单位文秘网 2020-07-15 09:33:19 点击: 次
工程公司 行政管理制度
第一章
员工行为规范
一、总则
为了创造一个文明祥和、井然有序的工作环境,树立公司良好形象,全体员工在工 作、管理、服务过程中,应严格按照本守则规范执行。
二、行为规范内容
1 1 、
仪容仪表
1)
上班时着装必须整洁、大方,不宜暴露,需保持良好的仪容、仪表。
2)
男员工头发不盖过耳部及后衣领为适度,女员工不得披头散发,浓妆艳抹,宜保持 清雅淡妆。
2 2 、
行为举止
1)
在单人通行的门中,不可两人挤出挤进。遇到客人或同事,应主动退后,并微笑着 做出手势:“您先请”。
2)
和客人、同事对面走过时,应主动侧身,并点头问好。
3)
站立或落座交谈时,应保持正确姿态。切忌双手叉腰、插入衣裤口袋、交叉胸前或 摆弄其他物品。
4)
凡进入房间或各部门办公室,均应先敲门,征得室内人员的同意后方可进入。未经 室内人员同意,不得随便翻阅房内的任何物品(文件)。
5)
不允许在办公电脑上打游戏、看视频;不允许在办公时间玩手机游戏。干与工作无 关的私人事情。
3 3 、
言语规范
1)
员工要做到“请”字当头,“谢”字不离口,见面先问“您好”。
2)
交谈时,用柔和的目光注视对方,面带微笑,并通过轻轻点头表示理解,不许有 何不雅的动作。“请”“您”“谢谢”“对不起”“不用客气”等礼貌语要经常 使用,不准讲粗言秽语或使用轻蔑性和侮辱性语言。
3)
客人的询问不能回答“不知道”。确不知道的事情,要先请客人稍候,再代客人 询问。
4)
无论在任何地方严禁大声说笑或手舞足蹈。
5)
不讲过分的玩笑。
6)
全体员工在公司内遇到客人、上级、同事时,应做到讲“五声”,即迎声、称呼 声、致谢声、歉声、送声,禁止使用“四语”,即蔑视语、烦躁语、否定语和斗 气语。
4 4 、
接听电话
1)
所有电话,务必在三响之内接答,提倡讲普通话。
2)
接电话时,拿起听筒先问好,再报公司名称。如果是分机,先问好,再报部门名 称。
3)
通话完毕时,要礼貌道别,如“再见”、“谢谢您的帮忙”、“欢迎您到公司来” 等,并待对方挂断后再轻轻放下话筒。
4)
通话时,尽量不使用免提键。
5)
不得使用公司电话打私人电话。
5 5 、
工作规范
1)
不准在工作场所赌博。
2)
上班时间不得睡觉。
3)
严格服从上级的工作安排及工作调配。
4)
坚守本职岗位,不得擅自离岗、窜岗。
5)
对上级领导、同事和客户要以诚相待,礼貌待人。
6)
各部门员工应互相配合,同心协力的解决困难。
7)
发扬勤奋踏实的精神,优质高效的完成本职工作。
6 6 、
道德规范
1)
热爱集体,维护公司声誉,保护公司利益,为公司尽心尽责。
2)
热爱本职,恪尽职守;精通业务,一丝不苟;优质高效,讲究效率。
3)
宽以待人、严以律己、不断提高自身修养。
4)
廉洁奉公、不谋私利、顾全大局。
5)
遵守公司各项规章制度、服从领导、尊重同事、文明礼貌、懂法讲理。做到“四 不”,不说谎话、粗话、不团结的话;不骂人、欺人、诽谤人;不吵架、打架、 唆使别人打架;不旷工、怠工、磨洋工。
7 7、 、 职业规范
1)
自觉遵守劳动纪律和请假制度,有事必须事先请假,因特殊情况来不及请假到 岗后应及时补假。
2)
工作中做到“四个不准”,即不准怠慢、顶撞、刁难同事和用户;不准利用管 理职权谋私,不准衣帽不整或酒后上岗;不准在工作时间串岗、脱岗、谈闲话 和做与本职工作无关的事。
3)
工作做到“四个一样”:即对生人和熟人一样热情;对员工和领导一样周到; 对员工的意见和对领导的意见一样重视;没有监督和有监督一样的规范。
8 8、 、 员工守则
1)
积极主动,尽职尽责。
2)
顾全大局,团结协作。
3)
敢于认错,勇于担当。
4)
努力学习,擅于创新。
5)
遵纪守法,廉洁自律。
6)
勤俭节约,爱惜公物。
7)
保守秘密,维护公司利益。
8)
按时到岗,不做与工作无关的事。
第二章
办公环境管理制度
一、总则
行政部为了加强公司办公环境、卫生的管理,创造出良好的学习和工作氛围,全 面提高公司整体形象,本着“从严治理、奖罚分明”的原则,特制定本条例。
二、办公场所的规定
办公场所指公司各办公室、工位办公区、会议室、走道、前台等。
三、办公场所的责任划分
各办公室、会议室、走道指定专人或划分卫生区,由行政部指定人员负责打扫。工 位办公区由使用人负责整理。
四、对环境卫生的要求
