单位文秘网 2020-07-15 09:33:31 点击: 次
公司行政管理制度 目录 1.员工日常办公行为规范------------------------------- 2--3 2.办公设备管理规定----------------------------------- 3 3.办公用品领用规定----------------------------------- 4 4.办公电话使用规定----------------------------------- 5 5.车辆使用管理规定------------------------------------5--12 6.员工宿舍管理规定------------------------------------12-13 7.钉钉使用管理规定------------------------------------13-17 8.公司会议制度----------------------------------------18-21 9.公文管理规定----------------------------------------21-25 10.会务接待管理规定-----------------------------------25-27 11.公司印章管理规定-----------------------------------27-28 12.档案管理规定---------------------------------------28-31 13.办公用品管理规定-----------------------------------31-33 14.图书报刊管理规定-----------------------------------33-34 15.行政费用管理规定-----------------------------------34-40 16.公司奖惩制度---------------------------------------40-45
一
员工日常办公行为规范
第一条 目 的:为规范公司办公管理及加强公司文化建设,特制定本规定。
第二条 适用范围:本规定适用于集团及各分公司。
第三条 权责说明:本规定行政办监督执行。
第四条 工作挂牌
1 上班时间,应严格按要求佩戴工作挂牌。
2 员工应妥善保管挂牌,遗失应立即补办,费用自理。
第五条 办公室规范
1 办公桌
1.1 应保持办公桌面整洁,除电脑、口杯、电话、文具外,桌面不摆放与办公无关的物品。
1.2 简易文具应收于笔筒之中,取用后立即放回;其余文具则应收入抽屉中。
2
办公时,应当将所处理的文件放在文件夹中,如遇临时有事离开或有客人访问,应当将正在办理文件的文件夹及时合拢。
3 离开办公室,须将桌面文件整理,齐放于文件架或抽屉中,重要文件入柜上锁,不得散乱于桌面。
4 座椅:座椅靠背不能放任何物品,人离开时座椅推放至办公桌正下方。
5 饮水机及其它设备、物品应在指定地点摆放,不得随意移动。
6 电源: 下班离开办公室时,应关闭所有电器及电源。
第六条 语言规范
1 交往语言:您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。
2 电话语言:您好、请问、谢谢、再见。
3 接待语言:您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行(切勿说“不”)。
第七条 行为规范
1 私人信函自费交寄。
2 接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行,私客不得在工作区停留。
3 不得因私事使用公司电话。
4 未经许可,不得使用他人的电脑。
5 因公外出时,应事先得到主管领导的同意;走钉钉审批流程,外出后,因情况变化而不能按时赶回公司,要提前通知主管领导。
6 发出的传真应注明:发件人、收件人、主题、发件人的联系方式等。
7 接听电话应首先答复“您好,武汉优乐”,使用电话注意语言简明;代接同事办公位电话,做好必要记录并及时转达。
8 办公时间内不擅离岗位,需暂时离开时应告知同事。
9 适时调整手机铃声,办公区域内适当调低,培训或会议中则应取消铃声。
第八条 行政部不定期检查。凡违反上述规定的,视情节给与相应处
罚。
二
办公设备管理规定
第一条
公司为每位员工配备电脑,视工作需要给员工配备打印机,手机,笔记本电脑等办公设备;
第二条
公司员工应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
第三条
行政部应每月统计办公设备采购费用,上报总经办,同时抄报财务部。
第四条
严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分;屡教不改者予以除名。
第五条
摄像机,照相机,投影仪等设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏的应照价赔偿。
三
办公用品领用规定
第一条
公司各部门所需的办公用品,由行政部统一购置,各部门按实际需要领用。
第二条
各部门专用的表格,由各部门制定格式,由行政部统一订制。
第三条
办公室用品用能用于办公,不得移作他用或私用。
第四条
所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,
禁止贪污私用,努力降低消耗、费用。
第五条
购置日常办公用品或报销正常办公费用,走钉钉审批流程进行审批。
第六条 办公用品各部门消耗情况由行政部每月统计,上报总经办。
四
办公电话使用规定
第一条
电话为办公配备使用,禁止私用。
第二条
