单位文秘网 2020-07-09 14:19:19 点击: 次
文件收发管理办法
一、目的 为规范文件处理程序,避免文件管理混乱,特制定本办法。
二、范围 1、收进文件,指由外单位发来的文件。
2、外发文件,指由公司发出的文件。
3、内部文件,指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理包括:登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。
三、收文处理程序 (一)收文 1、收文由办公室负责,应对文件进行检查验收。
2、文件的拆封应严格遵守拆封权限,由办公室领导或秘书(以下简称“文件负责人员”)开拆,其他人不得开拆。
3、文件收到后应及时按收文登记簿上的要求准确登记。
4、应保持原信封的完好,以备处理时需要。
5、工作文件收到后,第一时间及时通知收件人,按其意见处理。
6、属于秘密文件,按文件密秘等级要求处理,做好保密工作。
(二)拟办 文件负责人员在阅读文件后,根据文件性质、内容和有关要求,根据公司领导的分工,对文件提出初步处理意见,并将其填写在《文件处理单》上。
(三)批办 文件负责人员应根据《文件处理单》的意见,及时报请公司领导批示办理,由公司领导在《文件处理单》中明确批示:文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。
(四)承办 文件负责人员应根据公司领导批办的要求,应及时将文件交相关部门或人员进行承办。
(五)传阅 对非承办的传阅文件,文件负责人员应根据文件的轻重缓急组织进行。文件在各部门内部传阅要履行手续,杜绝无序传递,如发生文件遗失、损坏等问题时,公司将追究管理人员和部门主要负责人的责任。非人为原因损坏的要及时上报公司办公室补齐(复印件)。
(六)催办 对承办文件,文件负责人员应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。
(七)办复 对承办文件办理完毕后,承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导,以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
(八)借阅 1、未归档文件,视文件性质,经本部门、办公室负责人、公司领导批准后,办理借阅或借用手续。并应填写文件资料借阅单,借阅后应及时归还。
2、已归档的文件,经本部门、办公室负责人批准后,在档案室办理借阅手续;对有关文件或文件的部分需复印的经批准后,由档案管理人员复印,并办理有关手续。
四、发文处理程序 (一)拟稿 公司行政文件和总经理办公会议纪要由办公室拟稿,部门文件、纪要由部门拟稿。
(二)核稿与签发 公司级文件由拟稿部门负责人核稿,分管公司领导签署意见后,呈
报总经理签发。
部门文件由部门负责人核稿,呈报分管公司领导签发。
涉及两个以上部门职责范围的文件起草完稿后,应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审会签,部门会审会签后送公司领导签发。
(三)印制与发放 各部门按有关程序、手续签发的文件,交由办公室按规定格式编号印制(部门提供纸质和电子档文稿资料),加盖公章后按要求发送,并按发文登记表的要求做好发文登记。公司文件及纪要编号规则如下:
1、以“ XXXXX 公司”名义发放的红头文件编号规则:
(1)上行文:
XXXXX 文 +〔文件编写年号〕+文件流水编号 ,如:XXXXX 文[2013]1 号 (2)平行行文或下行文:公司发文部门简称+发〔文件编写年号〕+文件流水编号 。如:司人发[2013]2 号。
2、以“ XXXXX 公司”名义发放的会议纪要编号规则:司纪要+〔纪要编写年号〕+纪要流水编号,如:司纪要[2013]1 号。
(四)属于秘密文件,由专人办理。
五、文件的归档 1、来文应根据轻重缓急抓紧时间处理,原则上应在收到文件后二星期内办结。若要长期留本单位使用的,经有关负责人批准后,本单位留复印件,原件应在一星期内退办公室归档。
2、发文打印校对完毕后,应将原版文件及其磁盘进行归档登记。
3、文件办理结束后,应及时退办公室归档。
4、每年的第一季度内,办理前一年度的文件归档,按保管期限及归档要求整理归档。
5、文件在交相关部、室阅办时,应办理签收手续,退回文件时应及时注销,以明确责任者。发现遗失,应视来文性质报公司领导处理。
6、归档的文件应按保管期限和程序手续进行清理销毁。
六、其它要求 1、各部门的资料、通知等,由各部门自行打印发放,归档。
2、各部门应明确一名兼职资料管理员(简称档案员),负责本部门资料的管理工作,其名单报办公室备案,档案员要严格遵守文件管理制度,按规定传阅、上交、存档,任何人不得外借公司文件。因工作需要,复印文件资料必须按审批权限审批后,专人到公司办公室办理。同时要自觉遵守文件的保密原则,确保文件管理万无一失。
3、复印、传真文件资料要按程序审批,并做好登记。
4、公司办公室将不定期检查各单位文件保管、使用情况,并进行考核。
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