1、 各办公室、工位办公区、会议室、走道地面及桌面要求保持干净整洁。
2、 文件、文具摆放整齐有序。
3、 离开办公桌,座椅应及时放回原位。
4、 窗台除摆放花盆外,一律不准摆放其他物品,总体要求“窗明几净,环境宜人”。
5、 办公场所严禁摆放私人物品(水杯除外)。
五、处罚标准
对办公场所在检查中凡有下列现象之一者,第一次给值日人员 5 元经济处罚, 以后每发现一次均加倍处罚。
1、 办公场所地面有纸屑、烟头、果皮等杂物。
2、 墙面有蜘蛛网或门窗办公桌、文件柜有灰尘。
3、 文件资料及其它办公用品摆放杂乱或纸篓外溢。
4、 窗台清理不干净或堆放其他杂物(花盆除外)。
5、 办公场所搭放衣服摆放私人物品(水杯除外)。
六、处罚办法
对在每次检查中环境卫生达不到要求的责任人,采取通报批评和经济处罚两种形 式予以处罚。即检查组根据检查情况认为确实发现有所禁止的现象(违反多项者
可以合并处罚),当场在检查记录上登记并由主管领导签字认可。当月由行政部 依据通报在其工资中直接扣除。被罚款项一律作为奖励基金,统一用于年终评选 “优秀员工”奖励基金。
七、检查与考核:
1、 公司对办公室环境卫生的检查,由各部门负责人、行政部共同组织实施。
2、 检查可以同制度执行情况,劳动纪律遵守情况一并进行,也可单项进行;每 月检查 1—2 次,必要时也可随时检查。
3、 每次检查结束后,行政部必须形成文字材料进行通报并做好记录。
第三章
公司物资管理制度
一、公司物质管理
1、
目的:为使公司物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定, 此规定的执行部门为行政部、采购部、财务部。行政部、采购部负责统一采购, 财务部负责监督公司物质出入库台账并核查。
2、
物资分类 (1)
公司行政部物资分为低值易耗品、管制品、实物资产,行政部物质统一由行政部 采购及管理领用,并建立出入库台账,由财务部负责监督并核查。
(2)
低值易耗品:笔、纸、电池、订书钉、胶水、档案袋、透明文件夹、拉杆夹等。
(3)
管制品:订书机、打孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等(即:可回收利用 物件)。
(4)
实物资产:物资价格达 200 元以上,如:空调、计算机、摄像机、照相机、移动 硬盘、刻录机、笔记本电脑、办公桌椅柜(包括项目部办公桌椅柜)、电脑、打 印机、电话、饮水机、投影仪等。
(5)
公司项目部物资分为:如手电筒、螺丝刀、靠尺、卷尺、水准仪、测距仪、工人 工作服、安全帽等,归属项目管理的物资由采购部采购及管理领用,并建立出入 库台账,由财务部负责监督并核查。
二、物资采购
1、 公司物资审批流程:
部门主管 经理审核 申请人填制 《物品申购单》 行政部采购采购部采购 总经 理审批 行政部备案 财务部备案 常务副 总审批
2、 公司物资的采购,原则上属于行政部管理的物资由行政部统一购买或经批准由项目 采购部购买。申购物品应填写《物品申购单》(附后),500 元以内物品申购由部 门经理批准,行政部或财务部备案后即可购买,500 元以上(含 500 元)部门经理 批准,常务副总批准,总经理批准,行政部或财务部备案后即可购买。批准后的申 请单可进行预借款或作为借款单附件,借款单金额在申购用品金额范围内的,借款 单经办人签字即可借款,不需另行批准,采购完毕后按照报销流程据实报销。
3、 物资采购由行政部或采购部指定专人负责,并采取以下方式:
1)
定点:公司定大型超市进行物品采购。
2)
定时:每季度进行一次采购。
3)
定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。
4)
特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
4、 办公用品每季度初(1-15 日)固定采购一次,采购前行政部将通知各部门主管预提 各部门本季度需要的办公用品(低值易耗品+管制品),预提的经本部门主管签字 的办公用品提交行政部,由行政部进行汇总后逐级进行领导审批并购买; 5、 因资金管理要求及行政部库房储存空间小,各部门人员领用物资时行政部将根据各 部门提交的本季度的申购单进行发放,未预提本季度办公用品的部门,行政部库存 无额外余量将不给予领用,请自行单独申购。
三、物资领用