禁止员工为私事拨打长途电话。违者除补交长途电话费外,给予罚款处理。确有急事者,应先请示部门领导同意,并按电信部门规定交长途电话费。
第三条
联系业务时应尽量减少挂发长途电话,降低费用。
第四条
配备手机卡的员工,手机费由公司每月定额缴纳,费用超出部分员工自理;
第五条
公司配备手机及电话卡人员严格执行公司相关规定,行政部做好使用登记,报人事部存档,员工离职及时收回。
五
车辆使用管理规定
第一条
车辆使用管理
1、职责
1.1 总务处经理负责集团车辆派遣及使用,并对各部门用车进行审批、协调、安排,保证办公室车辆的有效使用。
1.2总裁专车由总务处车辆管理人员负责车辆保养及车务相关问
题,使用需要总裁审批。
2、公务车辆使用管理
2.1 公务车辆使用管理 公务用车原则上是用车部门发起,走钉钉用车流程,行政总监审批,总务处做好用车登记,开派车单,司机凭派车单,领钥匙出车,用车后使用人签字,司机将申请单交回行政部存档。车辆出市需要总裁审批。
2.2 公务车辆使用安排
2.2.2 行政部对审批通过的用车申请,填制出车登记表,将每次外出的时间、地点、公里数记入并有申请外出人签字认可,每月进行统计,对于代理商用车需将回单定期交给结算中心抵扣积分。
2.2.3 车辆驾驶人员在收到车辆使用申请单时,到车辆管理员处领取车钥匙,填制出车登记表并提前检查车辆状况及油量情况,按照申请单上的时间按时出车,出车后由使用人签字确认。
2.2.4 公务车辆申请人员在办理公司事宜时,应严格按照派遣表中所规定的时间返回公司,如果在派遣表规定的时间内无法及时返回公司,应提前向行政部说明原因,获得批准后方可延时返回公司。
2.2.5 公务车辆驾驶人员办完事后应及时返回公司,如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回公司的,应提前向行政部说明原因,获得批准。来不及打卡的可以在钉钉上签到。
2.2.6公务车辆驾驶人员返回公司后应将填好的派遣表及时上交行政部审核,审核无误后存档,并将车钥匙交车辆管理员保管。
2.2.7 公司公务车驾驶人不得擅自将车开回家。办完公事必须将车辆停放在规定的地点,不得因私使用车辆。
第二条
车辆用油管理
1、职责
1.1 行政总监负责对公务车辆的用油进行监督、控制,财务部辅助配合监控管理。
2、车辆油卡管理
2.1 公司所有车车辆统一使用油卡加油。
2.2 公司所有车辆禁止现金加油,驾驶人员应随时携带油卡,不得以任何理由用现金加油,如遇特殊情况需现金加油,须经行政总监、财务总监批准,并报车辆管理人员备案。
2.3 车辆加油卡办理后,管理人员应按车牌号与油卡号码进行加油备案登记,每月进行核对,统计每辆车油耗。如遇到特殊情况,比如油卡坏了,不能正常加油时,应报车辆管理人员,及时修理或使用备用油卡加油。
2.4 车辆管理人员应根据车辆需要办理备用油卡,在车辆所配油卡金额不足时备用,车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用记录,便于月底数据统计。
2.5 驾驶员在使用油卡加油时,应保留好每次加油的小票,小票要保持连续性,月底按顺序粘贴在《车辆用油统计表》上。
3、充值申请流程
3.1 车辆管理人员应实时了解车辆油卡的用油情况,在油卡金额
接近 500 元时,及时申请油卡充值。
3.2 车辆管理人员在申请充值时,须做好《车辆用油统计表》工作,并保证将《车辆用油统计表》及时上报财务,财务在对油卡充值审核时要对上次充值的用油情况进行审核。
3.3 车辆油卡充值申请审核通过后,财务部将以支票或本票转交车辆管理人员,车辆管理人员应提供正确的公司名称,并指定专人领取,及时充值。
3.4 车辆油卡充值要求开具增值税票,车辆管理人员应在交款后一周内将增值税票带回公司财务部报销。
3.5 车辆管理人员给油卡充值后,应将各车辆充值明细连同增值税票一齐带回公司财务部审核。
第三条 车辆维修、保养管理
1、职责
1.1对维修服务公司需有行政总监及车辆管理人员共同考评和选择,报总裁批准后合作,使用哪家维修厂原则上使用 4S 店的维修。车辆管理人员对维修项目进行审核,行政总监监督。
1.2车辆管理人员负责对维修质量进行验证,并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料,存档案室备查。
1.3 驾驶人员负责定期检查车辆状况,并处理简单的车辆故障。
1.4 驾驶员负责及时发现、检查故障;并填写《车辆维修申请单》;确认保养维修合格;保留更换部件交公司验审;对维修质量进行及时反馈。
2、工作流程
2.1 日常检查、保养、维护
2.1.1 驾驶员须做好车辆出、收车检查,保持车辆内、外清洁。
2.1.2 行驶中注意车辆是否有异常声响。
2.1.3经常检查各润滑点,发现缺油或油变质应立即补充或更换。
2.1.4 驾驶员每月底进行检查保养。
2.1.5 每月由驾驶人员对电瓶外表进行清洁,经常检查电瓶使用情况,保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。
2.1.6 每月由驾驶人员检查车辆消防设施。
2.1.7车辆管理人员对车辆进行不定期抽查,发现问题及时处理,避免车辆造成机械事故及影响运输任务。
2.1.8 车辆日常补胎及小零件更换必须在正规的 4S 店进行,取得正规发票,不允许抵票报销。
2.2 定期保养
2.2.1驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。车辆公里与保养项目标准参照车型《保养标准表》。
2.2.2 保养维修必须在指定的维修厂进行,驾驶员不得自行选择修理厂。
