在市场导向下得到明显调整,以通讯、计算机为代表的投资类产品所占比重逐渐加大;生产发展速度大幅度增长,规模不断扩大;产业地区分布向沿海地区集中;经济增长方式从数量扩张型转向质量效益型:政府调控由过去注重产品数量规模转向提高有效需求和经济增长。在此背景下,信息化项目越来越多,加强和优化信息化项目工期与成本就显得尤为必要。
二、文献回顾
1.项目管理相关研究。James,Gray,Joseph(1996)研究指出,成功關键因素(Critical Success Factors; CSF)的组合能够应用在任何项目上,不论项目的特征或是发展方法论。其中时机(timing)是被公认为众多要素中的主要因子,辨识出最上层的要素与建立适当的计划去综括预期成果、共同理念、项目使命,以及实现这些预期成果的承诺,而这些要素也与倾向评选中级评等使用者的参与有关,最后,最下层的要素才是项目管理技术性要素,其中包括项目管理系统的营销、进度的监控、以及常在项目发展期间才会发现到的各种解决问题的活动(troubleshooting activities)。
盛林(2011)认为成功的关键因素应该包括:(1)采用有效的方法:一套经过验证的标准程序,例如,PMI所推动的项目管理方法。(2)要求顾客参与:项目的成功与否,是以满足顾客的需求为目的。特别在界定项目范畴的初期阶段,务必要求顾客的参与。(3) 有效的沟通:在工作中总是免不了需要沟通,项目的进行中必须时时与来自不同单位保持信息的畅通,与顾客及利害关系人的沟通也是相当重要,以利项目的进行。(4)对于项目的投资规划:初期多花点时间在规划上,做对的事,将有助于后续项目的进行,缩短项目时间。(5)建立项目团队:项目的进行是打团体战,必须要建立有效的团队,协助项目的开发,齐心齐力迈向成功。(6)让项目可以被管理:项目进行的门槛常常是资源有限,而需求无穷,因此界定目标是很重要的事,可以被管理的项目表示是可行的,可行的项目就比较容易成功。(7) 从项目经验学习:从项目经验学习:在结案的流程中,必须制作结案报告(Lessons Learned)。结案报告主要的内容包含对公司流程、技术及程序的改善建议、项目经验的分享等。通过项目经验的分享可以避免日后再犯相同的错误或可以提供参考的基础。
随着时间的演进,有更多的管理办法被发明出来,这些方法可以用于形式上更加精确地解释项目是如何被管理的。这些方法包括项目管理知识体系、个体或团队软件过程、IBM全球项目管理方法及PRINCE2,运用以上技术将开发小组的活动标准化,使其更容易地预测、管理以及追踪。
项目的规划与确认划分任务与工时关系,彼此是相互影响的;因任务的分割并不是一次到位,而是会受到工时安排的影响,将较明确、重要的任务排在首位,反之较需花费时间厘清的任务,排在后者。
企业为经营与发展的需求,市场竞争成为企业无法避免的问题,如何避免企业竞争造成获利与成长的冲击。产品开发成为企业超越竞争对手的必要手段,企业可以通过产品的开发,累积技术能量设立技术阻碍。还可以通过新产品开发充实产品线,使产品多样化,以此来区隔市场避免竞争,以增加获利空间来扩大企业市场占有率。
随着时间的演进,有更多的管理办法被发明出来,这些方法可以用于形式上更加精确地解释项目是如何被管理的。这些方法包括项目管理知识体系、个体或团队软件过程、IBM全球项目管理方法及PRINCE2,运用以上技术将开发小组的活动标准化,使其更容易地预测、管理以及追踪。
项目的规划与确认划分任务与工时关系,彼此是相互影响的;因任务的分割并不是一次到位,而是会受到工时安排的影响,将较明确、重要的任务排在首位,反之较需花费时间厘清的任务,排在后者。
企业为经营与发展的需求,市场竞争成为企业无法避免的问题,如何避免企业竞争造成获利与成长的冲击。产品开发成为企业超越竞争对手的必要手段,企业可以通过产品的开发,累积技术能量设立技术阻碍。还可以通过新产品开发充实产品线,使产品多样化,以此来区隔市场避免竞争,以增加获利空间来扩大企业市场占有率。
2.工期-成本优化的主要理论。项目预算超支、延期结案、成效不彰,这些问题是项目出资者最不愿意遇到的。而项目成本管理就是让项目经理能在“预算不超支”的状态下,达成目标的各项流程。不过,管理并控制好成本并不容易,因为在项目执行的过程中,很容易遇到事情愈做愈多(范畴改变)、进度落后(时间延宕),或是品质达不到要求(成果不佳)等情况,这些项目的变因,都会让成本变动。虽然项目目标与现状的差距永远存在,没办法完全消弭,但是还是可以透过管理,尽量减少变异,让状况永远在掌握之中。项目管理知识体系中,对于项目成本管理主要包括资源规划、成本估算、预算编列和成本控制。透过这样的成本管理流程,有助于将项目成本的变异降至最低。
