单位文秘网 2020-07-29 09:29:02 点击: 次
X XX 物业 总部
制
度
性
文
件
编号:
VK- - WY- - QQ- - ZY- - 2020- - 008 8- -1 1
版本:第 1 1 版
第 第 1 1 页,共 4 4 页
物业前期介入 资料管理作业指引
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版本
修改内容摘要
起草/ / 修改人
审核人
批准人
生效日期
1. 目的
规范 XX 物业各分公司物业前期介入文件资料管理及信息上报工作,促进前期介入工作有效开展。
2. 适用范围
适用于 XX 物业物业前期介入工作。
3. 术语
文件资料:记录和反映前期介入工作及物业管理活动的文字、图表、声像等不同形式文件的总称。
4. 职责
区域 公司前期介入 小组:负责收集区域各分公司前期介入工作信息并上报 XX 物业品质部,归纳总结案例库,监督指导各分公司公司规范管理文件资料。
分公司前期介入 小组: 负责分公司项目前期介入文件资料的管理,协助指导新项目物业服务团队规范履行文件管理,收集分公司各项目前介信息并上报区域。
项目物业服务团队:负责项目施工期前期介入资料及信息管理,并整理周报上报分公司前期介入小组。
5. 文件存档内容、结构及要求
5.1
内容
前期介入工作主要涉及文件资料包括但不限于以下内容:
项目信息:包括各项目位置、概况、基础经济指标、项目设施设备情况等; 前 期介入文件:包括图纸、图纸评审建议、往来邮件、会议纪要、方案测算、合同
协议、周月报、总控计划等; 案例库:按项目及专业整理的各阶段的典型案例;
作业指导程序文件:包括前期介入程序文件、图纸评审作业指导、方案测算作业指导、文件管理作业指导等; 其他公司内部文件:包括公司制度、收发文件、工作报告等。
5.2
结构
资料应按项目进行收集整理,并完整记录前期介入过程中形成的各类文件资料。具体可参照如下结构图。
工程资料库1 1. . 项目信息 2 2. . 前介项目资料 3 3. . 案例库 4 4. . 前介作业指导标准1 1. .1 1 项目简介1 1. .2 项目总数据库 ( excel )1 1. .1 1. .1 1 住宅 1 1. .1 1. .2 2 商业 . ...各项目( PPT )2 2. .1 1 项目* ** . ...3 3. .1 1 项目案例3 3. .2 2 案例( 专业 )3 3. .3 3 外部案例各项目( PPT )各专业( PPT )事件( PPT )4 4. .1 1 地产下发文件4 4. .2 2 前期介入指导文件4 4. .3 3 前期介入建议标准各文件夹( 含各种形式 )各项目( PPT )各项目( PPT )2 2. . 前介项目资料2 2. .1 1 项目* ** 2 2. .2 2 项目* ** 2 2. .2 2 项目* **2 2. .1 1. .1 1 图纸 2 2. .1 1. .2 图纸评审 2 2. .1 1. .3 往来函件 2 2. .1 1. .4 会议纪要 2 2. .1 1. .5 方案测算2 2. .1 1. .6 其他文件夹( 含 CAD/ / PDF/ / jpg等, , 文件较大 )文件夹( 含各种形式 )a a. . 物业方案 b b. . 营销配合 c c. . 筹备工作 d d. . 合同协议a a. . 月报 b b. . 周报 c c. . 进度计划d d. . 现场考察照片各文件夹( 含各种形式 ). ... . ... . .... ... . ... . ... JPG5.3 文件存档要求
类别
存档内容
注意事项
往来邮件
1、电子版邮件收发记录 2、邮件中的附件 1、电子版邮件收发记录需将邮件发送页面保存为邮箱储存格式“outlook”; 2、邮件存储按时间顺序存放在项目目录下,例如:“20130422xx 项目景观设计建议”若邮件较多可分年、月目录整理。纸制版存档时还在文件夹中同时更新档案目录和粘贴“编号标签”。