2.2.3 驾驶员根据车辆运行里程数填写运行记录,经车辆管理人员核实后,由行政总监安排车辆保养时间。
2.2.4 驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理,
不允许先斩后奏。
2.2.5 定期保养操作流程:
驾驶员填写《车辆维修申请单》,走钉钉审批流程,通过后到指定地点维修。
2.3.1 在行驶过程中发现故障,驾驶员应及时检查,查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度,主动设法排除故障。
2.3.2 如驾驶员无法排除故障,须估算费用并征得行政总监同意就近寻找修理厂处理,对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报,请示处理方案。
2.3.3 发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。
2.3.4 突发修理的操作流程:口头向领导进行维修申请---获批准后进行维修(不能到指定处修理时,选择就近的修理厂)---补填《车辆维修申请单》,走钉钉审批流程。
2.4 保养、维修后的车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收,合格后方可使用。
3、特别事项
3.1 公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点,便于修理、维修,可指定两至三个点。
3.2 公司为避免修理点配件价格过高,应根据修理点单独指定汽车配件供应点。
3.3公司应根据修理点提供的保养及维修清单去指定的配件供应
点购买所需配件,杜绝在同一个点既买配件又做维修。
3.4 车辆保养、维护不允许驾驶员用现金交易,驾驶员应在指定维修点修理后,由公司隔月统一支付。
第四条 车辆罚款及理赔管理
1、车辆罚款管理
1.1 客运车载货罚款
1.1.1 此类罚款为公司计划内罚款,驾驶员应在送货过程中有意识的避免此类罚款的发生。当发生时,驾驶员态度应良好,争取少罚款或不罚款。
1.1.2 驾驶员应妥善保管开具的罚款单,经行政总监审核后,可用其它发票冲抵报销。
1.2 车辆停车罚款
1.2.1 驾驶员应熟知交通停车相关规定,将车辆停放在允许停车的地方。
1.2.2 该类罚款公司不允许发生,如有发生,应详细了解罚款原因,属于驾驶员出于个人利益而发生的乱停车罚款,公司不予报销。该类罚款在报销时应特别注意审核。
1.3.1 其他罚款全部由驾驶人自行承担,查不到驾驶人的由车辆管理员承担。
2、车辆事故理赔管理 2.1 车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证,驾驶人员应在提高自身驾驶技能的同时,认真遵守交通法规。
2.2 车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司,由保险公司进行事故鉴定,出具鉴定报告。
2.3 驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好,不要耽误正常工作,修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付。
2.4 保险公司在受理交通事故后,会将一联写有理赔号码的受理单交于驾驶员,尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至驾驶人员所留的手机上,驾驶人员应妥善保管。
2.5 驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司,在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号。
2.6 当公司已确定收到该笔理赔金额时,驾驶人员应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续。
2.7 财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应,确定相符后方可支付或冲账,否则不予办理。
2.8 车辆发生交通事故修理后,公司行政部将对车辆进行评估,根据事故责任对驾驶员进行处罚,处罚金额为事故承担责任的修理费的 15%,最低 100 元,最高不超过 2000 元。
六
员工宿舍管理规定
第一条
公司为部分外地员工提供宿舍,住集体宿舍的员工应服
从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。
第二条
员工宿舍由行政部专人负责管理,住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施,损坏、遗失公物者必须照价赔偿。
第三条
住宿员工应自负房租、水电费、卫生费,物业费等,如过期不交费而被罚款、断水、断电等,责任自负。由行政部租房后核定每间宿舍居住人数,每月各个宿舍居住情况由行政部核准报人力资源部,人力资源部按员工居住情况按月扣除员工住房补贴。
第四条
住宿舍员工每人需缴纳押金,押金数额为租房押金每个人分摊,名单由行政部提供,财务部收取。
第五条
集体宿舍内不得私自留宿他人,违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的,须先报告办公室或宿舍负责人同意。
第六条
不准在宿舍内高声喧哗;宿舍内各项文娱活动应在晚上11 点前结束,以免影响他人休息。
第七条
行政部宿舍管理人员定期对宿舍进行检查,宿舍内领用公司物品要及时登记,列入资产管理,员工搬离集体宿舍时,须将所领用的公物交还给公司。
