单位文秘网 2021-08-28 08:56:23 点击: 次
摘 要:医疗设备档案信息资源的开发与利用已成为医院现代化进程中不可缺少的重要环节。不断提高对医疗设备档案管理意义的认识,健全档案管理制度,建立医院信息一体化管理模式。通过多途径、多渠道地开发档案信息资源,满足了医疗、教学、科研工作的需要,实现档案信息资源的共享,使档案信息资源在医院现代化发展过程中发挥更大的作用。
关键词:医疗设备 档案 拓展领域 资源共享
随着医学科技水平的日益发展和提高,医用仪器设备在整个医疗卫生行业中的比重越来越重,医疗设备档案信息资源的开发与利用已成为医院现代化进程中不可缺少的重要环节。而且,医用仪器设备还在不断的发展创新,各家医院的医疗仪器设备的类型和数量也日益增多,并且还在加快更新医用仪器设备的步伐,以提高医院的整体医疗水平,跟上世界医疗卫生事业发展潮流。因此,医疗设备管理是现代医院管理工作中的一个重要组成部分,在日常医院工作中越发显示出重要性。因为医疗设备是否正常运行,直接影响到医疗质量和水平,影响到医院的社会效益和经济效益。医疗设备档案又是医疗设备管理工作中的重要环节,是医疗设备管理的基础,也是医疗设备管理的重要依据。故医疗设备档案是医院综合档案中的一个重要部分,不能忽视它的重要作用。医疗设备档案是医疗设备在服务医患过程中的全部历史记录,它是设备管理工作的重要组成部分。医疗设备档案为我院当初档案管理晋升国家二级奠定了基础,如何进一步巩固和发展“国家二级”成果,变重视创建目的为重视创建过程,使医疗设备档案管理工作在新形势下发挥积极作用,笔者谈谈几点体会:
1、不断提高对医疗设备档案管理意义的认识
设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料,它主要包含了以下几个方面的内容:(1)各种文件:如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件;(2)各种记录:如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等;(3)各种原始凭证:如到货通知、提货单、发票影印件;装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸;(4)开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告;(5)设备使用操作章程、维修管理办法、制度;(6)人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录;(7)设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废,其时间周期长,中间环节多,参与人员杂,因此,设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。我们在探索医疗设备档案管理工作新规律中,对设备档案管理工作要有一个新认识,这就是医疗设备档案要适应医院发展,医院发展要适应市场(患者)需要。要达到这一点,很有必要建立更加完善的更有利于医院发展和患者需求的医疗设备档案管理体系。在设备档案具体管理工作中,要把医疗设备档案视为晴雨表、跟踪器,使设备档案管理真正地融入设备购进、临床使用、故障维修的整个环节和全部过程。通过医疗设备档案定期和不定期的检查设备质量、运行状况和检测维修情况,最大限度地发挥医疗设备档案在服务医患中的积极作用。
2、要突出医疗设备档案管理工作的监督功能
医疗设备档案是以“购置、验收、使用、维修、报废”等方面为基本内容整理和建档的。如果今天我们仍然滞留在最基础的和最一般的层面上进行医疗设备档案管理,势必跟不上迅速发展的市场经济形势。医疗设备档案管理的积极作用在于发挥它有效监督功能,变存放在档案柜里的“死”档案为走出档案柜的“活”档案,直接为医患服务。我院的医疗设备档案分类为:诊断设备、治疗设备和辅助设备、后勤设备四大类,医患的需求,最先反映在设备档案之中,它是医患需求的第一信号,它能为临床科室是否购置新设备提供可告、有用的依据。在这四大类中,哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购,通过查阅设备档案清清楚楚、一目了然。在四大类医疗设备档案管理中,笔者认为,整理和建立诊断设备档案非常重要,特别是对一所综合性医院尤为重要。我县常见病、高发病为结石病、结核病、肝炎及中老年人的心血管病,这些病例需要更新换代较快的先进医疗诊断设备来诊断。正确选购诊断设备有利于患者病情的有效治疗,盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。但是,在利益的趋动下,医院各科室有可能出现多台报告重复购置设备的情况,此时此刻,设备档案需要发挥有效监督作用,通过已建立的医疗设备档案体系把好第一关,确定购置与否,最终可避免使用科室重复购置,为医院把关,降低成本、减少浪费。
