单位文秘网 2020-08-12 09:43:49 点击: 次
人事档案管理 制度
目
的: : 将人事档案管理工作制度化,规范化;维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏;便于相关人事档案材料的借阅和使用。
责任人:人力资源部、相关部门负责人。
范
围:适用于集团各中心及各事业部。
内
容:
1 1 . 员工人事档案分为以下四大类:
1.1 入职档案 1.1.1 个人简历、面试人员登记表、入职登记表、身份证、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、离职证明、各类资格证书复印件等个人入职基本信息资料; 1.1.2 劳动合同、保密及知识产权归属协议及竞业限制协议等。
1.1.3 应届毕业生需提供三方协议; 1.1.4 实习生需签订实习协议。
1.2 职位档案 1.2.1 上岗证、任命书; 1.2.2 职位变动审批表。
1.3 薪酬考核档案 1.3.1 员工试用期评估表、员工试用期工作总结; 1.3.2 调薪沟通信。
1.4 其他档案 1.4.1 各类奖励、处罚记录; ;
1.4.2 离职审批表、员工离职交接单、解除劳动合同证明等其他补充协议。
2 2 . 人事档案的归档
2.1 查阅 2.1.1 相关权限人员可以到人力资源部进行查看,无关人员不得要求档案查阅。人力资源部要做好查阅的资格审查及登记工作。
2.2 借出使用 2.2.1 相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。
2.2.2 借阅人必须履行严格的借阅手续,借出时间不能超过一周,经人力资源部经理核准后,需要在《借阅登记表》上进行登记,逾期未归还者,需办延长借阅手续,并到期归还。
2.3 出具证明材料的手续 2.3.1 由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证明材料的理由; 2.3.2 人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料; 2.3.3 证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。
3.人事档案保密规定及保存期限 3.1 人力资源部负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。
3.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人员的个人档案,自员工离职之日起 3年后方可销毁。
本制度自发布之日起开始 执行 。
相关记录 《劳动合同》 《竞业限制协议》 《保密及知识产权归属协议》 《学生实习协议书》 《面试人员登记表》 《员工试用期转正评估表》 《入职登记表》 《调薪沟通信》 《职位变动审批表》 《解除劳动合同证明》 《员工离职审批表》 《员工离职交接清单》
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