第八条
凡调出公司的员工,必须在办理调动前退还住房,否则公司有权不办理调动手续。
七
钉钉使用管理规定
第一条
管理部门:
钉钉系统的管理部门为流程中心,行政部为支持部门,监管部门为人事部,审查部门为财务部,领导部门为总经办。
1、人事部负责钉钉的日常维护管理(成员管理等);
2、流程中心负责各项审批流程的制定与完善;
3、人事部负责工作日志,签到,出差等员工日常行为的监管;
4、财务部定期审查钉钉各项审批的真实性,保存和打印审批单;
5、总经办负责领导协调四部门关系,进一步完善钉钉系统。
第二条
注册管理规定:
1、所有公司员工都应注册钉钉账号务必使用本人姓名及真实头像;
3、钉钉非即时性沟通工具,重要紧急的工作沟通,仍需使用电话沟通。
4、所有员工在工作时间不得使用微信等其他沟通软件内部沟通(有外联工作需要时除外)
第三条 群组设置规定:
1、公司各部门均应建立固定部门工作群(由管理员建立),非部门成员需由各部门负责人同意后方可加入,其他群成员不得私自乱加(如需増加组员需经负责人同意)。
2、工作群分三大类,公司总群,部门群和专项群。
1)公司总群:各类通知通报,部门协作等;
1)部门群:限交流工作、汇报报及传达公司/部门指令使用;
2)专项群:限交流专项主题,设置专项群需要管理员同意,专项群必须为企业群,禁止乱设专项群;
3、钉钉部门群离职或换岗员工需清退、专项群完成工作需解散。工作群任务 完成需在群内告知,员工在群内形成工作互动,提升工作效率。
第四条 钉钉使用规范:
1、钉钉使用者规范
钉钉使用者只能上传真人图像及真实中文名字。
2、沟通语言:
3、成员答复
1)群成员在收到工作指令等信息后,应及时回复;
2)非即可完成的工作指令,成员需在规定期限内进行答复。
3)若有紧急工作需传达,则请以电话或短信直接沟通。
4)以通知形式发布的信息,请发布人备注无需回复,发布人跟进查看阅读进度;工作时间内超过 2 小时/非工作时间超过 12 小时未阅读,则以 DING 方式通知未读人。
4、退/删除群规定
若专项阶段性工作时完成或结束时,由负责人发通知退出成员方可退出此群。如群成员未能及时退群或已离职人员,则由群负责人删除成员。
第五条
工作日志的管理规定
1、适用范围:公司所有员工(包括试用期员工)都必须按时提交
工作日志;
2、工作日志的填写内容:
(1)日志:今日完成工作内容、未完成工作、需协调工作、工作总结、发现的问题等;
(2)周报:本周完成工作、本周工作总结、下周工作计划、需协调与帮助、备注等;
(3)月报:本月工作内容、本月工作总结、下月工作计划、需帮助与支持、备注等。
(4)专项报告:即专门的工作汇报,对于特定项目做出的工作汇报,可以提报到部门群或特定人。
3、工作日志的提交对象 员工:日志、周报、月报分别提交至部门负责人。
总监:日志、周报、月报分别提交到总经办
4、工作日志的提交时间:
(1)所有员工日志须于当日 24 点前提交; (2)员工周报须于周五 24 点前提交; 各部门总监周报于周六晚 24 点前提交
(3)月报须于当月最后一天 24 点前提交。
第六条、公告的管理规定:
公司各项公告发布需要走公告审批流程,审批通过后由各部门总监安排发布; 第七条 审批的内容及流程的规定:
1、公司各项审批由流程中心制定流程,已有的审批按流程填写提交即可,需要设置新的审批项目经部门负责人批准后由流程管理人员设置;
2、各项审批内容及流程遵照公司各项管理制度制定,不得与公司制度发生抵触;
3、审批人在接到审批通知后要在半个小时内完成审批,如果半个小时审批人未审批则审批发起人可通过 DING 一下提醒或电话提醒; 第八条 签到管理规定
1、公司员工需每天在正常上下班时间内打卡;
2、外勤人员(含出差和外出)需要钉钉上进行签到,到多个地点需多次签到第九条 奖惩规定:
奖励规定:
1、熟练运用钉钉提升工作效率并提出合理化建议者;依据《公司员工奖惩条例》进行奖励;
2、通过钉钉发现问题并及时解决避免给公司造成损失者;依据《公司员工奖惩条例》进行奖励;
3、每月公司评选出 N 名运用钉钉优秀员工给予一定的物质奖励.
处罚规定:
1、钉钉无故不签到者视为没有签到,依据公司《考勤制度》惩处;
2、无故未交工作日志者或未完成群组工作指令者,视为未完成本职工作,依据公司《绩效考核制度》相关规定降低其绩效评级;
3、工作群内进行与工作无关闲聊者依据《公司员工手册》员工日常行为规范的相关规定进行处罚;
4、审批人需在规定时间内完成审批,无故拖延审批按延迟工作行为惩处;
5、上级管理层应及时审阅下级员工的工作日志或报告并给予批示,超过 24 时未审阅者视为未尽到管理责任,依据《绩效考核制度》相关规定降低其绩效评级直至调离其领导岗位。
6、因未及时使用钉钉处理本职工作而给公司造成重大负面影响或重大损失者,根据《公司奖惩条例》加重处罚。
八
公司会议制度
第一条
目 的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
第二条
适用范围:本制度适用于集团公司,各分子公司应制定细则并报集团公司备案。集团公司部门内部会议参照执行。
第三条 权责说明:
1 总经办负责公司会议的统筹协调。
2 会议提拟人负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
第四条 会议提拟与审批
1 公司例会无须提拟和审批。
2 公司临时会议由总裁、分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。
3 部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人员等,不得与公司会议冲突。
