单位文秘网 2021-10-10 08:13:26 点击: 次
摘要:信息化建设在给我们的管理工作带来高效率和现代化的同时,也不断提高我们的管理水平,信息化建设在今天的连锁企业经营管理中已经成为一种必需。本文首先介绍我们连锁企业信息化现状,其次阐述连锁企业信息化建设的内容及对连锁企业的作用,最后提出信息化建设的策略。
关键词:连锁企业 信息化建设 策略
一、我国连锁企业信息化现状
连锁企业信息化是指连锁经营企业通过对信息技术和信息系统的应用,从经营组织到管理等各方面的战略性改变,是连锁企业应对信息社会发展的一项重要的战略决策。
由于连锁企业信息化管理拥有巨大的竞争优势,改革开放以来,我国连锁企业信息化得到长足的发展,我国很多大中型连锁企业都不同程度地采用了信息化管理。从国内连锁企业信息化程度来看,一般的信息化应用已经得到很好的普及。但更多地表现在操作层面(收银、进货、收货、仓库管理等)的应用,与西方发达国家相比,我国连锁企业在利用信息管理系统对市场、资金流和物流进行控制的总体控制能力比较低,在管理决策层(如供应链管理)的应用比较弱,缺乏战略信息化的规划和应用。信息化水平落后,连锁企业电子商务、客户关系管理及商务智能等的应用落后于国外企业[1]。
总之,目前国内连锁企业普遍信息化的深层次应用不足,没有充分体现信息系统管理的作用,特别是缺乏对信息的分析和挖掘能力,难以对企业战略决策提供信息支持,与国外连锁企业的信息系统运用存在一定差距。
二、连锁企业信息化建设内容
(一)信息化建设的层次连锁企业在经营管理活动中存在着丰富的信息资源,它们既是企业经营活动的组成部分,又是企业经营管理的决策依据。连锁企业信息的不断流动形成了信息流,它和商流、物流、资金流等密切相关且不断扩大,使连锁企业各方面管理和决策加大,为此需要利用信息技术进行信息管理,以达到信息管理制度化、规范化、科学化。连锁企业管理信息系统包括下面三个层次:
(1)作业层。作业层信息系统的主要职能是通过计算机技术代替部分手工操作,完成基本数据的采集。它主要从事日常事务性工作处理、报表处理和查询处理,包括销售数据的收集、统计、查询,产生销售报表,各种会计账簿的登录、查询以及产生相应的报表等[2]。这是整个信息化战略的基石,没有解决好这一层次的信息化,就不能得到标准的数据、丰富的信息,更谈不上更深入的管理和分析。
(2)管理层。管理层信息系统主要是通过对基层采集的数据进行统计分析与对比,根据总部的经营方针,对连锁企业的人事、财务、库存、合同、销售、仓储等方面进行组织管理和微观控制。管理层处理来自于作业层的数据,它产生的信息提供给决策层使用。
(3)决策层。决策层信息系统利用所获得的各类数据,运用模型库和方法库中的各种模型和方法,挖掘各种信息和规律,辅助决策者预测未来市场的变化趋势,制定正确的发展方向和策略。决策层信息系统处理所需的数据一方面是企业内部作业层和管理层的信息,另一方面是企业外部的各类数据。这些数据不但需要常规的即时数据,还需要历史数据。由于决策环境的不确定性,要解决的问题也是不精确的,决策信息系统只能提供辅助性的决策依据,决策者需要借助这些数据进行分析判断来做出最终的解决方案。
从上面三个层次可以看出,连锁企业管理信息系统就是要解决四个平台建设的问题:为客户、供应商和本企业提供一个信息交互平台;为业务人员提供一个业务处理平台;为管理者提供一个控制平台;为决策者提供一个决策支持平台。
(二)连锁企业信息系统的构成从管理角度看,连锁企业的信息系统一般由总部管理信息系统、配送中心管理信息系统、门店管理信息系统、远程联网系统等部分构成。内部采用局域网络,各部门之间则采用广域网络,通过网信线路、电话线或其他传输介质实现异地数据通信。
从企业内部来看,连锁企业管理信息系统内部一般可以划分为三个不同级别,即总部、配送中心和门店;在连锁企业外部,它还要与供应商和银行组建成一个外部的信息网络系统。
从功能角度看,连锁企业信息系统的组成功能包括以下三个层次:
第一层是前台POS系统,负责销售数据和采集,主要由电子收银机和门店计算机联机构成。
第二层是后台计算机系统,由各种管理系统组成,实现数据的整理、分析、处理。它涉及总部、配送中心和门店三个方面。
第三层是外部银行、供应商的联系和资料的传递、结算等。所采用的软件有:电子数据交换(EDI)、电子订货系统(EOS)和电子转账系统(EFT)。这些系统和连锁企业的管理系统一起构成了连锁企业的信息网络系统[3]。
目前连锁企业的管理信息系统,多是以通信联网系统为中心,采用客户机,服务器结构,构成全面的信息管理系统。大中型连锁企业由于总部、配送中心和各连锁门店的计算机管理系统为远程分布,远程联网成为整个企业计算机管理总体规划的关键。
但无论按哪个标准来划分连锁企业的管理信息系统,总部、门店与配送管理信息系统都是连锁企业管理信息系统的核心组成。
一般来说,总部管理信息系统包括:①进货管理子系统;②库存管理子系统;③销售管理子系统;④商品进、销、存统计与分析子系统;⑤财务会计管理子系统;⑥人力资源管理子系统;⑦连锁总部决策支持系统。
门店管理信息系统功能主要包括:①收款机管理;②到货管理;③数据统计;④销售管理;⑤补货管理;⑥盘点管理;⑦会员管理。
配送中心管理信息系统功能主要包括:①入库管理;②出库管理;③报损报残管理;④报警管理;⑤库存管理;⑥调拨管理;⑦条码打印;⑧查询统计;⑨数据传送。
三、信息化建设对连锁企业的作用
(一)为连锁企业提供及时准确的信息并提高经营管理效率
对于连锁企业而言,借助现代先进的通信网络和信息管理系统,可以第一时间获取市场、销售、物流配送、库存等方面的数据信息并进行分析处理,及时传递给产品生产商、各级批发商以及商品销售企业。信息技术在数据采集、分析、处理、传输上的运用,可以保证数据信息具有及信息详细、时效性强、错误率低等特点,使连锁企业通过库存信息系统数据分析显示各门店的库存状况,实现物流配送中心和各分店的信息资源共享,根据信息系统提供的数据信息进行市场营销及配送[4]。
(二)提高计划和决策的可行性
计划制定与决策执行的可行性大小及效果好坏跟所掌握的数据信息的多少、快慢、准确性有着无法割舍的关联。连锁企业信息化可以大大提高企业对信息的收集、处理、分析的效率和准确性。连锁企业信息系统向经营者提供商品的采购、销售、库存以及整个物流系统的数据信息,使经营者可以真正做到按照供需比例实现以销定进,以销定存,最大限度地降低商品的库存量,降低经营成本,提高工作效率。信息化管理提高了企业信息资源的有效开发和利用,使计划和决策建立在高效、及时的数据信息占有基础之上,大大提高企业计划和决策的可行性科学化水平。
(三)有效地转变经营方式和理念
连锁企业对信息管理系统的有效利用,可以极大地提高信息加工处理速度及企业经营管理的效率。连锁企业信息管理自动化及网络化改变了传统的信息传递方式,现代信息传递方式如电话、电报、传真、计算机联网、有线远程通信、无线通信和移动通信等地运用,使信息从采集、分析到传递更加及时准确,现如今互联网上出现的电子商务活动如网上购物、网络支付,网络银行与结算等都是信息化发展的结果,要想在竞争激烈的环境中求得生存发展,连锁企业必须改变商品流通和经营方式,更重要的是转变经营理念,适应经营管理需求,做到企业软硬件资源的有效创新结合。
(四)对连锁企业竞争力的提高有促进作用
连锁企业的发展壮大不能仅仅依靠以价取胜的策略,更要加强信息化管理。信息化管理是连锁企业提升管理水平的技术支持和保证。在一定程度上,企业的信息化水平,代表着企业的核心能力。连锁企业信息化管理水平的高低对其竞争力的影响是非常大的。以国内家电连锁企业苏宁电器为例,其核心竞争力可以归功于多年来大力推行的信息化管理。目前,它已建立一体化的信息系统。包括[5]:
(1)以ERP为核心的信息平台;
(2)B2B,B2C电子商务平台;
(3)视频、OA,多媒体监控组成企业辅助管理系统;
(4)企业总部—省会级域区分部—子公司三级架构网合一的强大网络系统。