3、明确归档范围,健全档案管理制度,拓展医疗设备档案管理工作的服务领域
医疗设备档案在医院工作中的利用是很广的。每件医疗设备从购置、安装、使用、到报废整个过程要许多年的时间,这个过程中不免出现各种事务、问题、情况,有商务方面的,政务方面的,设备使用运行过程中的等等。当某种事务需要解决或出现某种问题、情况时,可查阅设备档案中所收集的相关资料,以之为依据,采取解决的办法。例如商务方面的:如医疗设备到货后,因逾期索赔、开箱验收、部件短缺、安装调试、支付余款、售后服务、人员培训等问题发生纠纷,即可查阅该设备档案中的招标文件、订货合同及详细配置清单、补充协议书等相关资料,作为依据,核实卖方是否按所签约的条款执行,有否违约,为医院争回应得的利益,避免或最大限度的减少经济损失。又如政务方面的:如上级部门对医疗设备管理的检查;市计部门对医疗设备采购有无违规、进口货物渠逍是否正常、经济问题情况等的检查;则务部门对医疗设备的经济核算、经济效益等情况的查询;海关对进口医疗设备的抽查;海关对享受国家减免税政策的进口医疗设备在监管期内随时跟踪调查等等诸多事务、问题,都可在收集完整的医疗设备档案中查阅到相关资料,作为依据,以证明设备购置和使用的合法合理。这实际上为维护医院正当权益起到很大的作用。再如在设备运行过程中的:如设备升级、保修、维修保养等,设备档案中的保修卡、使用说明书及维修说明书、故障检修记录等相关技术资料都可利用,可为医疗设备的正常运行、维修保养提供客观依据和技术服务;平时我们工作中所见,有些科室为了获得短期经济效益,对使用率较高的医疗设备长期使用磨损,无记录无记载、拼设备拼消耗,一旦出现故障,维修起来十分因难,有些因维修费用高昂而提前进入报废行列,其结果是影响病人继续诊断治疗,给医院带来经济损失,当务之急是要进一步完善医疗设备维修档案(设备使用登记薄),并有效地付诸实施,做到建档和管理相结合。笔者建议从以下三方面强化落实:一是落实设备一级保养,二级保养的具体时间、保养项目和保养人;二是落实设备经常性检查和定期检查的具体时间、检查内容和检查人;三是落实设备小修理、中修理和大修理以及强制维修、定期维修、预防维修、事后维修的情况。如果能够加强以上几个方面的落实,虽然增加了设备档案管理和设备运行管理的工作量,但有利于各方开展医疗设备的使用效益分析。通过效益分析,帮助使用科室综合分析设备运行状态,开发设备的新功能,提高设备的利用价值。还可为以后的医疗设备的技改提供有利的技术依据。可以拓展和延伸医疗设备档案管理服务的范围。医疗设备档案管理的后期工作主要是借阅查询,在借阅方面,医院制定了严格的档案借阅制度,规定了借阅档案人的范围、时间、归还制度等多项内容。当所借阅的档案需要带出档案室时,一般只借阅备份的复印件。超过借阅时限后,由档案管理人员进行催要,并可根据实际工作的需要进行适当的延长,总之,竭尽所能在保护设备档案安全的情况下发挥设备档案的作用。
4、要建立资源共享的医疗设备档案库
群众就诊看病、打针拿药有多种选择,跨区域或就近就诊的各种看病方式屡见不鲜,由此产生的医疗条件和诊断水平的不平衡性日益凸现出来。诊断设备的先进与否无疑是不平衡性的原因之一。整合医疗设备资源,实现资源共享,要提到全社会公共医疗卫生事业的重要议事日程,笔者认为,可以通过卫生系统局域网站、街道社区服务中心网站建立全县性的医疗设备档案库,县内任何一家医院只要在互联网的平台上轻轻点击,就能浏览全县医疗设备的运行现状,沉着、冷静、自如地应对医疗工作中的紧急事和突发事。借鉴同行的经验,医疗设备档案库拟可概括为目前较提倡的四大类,诊断设备类分为:X线诊断设备、超声诊断设备、功能检查设备、内窥镜检查设备、核医学设备、实施诊断设备、五官科检查设备及病理诊断设备;治疗设备可分为:病房护理设备、手术设备、放射治疗设备、核医学治疗设备、理化设备、激光设备、透析治疗设备、体温冷冻设备、急救设备以及其他治疗设备,如高压氧舱等;辅助设备可分为:消毒灭菌设备、制冷设备、中心吸引及供氧系统、空调设备、制药机械设备、血库设备、医用数据处理设备、医用录像录影设备等;后勤设备可分为供电供水设备、安全防护设备、车辆等等。这四大类的医疗设备明细,通过互联网站发布,可以实现资源整合,达到资源共享的目的,为及时抢救患者生命,争取分分秒秒。2007年我县突发的一起重大交通事故,急需集中某几种医疗设备(呼吸机、救护车等)抢救病人生命。经过多方协调和医护人员的精堪医术,使伤员的死亡率减到最低。笔者认为,如果建立了医疗设备网上查询系统,就可以减少用电话到每家医院询问的环节;并且建立全县性的医疗设备档案库能有效地进行资源整合,实现资源共享,是医疗设备档案管理人员的职责和义务,也是一件奉献社会、服务临床和满足患者的可做之事。
参考文献:
[1]陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理[J].浙江档案,2006(9),35.
[2]郭赞.医疗设备档案的管理与开发[J].兰台世界,2006(9),42.
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