第五条 会议安排原则:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。临时召集的紧急会议不受此限。
第六条 会议准备
1. 会议通知:会议通知按“谁组织,谁通知”的原则进行。会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门。会议通知形式一般为钉钉公告或电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应进行书面通知,并向总经办提交会议准备申请;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
2.其它准备:会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)的准备工作。会务服务部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。集团公司召开的公司会议统一由总经办行政部承担会务服务工作。
第七条 会议组织
会议组织遵照“谁主管,谁组织”的原则。主持人为会议考勤的核
准人,考勤记录由会议记录员负责。
第八条 会议记录及纪要
1.公司会议应进行会议记录。
2.会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可临时指定会议记录员。
3.会议记录员应遵守以下规定:
以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,整理会议纪要。会议记录应采用实录形式,确保记录的原始性。对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人及参会人员审核签名。做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将考勤记录报考勤人员。会议记录为公司的机要档案,保管人员不得外泄。会议记录本交档案室存档,永久保存。
4.会议纪要的形成与签发:会议纪要的形成、发放或传阅范围由主持人确定,并填写《会议纪要发放审批单》,包括纪要编号、发放范围、主管领导意见等事项。会议纪要应分类存档,并按重要程度确定保存期限。
第九条 会议跟进
1. 会议决议、决策事项等须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议另有决定的,服从会议决定。
2.会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
第十条 会议纪律
1.参会人员不得迟到、早退、缺席,因故不能参加时,应事先向主持人请假,并征得同意。
2.会议期间除了紧急情况外不处理其他事务,包括不接听电话。
3.违反上述规定的,按违反工作纪律的规定进行处理,接听电话的由主持人酌情处理。
第十一条 会议保密
1.与会人员要严格遵守保密纪律,不得将会议内容、讨论情况向外泄露。
2.会议议决事项,应严格保密,除按规定履行职责外,与会人员不得外传会议讨论和议决情况。
3.故意泄漏、传播会议有关情况的,视负面影响的大小作出相应处罚。
九 、公文管理规定
第一条 行政部是公文处理的责任部门,负责公司内部各类公文的处理。
第二条 公文种类:
所有经公司领导审批后下达或发出的各类公文,公文原件均需在公司档案室存档。
1、决 定:
适用于公司内部对重要事项作出决定和安排时,用决定公文方式。文稿由行政部统一行文,总经理签批后印发执行。
2、通 知:
适用于批转下级请示的公文、转发公司和不相隶属机关的文件、传达工作要求和相关部门需要周知或执行的事项。由行政部负责行文报总裁签批后发出。
3、请示、报告:分对公司内部和政府部门两种情形:
(1)对公司内部的请示、报告主要是就有关需公司领导批复的事项提报审批的文件。对公司的请示、报告,由提报事项的责任部门负责起草,然后交由行政部统一以“报批件”(见附件)形式,连同文件正文一并上报公司领导,按公司内部审批程序审批。
(2)对政府的请示、报告,主要是职能部门因工作需要向政府相关部门提出的报告、请示,由相关责任部门起草,经公司有关部门审核并报总裁审批后,以公司名义行文。
(3)“请示”应一事一文,只写一个主送部门,需同时送其他部门的,用抄送形式,“报告”不夹带请示事项。
4、会议纪要:
(1)公司及各部门因工作需要召开各类会议,会议内容或决定事项采用“会议纪要”格式。
(2)会议纪要由主持会议的领导审定签发,发放范围由主持人确定,同时报送上一级领导。
(3)会议纪要发出后,由召集会议的责任部门负责督办执行,并在规定时限内将督办结果上报会议主持领导。
5、公 函:
指与无隶属关系的业务单位之间相互洽商业务、询问及答复问题的往来文件,公函一般以公司名义发出,需由总裁签发。
6、工作联系单:工作联系单分为对内和对外两种情况:
(1)对内是指公司各部门之间工作协调/配合解决的一些具体问题,采用“对内工作联系单”形式,发文部门和收文部门要存档备查。
(2)对内是指与公司有密切业务联系的单位(包括合作企业、政府机关等)之间工作协调/配合解决的一些具体问题,采用“对外工作联系单”形式,发文部门要存档备查。
第五条
公文格式:所有公文均按公司规范格式执行。
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送部门、印发部门、印发日期等部分组成。