信息系统管理实现了苏宁公司跨地区、跨平台的信息管理,实现库存和客户资料的有效统一,加上与此相应的物流、售后、客服等信息系统的应用,大大提高了公司的竞争力。
四、我国连锁企业信息化建设策略
信息化建设一般应该从连锁企业内部管理信息系统,逐步开展供应链系统、智能系统和电子商务应用等。我国连锁企业提出了很多信息化建设的策略,下面着重强调以下几点:
(一)信息化战略的组织实施
连锁企业信息化涉及更多的是组织行为和业务模式的设计。而不是简单的会计电算化、销售管理或办公自动化。企业信息化的本质就是如何通过信息工具实现有效管理,创造和获取竞争优势。因此,信息化战略的实施不是企业信息部门的事情,而是整个企业的作业流程的再造。在实施信息化战略时,必须成立“一把手”亲自领导的企业信息化执行委员会或信息化领导小组,成员包括企业所有管理层和相关部门领导,并与人力资源部门、质量管理部门和业务管理机构形成项目协同制度,要按照细分的项目计划建立 若干项目作业小组,落实各个部分的协作人员参与,不断征求企业领导的意见,不断获取企业各个管理单元、管理节点的反馈意见;同时,要建立外部专家联盟,充分考虑供应商和咨询公司的意见[6]。
(二)制定有效的信息技术规划
连锁企业信息化是利用管理技术与信息技术有效结合达成经营管理目的经营活动。企业的信息技术规划和战略发展规划对企业来说都是至关重要的,应该同步进行,通过信息技术的应用有效地实现经营管理和创新,促进企业发展。连锁企业应从企业发展战略和业务变革出发,在理解企业发展战略目标与业务规划的基础上,理性分析、评估企业经营管理和信息技术发展现状,对信息化目标和内容进行整体规划,用信息技术战略规划来指导信息化,明确信息技术的投资方向,使经营战略与信息战略两者相互适应,实现连锁企业长远发展目标[7]。
(三)谨慎选择连锁企业信息系统软件
国内连锁企业盈利模式和业务流程并不像国外企业那样成熟,而国外一些软件并不适用于处于急速扩张、变化阶段的中国连锁企业。所以对于我国连锁企业来说,必须结合企业自身未来的信息化发展战略来确定信息系统的具体目标和规模,构建适合本企业的管理信息系统模型,谨慎选择信息化产品。
(四)注重信息化效益与价值评估
连锁企业信息化建设,必须树立风险防范意识,建立面向企业实际效益的信息化指标评价体系,来衡量信息化的价值,从而更好地指导连锁企业信息化建设[8]。平衡记分卡作为一种战略绩效管理及评价工具,主要从四个重要方面:财务角度、客户角度、内部流程角度、学习与创新角度来衡量企业经营状况,使业绩评价趋于平衡和完善,利于企业长期发展,是目前应用最广泛的评价方法。连锁企业可结合信息化应用实际,建立合理的评价模式。
五、结语
信息技术的发展为我国连锁企业实现信息化提供了有利条件,但是面对激烈的市场竞争,连锁企业必须科学地审视和评估信息化,围绕连锁企业的信息化战略开展信息技术解决方案的实施和信息技术创新,建设高效益、低成本的信息化管理系统。同时建立基于信息化的企业执行文化才能发挥制度和技术的作用。
参考文献:
[1]肖怡.企业连锁经营与管理[M].大连:东北财经大学出版社,2006:76.
[2]陈拥军.连锁企业信息系统管理[M].北京:北京大学出版社,2009:40-41.
[3]符蕾.浅谈连锁经营企业的信息化建设[J].信息化建设,2008(11):46.
[4]王吉方.连锁经营管理——理论·实务·案例[M].北京:首都经济贸易大学出版社,2007:132.
[5]郭瑞强.企业信息化与管理创新[J].中国商界,2009(6):76.
[6]王方剑.中国连锁企业投融资实务[M].北京:中国时代经济出版社,2008:91.
[7]王玉林.通过提高信息化管理水平提升连锁企业的竞争力[J].科技广场,2008(7):27.
[8]郑红友.浅谈连锁企业中物流信息的应用[J].商业时代,2007(2):32.
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