单位文秘网 2020-09-10 10:21:15 点击: 次
1 目标
规范物业业主入伙管理, 得到合理安排确保业主入住有序进行,为后期物业管理工作开展建立良好开端。
2 适用范围
适适用于企业所辖物业业主入伙工作。
3 管理职责
3.1 物业企业接到开发企业完工验收通知入伙具体时间后,企业总经理下令和督导物业管理处做好入伙准备和实施工作。
3.2 物业管理处主任负责入伙工作计划同意,并组织实施。
3.3 物业管理处各部门具体实施业主入伙工作,用户服务部负责业户入住接待和手续办理,工程部负责物业交付和设备设施使用说明。
4 程序和要求
4.1 入伙准备工作
4.1.1 房地产开发企业提前1个月向业主
a) 需业主准备材料(身份证原件和复印件、购房协议,私人方章、照片、已经签署《业主条约》和《前期物业管理协议》等)。
b) 业主需补交费用。
c) 办理入伙手续程序。
4.1.2
a) 入伙时间。
b) 负责入伙工作人员及其职责。
c) 入伙手续和步骤安排。
d) 入伙过程中使用文件和表格。
4.1.3 办理入伙手续工作现场应张贴入伙公告(步骤)
4.2 入伙审查登记
管理处应建立《入伙记录表》,对业主提交《入伙通知书》进行查验,确定无误后收取《入伙通知书》,复印业主或代办人身份证,收代办授权书。在《入伙登记册中注明》。
向业主出示由开发企业提供《测绘结果表》《完工验收登记立案表》,由开发企业提供。
4.3 验房
售楼代表和物业工程部陪同业主验房、业主确定物业质量和水、电、气表底数,陪同人员填写《业主验收房屋交接表》。具体认真填写业主意见,并请业主署名确定。
4.4 收取相关费用
业主清算或结算房款,交纳维修基金、契税等费用。由开发企业收取或由物业企业代收,开具开发企业财务部票据,统一更换购房专用发票,专用代收维修基金票据。
缴纳相关费用后,将缴费回执单给业主。
物业企业收取费用项目包含:预交物业管理费,装修确保金及清运费等。收替换办水、电、气等卡等费用。
4.5 签领资料、签定文件
向入伙申请人发放资料,办理签字登记等手续,应包含:
a)《前期物业管理协议》(前期没有签署在入伙时补签)
b)《业主条约》(前期没有签署在入户时补签)
c)《业户手册》签领
d)《二次装修手册》及《装修施工申请表》等相关表格
e)《住户情况记录表》
f) 上述发放资料应在《入伙登记册》中由业主签收。
4.6 查验资料
管理处(用户服务部)对业主资料和现场填写《住户情况记录表》进行审核验证,验证内容包含:
a) 表格填写是否完整。
b) 条约和管理协议是否签署。
c) 身份证实、购房协议和《住户情况记录表》是否一致。
审查后,入伙物业管理员收取《住户情况记录表》、《业主条约》、《前期物业管理协议》各1份,并在《入伙登记册》中注明签收。
4.7 发放钥匙、能耗卡、办理《业户证》。
4.4.1
4.
4.4
4.8入伙手续办理完成、跟进遗留问题维修
验收过程中遗留问题进行登记,物业管理处协调相关单位进行处理。
物业企业能够为业主代管一把钥匙(装修钥匙),负责维修跟进工作,业主装修时,由业主签领。
4.9入伙后装修管理
具体内容参见《二次装修管理手册》。
4.10 入伙期间业主接待标准
4.
a) 依据情况设专职入伙接待人员数名,预防业主较多情况,管理处其它工作人员作为机动预备人员分担接待工作。
b) 对接待人员要求:熟知和本物业相关多个情况,包含物业建筑结构方面专业知识、不一样户型、周围配套设施及未来计划、物业绿化情况,各项费用收费标准;熟知业主和发展商易生纠纷事宜、装修知识、业主和装修商易发生纠纷事宜等。
4.10
a) 管理处内应设物业概况挂图或说明;管理企业介绍及本物业职员工号、姓名及职位介绍。
b) 设接待室,备茶点。
c) 具体程序:问询、交流、介绍、引导。
提醒交房中注意事项,提醒装修应注意事项。
4.11 入伙步骤图
见附件3
5 相关支持文件
关键由开发企业制订:
附件1《临时业主条约》
附件2《前期物业管理协议》
附件3《业户手册》
附件4《业主入伙步骤图》
附件5《入伙通知书》
附件6《入伙手续书》
6 统计
FM4.
FM4.6.4.1-0
FM4.6
FM4.6.4
附件4
业主入伙步骤图
附件5
入伙通知书
户 先生/女士:
您好!您所认购 (物业) 号楼 层 室已于 年 月经 市 部门验收部门和 房地产开发企业、 建筑工程企业和 监理企业等组成验收小组验收合格,并出具了《完工验收立案表》,准予入住。
1、请您接到本通知后于 年 月 日之前,来办理入伙手续。地点在: ,在此,开发企业财务部、销售部、工程部、物业管理企业等相关部门将到现场办公,为您提供快捷方便服务。
2、假如您因公事繁忙,不能亲自前来,可委托她人代办。代办时,除应带齐相关文件外,还应带上您委托书,私人方章和身份证。
3、假如您不能在要求时间内前来办理手续,能够在 月 以后,到开发企业销售部,由售楼代表带您办理入伙手续。
在您来办理各项手续前,请仔细阅读《收楼须知》、《入伙手续书》、《缴款通知书》。
特此通知!
房地产开发有限责任企业
年 月 日
附件5
入伙手续书
业主:
您认购 号楼 室,先已含有入伙条件,请您按以下次序办理入伙手续,谢谢您合作。
一、接待组
业户已交回《入伙通知书》,并查验了《测绘结果表》和《完工验收立案记录表》。
业户签章: 经办人:
部门签章(建设单位):
年 月 日
二、验房组
业户已验房,同意接收房屋,并在《业主房屋验收交接表》签字确定。
业户签章: 经办人:
部门签章(建设单位):
年 月 日
三、收款组
业户已付清房款, 费。
并开具收费凭证。
经办人:
部门签章:
年 月 日
业户已付清物业管理服务费(3个月)、装修垃圾清运费、装修履约押金。
,并开具收费凭证。
经办人:
部门签章:
年 月 日
四、物业组:
已签领《房屋质量确保书》和《房屋使用说明书》,已签定《业主临时条约》和《前期物业管理服务协议》,房屋水电示意图、已领取《业户手册》和填写了《住户情况记录表》等入伙资料。
已领取:钥匙 把, 。
业户签章: 经办人:
部门签章(建设单位):
年 月 日
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