单位文秘网 2020-08-25 16:57:53 点击: 次
大酒店财务部会计档案制度
1、会计档案是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据,必须加强管理,建立和健全会计档案的立卷档、保管、调阅和销毁等制度,切实把会计档案管好。
2、会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、电脑磁盘和其他会计核算资料,按其重要性分为四类,分别存档保管:
第一类:会计凭证、会计账簿、会计报表、《会计师事务所年审、验资报告》、会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册、账户余额表、工资奖金发放表。
第二类:各类辅助账、计划统计报表及分析资料、各类经济合同、
第三类:各类日报表、各类账簿、发票、收据、领用单、其他。
第四类:电算化会计档案管理详见会计电算化管理制度。
3、计财部应设会计档案室或专用柜,并指定专人负责会计档案管理工作,会计档案管理人员调离必须办理移交手续。
4、每年形成的会计档案应由计财部按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂时由计财部保管一年,期满之后,由计财部编造清册归档入库。
5、已入库的会计档案,应保持原卷册的封装,需拆封整理的,应由会计档案管理人员处理。
会计档案的保管,必须存放有序,查找方便,同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
6、酒店保存的会计档案应根据业务需要,积极给予利用。酒店内部查阅会计档案,须经有关负责人同意, 按规定进行登记,查阅后及时归档。
7、外单位查阅会计档案,需凭查阅单位介绍信,说明查阅范围,查阅人应出示身份证,经财务总监批准后,才能办理登记查阅手续。
8、查阅会计档案必须由保管人陪同,查阅的会计档案需保持原样,不得拆抽、涂改,如需复印的,需经财务总监同意。会计档案原则上不得出错。
9、会计档案保管期按国家规定:一类档案保管期为15-20年;二类档案保管期为5年;三类档案一般保管二年。档案销毁时,应指定专人鉴定审查,编造会计档案销毁清册,经酒店总经理同意,报上级部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,别行立卷,保管到结清债权债务为止。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。
10、在销毁会计档案时,计财部应派员监督。在销毁会计档案前,要认真核对销毁清册,销毁后,在销毁清册上签名盖章,计财部存档。
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