1、涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种,其它为一般文件。绝密、机密文件打印要用专用磁盘,绝密文件只能打印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅;机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档;秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密等级,由发文部门总监根据文件内容确定,保密期限应视文件内容而定。
2、紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
3、上报的文件,应当在发文字号的同一行右侧注明签发人、会签人姓名,其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
4、公文除“会议纪要”和以电报形式发出之外,应当加盖印章,印
章一般盖在成文日期处。
第六条 公文收、发、行文的程序及要求:
1、公文发文程序为:拟稿、审核、签发、打印、发文、催办、归档等。
2、收文处理程序为:收文、分文、传送、催办、归档。
3、收文由行政部统一负责。
4、行政部指定专人负责公文办理,其职责包括公文的收发登记、分发传递、跟踪催办、整理归档等公文运行全过程,公司所有发文均需在档案室存档。
5、收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件内容,分送相关部门及领导阅示,阅示完毕后,及时发送发文部门处理并归档。
6、收发文件要建立登记制度,收发文应分别备有“收文登记薄”与“发文登记薄”,详细记录行文的收发日期、收发单位、针对事项及收发人姓名等,做到进出清晰、有据可查。
7、分发传递与跟踪督办:行文的收发应作到及时、准确,行文发送后要及时确认对方是否收到,行文内容是否齐全、清晰;收到行文后要及时送交相关部门处理;针对需要回复的公文,要适时催促相关部门及时办理。
第七条 公文编号形式及要求:
1、以公司名义对内发文:用司政发(2014)001 号”的编号格式; 2、以公司名义向上级机关或政府部门请示、报告:用“×× 公司报字(2014)002 号”的编号格式;
3、会议纪要:用“会纪字(2014)001 号”的编号格式; 4、各部门会议纪要:用“××部会纪字(2014)001 号”的编号格式; 5、公函:用“司函字(2014)001 号” 的编号格式; 6、所有以公司名义的公文编号由行政部统一审核后编号。
第八条 公文归档管理:
1、与公司业务相关的政府行文及其它重要文件,需将原稿、正本和领导批复等相关资料交由公司档案室存档,各部门留存复印件自行立卷归档。
2、任何个人均不得自行保存应当归档的公文原件。
3、公司及各部门每年底将上一年度的文书档案分类整理装订,在规定时间内提交行政部存档保存。
4、档案管理人员应及时对档案进行整理、分类立卷、归档、以确保档案文件的完整和查找利用便利。归档文件应根据文档类别分卷建档,并将文件的名称、份数、每份文件的页数等详细填写在每份档案卷首的文件目录中。
十、会务、接待管理规定
1、各类会务、接待工作由行政部负责统一管理和具体组织。
2、组织筹备重大会议或接待工作,行政部要事先做好组织筹备方案。根据会议或接待活动的规模、来宾级别、性质提出接待方案(包括接待规格、费用计划、日程安排、活动方式、文件资料准备、交通、食
宿、安排领导与来宾会晤、礼品、宴请、安排娱乐活动、摄影摄像等),报请总裁审批后具体组织实施。
3、接待人员应了解和掌握接待工作的基本要求,熟悉接待计划方案的程序和内容,做到热心周到、大方细致。
4、接待工作结束后,对重大接待活动进行总结。
5. 行政部设专门的接待科,由前台和商务接待组成,商务接待上岗前进行专业礼仪培训,对公司来访人员进行公司介绍,产品解说等服务。
5.1 强化公关意识,宣传企业形象,广泛获取信息。
5.2 坚持规范化、标准化、制度化的原则,符合礼仪要求,杜绝随意性。
5.3 厉行节约、热情周到的原则,根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准。
6.前台接待 6.1 前台人员应礼貌询问来宾意图。
6.2 客人进入公司和客人留言、留物,均要进行详细登记。
6.3 前台应先致电来宾需会见的职员,确认后带入会客区或者其他会见地点。
6.4 未经需会见人员确认,不得允许来宾进入办公区域。
7.工作接待 7.1 接待申请:各部门若需行政部安排或者配合接待,由各部门在钉钉上发起申请,经领导批准后交行政部实施。
7.2 接待要求:
7.2.1 根据公司及客人的需求,目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、举止文明,不擅自在授权范围外作任何决定和承诺,以高度的事业心、责任感和良好的精神风貌体现优乐的品牌形象。
7.2.2 接待人员要熟悉接待服务管理知识,掌握公共礼仪规范,了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识,并具备必需的应变能力和语言表达能力。
7.3 了解来宾情况:包括单位、人数、性别、身份、以及年龄健康状况,来宾的目的要求,交通工具,车次航班和抵离时间以及是否需要安排食宿等。
7.4 拟定接待方案:包括接待工作的组织分工,陪同人员,食宿地点及房间安排,餐费标准及宴请意见,交通工具,费用预算,活动方式,日程安排,汇报内容以及参与人员等。
7.5 根据接待方案进行正式接待后,相关费用需要抵扣的需及时将人员信息报到结算中心,结算中心按标准进行抵扣。
十一、公司印章管理规定 1、公司印章是指:公司公章、法人名章、合同专用章、财务专用章、银行预留人名章等。