在项目的规划阶段, 透过工作分解结构(WBS ,Work Breakdown Structure) 确定项目范畴包括哪些活动之后,便可预估每一项作业的成本,转换为货币单位,然后逐项加总,完成成本估计。工作分解结构拆分得愈详细,成本的估计就愈精准。成本估计完成后,就进入决定预算的流程。项目的成本预算,就像一座金字塔,由工作分解结构中各项活动的成本,汇整为细目成本,再逐层向上汇整出总预算。在决定预算时, 最重要的是“成本绩效基准”(cost performance baseline),它将成为往后执行项目的过程中,在每一个时间点上测量、监督、控制项目成本、执行进度的比较基准。建立了包含所有核定预算的成本绩效基准之后,最后进入控制成本阶段。根据项目管理知识体系(PMBOK) 的说明,控制成本是监视项目地进行情形,随时更新项目预算及管理成本基准变更的流程。项目经理必须确保所有变更申请,都能及时采取行动,且能适当管理;同时也必须监视成本绩效,以及资金支出的工作绩效。
资源规划的目的是要确定项目活动所需的物资种类,以及每种物资的需要量,包含人力、设备和材料等,最终的结果是产生一份项目物资需求清单,这份清单也是成本估算的基础。任何项目的资源(人力、设备和材料) 并不是具有无限能力且随时能够取得的,因为项目的费用、技术水准和时间等因素的影响,几乎所有项目皆会受到资源的限制。
项目资源规划的制定,主要依据工作分解结构、项目范筹定义、历史资料、资源需求评估信息和工作进度规划等,透过一些方法如组织策略、专家评估或统计数学模型等来实现,其产出就是一个项目资源需求计划 。
三、信息化项目的时间和成本管理过程
在该项目管理过程中,项目团队有针对之前类似项目出现的问题,制定了高效的沟通计划以提高沟通效率,进行了合理规模估算,加强度量分析以提高质量管理水平,虽然该项目具有较高的复杂性和抽象性,但最终取得了较好的效果,项目交付非常成功。
1.提高沟通效率。制定高效的沟通机制以提高沟通效率。明确了沟通对象、沟通方式、沟通计划,解决了什么時候、与什么人、以什么样的方式、沟通什么样的内容的问题。
2.合理估算规模。在规模估算过程中,该项目运用了德尔菲估算法,并对于与上之前项目类似的功能I、功能P、功能0等由专家结合类比估算法进行规模估算,以提高规模估算准确度。
3.加强度量分析。在该IT企业产品开发项目管理管理过程中,运用计划度量图、需求度量图、规模度量图、缺陷度量图、工作量度量图,这些图中采用了完成日期偏差率、完成日期偏差天数、需求稳定度、代码阶段规模偏差率、缺陷引入比例、阶段缺陷排除有效性、工作量偏差率、各类活动工作量比例、质量成本比例等度量项。
4.完善时间管理。项目的时间管理,又称为进度管理,是为确保项目按时完成所进行一系列管理过程。“时间是独一无二的资源,无论需求有多大,它的供给都是固定没有弹性的;而且时间无法储藏,它一分一秒的流逝,永远不回头,不管你得到了或失去了。就因为时间的易逝性,所以人们总觉得时间不够用”,一语道破时间管理的重要性。B公司产品开发项目必需在一定的时间和预算内,完成产品开发工作,产出符合设计规格,并能使顾客满意的产品,为了使产品开发工作能够按时完成,在项目一开始之前就制定一份产品开发活动的进度计划是相当重要的工作,时间管理就是要对产品开发过程的各项活动及其之间的关系详加分析,并预估各项活动所需要时间,在产品开发的时间期限内,合理安排和控制各项活动的开始和结束时间,如果没有时间管理计划,将会增加项目不能按时并在预算内完成的风险。
5.加强成本控制。控制成本要从成本发生的源流入手,业务源流和结构源流是成本发生的两大主要源流。信息化包括任何以计算机为基础的信息处理、传递与运用系统,就是一种计算机化的过程。自然可以包括了管理信息系统、生产资源规划系统、企业资源规划系统、等等。甚至是现在所流行的电子化或是先进的流程管理系统都可以列入广义的计算机化系统。面对现今的大环境与信息技术日益迅速发展下,为有效管理及运用企业各项资源,切实掌握有效信息,达到简化作业流程、节省时间及软硬件费用的目的,并提供实时准确的资料,以提高服务质量与增进行政效率,变电站职能辅助控制系统施工企业也应该引入先进的信息化管理系统,从而充分优化业务刘成功,减少中间环节,实现以项目为中心的成本管理。
四、结语
企业产品开发项目管理过程具有较高的复杂性和抽象性,现代产品开发项目管理需要加强风险识别、提高沟通效率、加强度量分析以及合理估算规模并避免进度陷阱及进度压缩,以助力于提升项目风险管理、沟通管理、质量管理、规模管理以及时间管理的能力,从而提高IT企业产品开发项目的成功率。本文的这些研究相对于博大精深的项目管理体系来说只是较少一部分,但求能够抛砖引玉,.引发对于加强信息化项目开发项目管理,提高信息化项目产品开发项目成功率的更多的思考和探讨。
参考文献:
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[3]唐殿峰,秦桂娟.软件项目质量工期费用控制模拟系统[J].沈阳建筑软件学院学报,1998,14(2):158-161.
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