审图建议
1、审图建议的邮件或函件 2、审图建议中的附件 1、审图建议的附件需一并存档; 2、如审图建议用纸制版发送,需将建议扫描成电子文件存,电子档命名方式与邮件命名方式相同。
前 期 介 入周报、月报
1、项目前期介入周报 2、项目前期介入月报 1、各项目、各城市公司应按信息上报要求逐级上报周月报; 2、项目的周、月报内容应严格按照置地标准,将内容填写完整,不得有漏项; 3、各城市公司每月月底最后一周将所有前期介入项目的信息统一汇总,然后报区域公司前期介入小组; 4、所有前期介入周报、月报均需分电子版存档。
图纸资料
1、电子版图纸 2、纸制版图纸 1、每次收到项目的电子图纸后,项目负责人应将图纸分类存放在项目档案资料夹中,电子图纸需标明图纸的专业,设计阶段等; 2、如电子图纸是光盘存储的,应将光盘中的文件拷贝到电脑中,做好记录; 3、纸制版图纸存放,需将图纸按专业分类,清点各专业图纸的份数,最后汇总编制图纸目录存放至档案柜。
项 目 会 议纪要
会议纪要 1、 所有物业前期介入小组主持召开的会议,应于会议结束后 1-2 个工作日完成会议纪要编制,之后可通过邮件等方式与各参会人员确认,一般应在 3-5 个工作日完成存档; 2、 会议纪要存档前,项目负责人应将会议纪要发给参会人员签字确认,可通过 OA 系统; 3、 存档会议纪要,需将与会人员的签到表也同时存档; 4、 会议纪要存档需按电子版 ,纸制版双备份存档。
5、 受缴参加的各类项目专项会议,前期介入小组相关人员应及时与项目沟通,对会议纪要内容进行确认,并将最终的纪要存档。
其他
物业管理方案 需将管理方案,包括各类文件、测算基础表格等全面存档,还需作好档案的保密工作,不得任意放置在个人电脑共享中。
6. 文件管理原则:
即时原则,日产日存原则,养成良好存档习惯; 规范原则,电子文件存档结构规范,文件命名规范;
确认原则,重要的存档文件需有相关负责人签名;发送文件或邮件时,要有对方收取文件的回复,存档时应包含回复; 备份原则,所有发出文件,均要备份留存,电子文件要做到双备份。
长期保存原则:前期介入项目集中入伙\开业后 6 个月,前期介入部对所介入项目涉及资料按项目名称给予封存并长期保存。
7. 前期介入信息报送 要求
1 7.1 前期介入建议的分级
前期介入建议分为 A、B、C 三个级别并将其等级填写在各报表对应栏目中,分级原则如下:
A:涉及重大安全隐患、重大功能缺失、法律风险或客户群诉风险的建议。
B:涉及安全风险、产品功能缺失、影响后期运营的建议。
C:有利于优化产品使用功能、提高客户感受的建议。
7 7 .2 建议类别及相关依据
即所提出建议所属专业性类别,如房屋本体,强电、弱电、消防、给排水、暖通、景观、绿化、动线交通、道路、智能化、物业用房等。
相关依据即设计、施工相关标准,置地相关标准要求,项目管理经验及以往项目总结等。
7 7 .3 前期介入重点建议总结分享
各项目每月提供一条前期介入重点建议的详细描述,包括发生项目,所处阶段,提出依据,过程处理方式,归纳总结等方面内容。重点建议包括:A 类建议、转化至产品标准的建议、内容或处理过程具有代表性的建议。
7 7 .4 前期介入建议跟进
前期介入部门对所提建议要跟进,及时通过电话或邮件的方式要求地产项目设计回复,并作好记录,对于跟进的建议需作好跟进记录,及时更新并汇报。
8. 文件的保密管理
因前期介入工作涉及项目的重要资料及数据,如项目规划图纸资料,物业管理方案测算等,必须作好保密工作,所有前期介入工作人员均需与公司签订保密协议;
严禁将项目资料泄露给公司以外的人,所有文件不可以随意转发或共享给其他同事; 外发文件发送前需经领导审核并作好发文登记;
文件需经领导签字同意并作好登记后方可外借。
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