2、公司公章、法人名章、合同专用章等由行政部负责人或委托专人负责管理;财务专用章、银行预留人名章由财务总监和会计负责管理。
3、因工作需要,在使用公章、合同专用章及法人章时,在钉钉提起审批申请,获得批准后,由公章保管人负责审阅批准的公文,根据批准公文的审批权限使用相应印章。公章的管理部门及责任人必须确保公章的安全,如发现丢失、被盗,应立即上报总裁,并采取相应补救措施。
4、公司公章原则上不得带离公司使用,如确因工作需要将公章带离公司使用时,必须经总裁批准,并由经办人填写《印章使用登记表》后方可办理,公章管理人员应随同经办人一同处理使用公章业务,办理完毕立即交回。
5、公司公章、法人章、财务专用章、银行预留印鉴,原则上任何人不得同时携带其中的两枚。
十二
、档案管理规定
第一条 档案文件分类:
1、公司内部各项管理制度、决议、规定、通知、会议纪要。
2、与公司权属有关的所有有效证件,包括:企业营业执照、组织机构代码、资质证书等。
3、与公司权属有关的财务证件、印鉴、财务档案,包括:
(1)税务登记证、机构信用代码证、贷款卡和人名章、财务章、发票专用章; (2)日常资金财务档案。
4、技术部门相关的技术文件:
5、与项目有关的所有前期申请、各类政府批文:
6、与业务有关的商务文件:
7、与业务相关单位形成的专题会议纪要、对外发出的各类公函,包括函件、律师函等。
8、公司内部运作过程中形成的各种文书档案,包括各类报批件、报告、请示、工作计划、工作总结等。
9、公司员工人事档案,包括:人员招聘、录用、劳动合同、培训、考核、奖惩、晋级、调薪、任免等。
10、所有与产品销售有关的销售档案; 11、董事会文件。
第二条 档案管理权限及职责界定:
1、行政部是负责公司档案管理的职能部门,设立专门的档案室、指定专人进行规范管理。
2、除董事会批准之营销推广方案、策划方案及各类合同协议即时在档案室存档外,其他日常营销档案文件由运营部门负责保管。
3、与公司权属有关的所有有效证件、公司印鉴,包括:企业营业执照、组织机构代码、资质证书、公司公章、合同专用章等,由行政部与共管专员共管,共管条件解除后由行政部档案室负责保管。
4、与公司权属有关的财务证件、财务印鉴由资金财务部与共管专员共管(共管条件解除后由资金财务部负责保管); 日常财务档案由资金财务部负责保管,资金审批单做在账目内; 5、员工人事档案由人事部负责统一保存;员工业务档案(包括考核、奖惩、任免等)由人事部门按统一规范格式建立并加以管理。
6、除 4,5 档案文件由责任部门负责单独保管或共管之外,其他各类档案文件均由公司档案室按规定要求进行管理。
第三条 档案文件归档要求及管理程序:
1、要求公司各部门严格按照档案管理规定执行,各类档案要严格按时限要求及时存档,公司各部门原则上只存复印件,不得存留档案原件。所有存档文件在存档时均要附相应的公司内部审批文件。
2、公司内部各项管理制度、决议、规定、通知、会议纪要等,由行政总监或指定专人在文件形成的第一时间负责向档案室存档,存档时要填写存档单。
3、与公司权属有关的工商、资质证件、公司印鉴等,包括企业营业执照、组织机构代码、资质证书、公司公章、合同专用章等,由行政部行政主管负责办理(申办注册、变更、年检、印鉴刻制)后交由共管专员保存管理。工商、资质申办相关资料,包括公司章程、合作协议、股权转让协议、年检资料等,由行政主管负责交档案室存档,存档时要填写存档单。
4、与公司权属有关的财务证件,包括税务登记证、机构信用代码证、贷款卡等,由财务部总监或指定专人负责办理并交共管专员共管。
5、技术文件由专人负责管理并定期向档案室归档:
6、与公司业务有关的所有前期报告、各类政府批文,由前期项目申报负责人即时向档案室存档,同时填写存档单。
7、公司各部门在日常工作中形成的各种文书档案,包括各类报批件、报告、请示、工作计划、工作总结等,由各部门负责人完整妥善保存,
作为日常工作的执行依据。月汇报和总结交由人事部门管理;其他年底由各部门负责规范装订成册后移交档案室存档,存档时要填写归档单。
第四条 档案文件借阅:
1、公司根据档案文件类别,对档案文件确定严格的密级,对不同密级之档案文件借阅、复印的审批手续加以明确规定。
2、档案密级分类和借阅、复印审批:
(1)各类合同协议、财务报表;所有政府批文等为绝密类档案。
与公司权属有关的所有有效证件、会议纪要、员工人事档案及劳动合同等为机密类档案;其它相关文件密级为秘密。
(2)绝密、机密级档案文件:
借阅部门或个人须填写《档案借阅审批单》,由借阅人及借阅部门负责人签字后须由行政总监审核、总裁审批,需要复印的须注明复印份数,档案专员须在复印件上加盖《再次复印无效章》,并在办理借阅复印手续时详细登记。
(3)除绝密、机密级档案文件外的其他文件,借阅人填写《档案借阅审批单》,由借阅人及借阅部门负责人签字后由行政总监审批,档案专员办理借阅手续。
十三
办公用品管理规定
1.目 的:为了节约开支杜绝浪费,规范公司办公用品的管理,特制定本规定。
2.适用范围:本规定适用于集团公司,各分子公司根据本规定制定细
则并报集团公司备案。
3.权责说明:办公用品由行政部统一采购并发放,实行采购与保管“人员分开、责任分开”的原则。
4.办公用品的界定:本规定中办公用品指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺、纸杯等。
5.办公用品的采购:
5.1 办公用品由行政部设置最低库存线,办公用品保管员应根据最低库存及时提出采购申请。
5.2 办公用品由行政部安排专人进行采购,但行政部应于每年 4 月 30日和 10 月 31 日前组织一次对供应商及办公用品价格和质量的筛选、考察,并将考察情况书面报告总裁。
5.3 办公用品购回后应及时办理入库手续。
