单位文秘网 2020-08-12 09:43:30 点击: 次
1 1 、目的:
确保公司各项记录能被适当运用和妥善保存,并作为日后质量改善和追溯的依据。
2 2 、范围:
凡有与质量系统有关的各项记录与报告均适用。
3 3 、权责:
质量系统有关的表单,使用单位及管理权责单位。
4 4 、定义: :
无
5 5 、作业内容:
5.1
质量记录的填写与修改
5.1.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去;质量记录应依表单格式由相关人员填写与权责主管核准不要遗漏。
5.1.2 正式的质量记录不得使用铅笔填写,如因笔误或计算错误要修改原数据,不可使用修改液涂改、应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
5.2
质量记录的归档 5.2.1 各部门在运行过程中认为现有表格已经不能满足当前公司运行的需要时,可以向文控中心查询是否有类似用途的表格存在。如有,经需用部门主管确认后直接引用;如没有,各部门主管负责设立表格的格式,涉及到其他部门的表格在生效前需得到相关部门主管的确认。质量记录表格确定之初,相关部门需要确定该记录的保管期限,文控中心收到最新表格后需要登记于《表单管制汇总表》。
5.2.2 各记录填写部门需要及时收集本部门填写的质量记录,按照客户、部门、产品、系统要项、厂商等项目依日期先后顺序或单据号顺序等分别建档。若有同一档案内存放不同类型记录时,应使用标签或索引表,以便查阅。
5.2.3 《表单管制汇总表》上规定文控中心保管的质量记录,各填写部门需要先期进行收集、按照方便检索的原则进行归档,一般每半年向文控中心移交收集的质量记录,移交状况记录于《移交记录表》,注明记录名称,起止日期或总页数。
5.3
质量记录的保存、保护 5.3.1 存放于干燥的地方,所有的质量记录保持清洁,字迹清晰,注意防盗、放火、防潮、防尘、防污染、防霉、防破损。
5.3.2 质量记录存放于档案夹中分类陈列于文件柜内或箱内,以防止受潮、损坏、虫咬、遗失等,并在档案外注明名称。
5.3.3 传真记录:若传真记录规定保存年限 1 年以上,应复印后归档。
5.4
质量记录保存年限:参照《表单管制汇总表》中的记录保存年限,上表中未列入的有关质量记录表 单保存年限为一年。
5.5
质量记录的借阅和复制 各部门和外来相关方需要借阅或复制本公司质量记录时,需求者(或公司接待人员)需要填写文件借阅/复制联系单,并经相应部门主管及行政部主管批准后,文控中心提供借阅或复制,若公司仅此一本需 要复制后再借出。
5.6
质量记录的销毁处理
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由文控中心保管员填写《文件申请单》,行政经理批准后,再由受权人执行销毁。受权人销毁时,需要通知保安现场验证,并做好《文件销毁记录表》 6 6 、相关文件: :
6.1
《文件管理程序》 6.2
《表单管制汇总表》 7 7 、使用表单 :
7.1
《文件销毁记录表》 7.2
《文件申请单》 7.3
《移交记录表》
制作:
审核:
批准:
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