5.4 办公用品采购责任人要遵循“量足质优、开支适当”的原则。
6.办公用品的保管
6.1 办公用品管理员应建立办公用品台帐,准确记录办公用品入库、出库和库存数量、单价及金额。
6.2 每月 5 日前管理员应提供上月办公用品月报表,月报表内容包括:上期库存余额、入库总额、出库总额、本期库存余额、各部门领用种类及金额等。
6.3 每季度第三个月最后一天,由行政总监组织办公用品盘点,填写办公用品季报表和盘点表等,并对盘点情况作出说明。
6.4 如办公用品帐物不符,查清原因后由责任人及其分管领导承担责
任。
6.5 办公用品管理要做到文明、清洁,注意安全、防火、防盗,严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。
7.办公用品的领用 7.1 领用时应按保管责任人的要求进行签收。领用办公用品时应填写“办公用品申领单”。
7.2 公司新聘工作人员的办公用品,行政部根据部门负责人提供的名单和用品清单发放办公用品,以保证新聘人员的正常工作。
7.3 超过本规定界定范畴的办公用品,需分管领导批准后方可申购、领用。
十四
图书、报刊管理规定
1.目的:为了规范图书、报刊杂志的购买、订阅和使用,加强管理,特制定本规定。
2.适用范围:本规定适用于集团公司,各分子公司根据本规定制定细则报总公司备案。
3.权责说明:图书、报刊由行政部统一管理。
4.图书管理 4.1 各部门提出购买申请,经总经办批准后自行购置。
4.2 购置图书后,购置人应持图书及发票到行政部办理图书入库及借阅手续。
4.3 图书资料应加盖公司图书专用章、编写图书书号及进行图书资料的登记。
4.4 图书借阅应进行详细登记,借阅人员应爱护图书,因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。
4.5 行政部应编写图书目录,建立图书档案。
4.6 购置人报销时应附上图书入库单。
5.报刊杂志管理:
5.1 报刊杂志由各部门申请,经总经办批准后将报刊杂志订阅申请单交行政部。
5.2 行政部汇总各部门订阅申请单,经总经办审批后,制作报刊杂志订阅清单并统一订阅。
5.3 前台根据订阅清单在收到报刊杂志时进行登记、分类后,立即分发至各部门,由各部门签收。
5.4 行政部应建立报刊杂志登记备忘簿。
5.5 报刊杂志由各部门使用、保管,专业性的报刊杂志应保持每期的连续性并作为公司图情资料保存、备查,任何人不得擅自毁损等。
6.行政部应于每年 6 月 30 日之前根据图书杂志档案检查一次图书杂志的使用和管理情况,并将检查结果上报总经办。
十五
行政费用管理制度
第一章 总 则 第一条
为加强公司内部经营管理,强化财务监督制约机制,降低经营成本,提高企业经济效益,特制定本管理办法,适用于公司各部门及全体员工。
第二条
公司各项费用开支实行预算控制、先批后支的原则。
第三条
本管理办法所指各项费用开支是指:差旅费、招待费、通讯费、办公费、交通费(含公务用车费)、固定资产购置及修理费等,均指在国内发生的费用,凡涉及到在国外发生的各项费用采用“一事一批”的办法。
第四条
与公司无关的各项费用支出一律不得报销,公司原则上不为员工垫付任何费用。
第二章 差旅费管理制度 第五条
员工出差前首先要走钉钉出差审批流程,审批通过后办理出差相关手续,出差住宿费用管理规定如下 :
1、住宿标准 :
级
别
标
准
备
注
董事长 四星级以上
总经办成员 三星级
其他员工 商务酒店 标准间 2、住宿费报销必须凭正式发票,注明时间、天数、大写金额等,原则上只报房费。在规定标准以内实报实销,超过标准部分自理。确属业务需要超过标准的住宿费,须书面陈述理由报经总裁批准后方可报销,无住宿发票者一律不予报销。
3、随领导出差,确因工作需要,随行人员可以住宿同等级酒店。
4、一身兼两职者按照高职标准执行(下同)。
第六条
交通费用管理办法:
1、公司领导及部门总监因公出差可分别乘坐以下交通工具:
(1)董事长:飞机(头等舱)、轮船(头等仓)、火车(软卧); (2)总经办成员:飞机(经济舱)、轮船(经济舱)、火车(软卧); (3)部门总监:飞机(经济仓)、轮船(经济仓)、火车(硬卧)。
2、其他员工因公出差原则上乘坐火车(硬卧)、轮船(经济仓)及长途汽车,确因工作需要搭乘飞机时,应事先报请总裁批准,标准
为经济舱。
3、出差人员往返机场,公司车辆不能接送的,凭民航交通车票或市内出租车发票报销。
第七条
出差补贴标准:
1、总监(含)以上因公出差,出差补贴按每日 150 元限额具实报销。
2、其他员工因公出差,出差补贴按每日 100 元限额具实报销。遇法定节假日或周六日按加班处理。
3、员工出差期间因工作需要宴请业务单位相关人员,经电话请示上级领导同意后,走钉钉审批流程,经总裁审批同意后执行,同时要坚持例行节约的原则安排,所需费用据实报销。
4、员工参加与公司业务相关的会议,经钉钉审批流程通过后,可按“会议通知书”上注明的标准据实报销差旅费。
5、因公出差的员工,需要借支的,在钉钉上提起借支审批流程,批准后到财务填写《因公出差借款单》,经总裁批准后到财务部借支部分差旅费,出差返回后三日内按“费用报销程序”到财务部报销,报销时须将本次出差所有费用一并整理填报,不得拆细分散报销。
第三章 业务招待费管理办法 第八条
业务招待费包括业务用餐、馈赠礼品等费用支出。
第九条
业务招待费应坚持“必须、节约、合理”的原则,实行“提报计划、事前申请、定额控制、据实列支、特殊事项一事一报”的管理办法。
第十条
公司各部门在提报下月管理费用计划时要考虑到招待费用实际支出情况,经行政部...
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