公司根据物资分类,进行不同的领用方式:
1、 行政部管理物资部分:
1)
低值易耗品:直接向行政部物品保管人员签字领用,领用时间每周三全天。
2)
管制品:直接向行政部物品保管人员签字领用,领用时间每周三全天。
3)
实物资产:由行政部设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状,设 置个人固定资产台账及总分类账。
2、 项目部管理物资部分:
1)
公司项目部管理公司项目库房钥匙,如有出库与入库,均先到项目部后勤或库 管处登记领取,交领取物品清单,确认领出物品数量,质量,规格等基本信息。
同时将确认签字后清单下发总经理助理、财务部、行政部登记备案。
2)
项目部每月将更新的项目物资库存量清单于当月5-10号之间发给各项目负责 人,同时下发总经理助理、财务部、行政部登记备案。
四、公司物资借用
1、 项目部开工需使用公司办公设备,由行政部自行调配,公司调配不开或者无此设备 的由申请人自行申请,批准购买后交行政部申购领用,领用的物资在行政部登记。
3、 借用物资超时未还的,行政部或财务部有责任督促归还,一般期限不得超过项目竣 工期后 1 周。特殊情况经相关领导批准后可延长归还时间。
3、 借用物资发生报废、损坏、遗失的,行政部或财务部(物资由监管部门出具处理 意见)视具体情况要求保管人(使用人)照价或折价赔偿。属于自然报废物资保 管人(使用人)需填写报废申请单,批准后报废处理。
五、附则
1、 新入职人员在行政部或其他部门领用的办公物品,人员离职时,必须向
行政部或其 他部门办理物资归还手续,未经行政部或其他部门认可的,相关部门不得为其办理 离职手续; 2、 行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。行政部有权调配项目剩余或过盛 办公用品; 3、 行政部每季度 25 日前完成实物资产、管制品盘点工作,同时完成每月低值易耗品 的盘库工作及本月耗费情况统计工作,由财务部抽查监督审核。财务部每月 25 日 前完成材料类物品(各项目部大小库房)的盘点,由行政部抽查监督审核,盘点完 成的库存物资清单下发各项目部,以便于资源整合,充分使用。
实物资产、易耗品日常表格附件:《物品申购单》
第四章
固定资产管理制度
一、
固定资产的界定
凡使用年限在一年以上、初始单位价值在 500 元以上的房屋建筑物(包括临时性的 简易设施)、机器设备、运输工具、主要的工具用具及其他设备等,均作为固定资 产。
二、
固定资产的计价
1、
企业的固定资产原值,应按其不同来源渠道分别确定。
(1)
购进的固定资产以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为原价,需安装的固 定资产,还应包括安装费用,从国外进口设备的原价包括规定支付的关税和附加 税。
(2)
作为投资的固定资产,以投资时各方议定的价格作为原价。
(3)
自制自建的固定资产,以制造或建造过程中所发生的实际支出为原价。
(4)
企业对固定资产进行技术革新,技术改造所发生的能够增加固定资产价值的支出 ,要调增固定资产的价值。
(5)
盘盈的固定资产按重置完全价值作为原价。
2、
企业固定资产应按原值(重置完全价值)入账,入账后固定资产价值不能随意变 动,凡属下列情况者方可进行账务调整:
(1)
增加补充设备或改良工程。
(2)
将固定资产一部分拆除。
(3)
根据实际价值调整原来的暂付价值。
(4)
发现原有固定资产价值有错误。
(5)
根据国家规定对固定资产重新估价。
三、
固定资产的折旧
1、
固定资产在生产经营过程中,逐渐损耗而转移到产品成本中的价值,称为固定资 产折旧。企业一切在用的固定资产都应计提折旧; 2、
固定资产折旧应根据各类固定资产经济使用年限采用直线法计提,固定资产应计
旧额按照原价扣除该项固定资产原值 5%的残值确定。
3、
公司各类固定资产的经济使用年限为:
(1)
房屋建筑物:20 年 (2)
机器设备:10 年 (3)
电子设备:3 年 (4)
运输设备:4 年 (5)
其他设备:5 年 4、
固定资产月折旧应根据月初固定资产的账面原值和月折旧率计算,即:
1-估计净残值占原值的百分比 (1)
某类固定资产年折旧率= ────────────── 该类固定资产的折旧年限 (2)
某类固定资产月折旧率=年折旧率÷12; (3)
某类固定资产月折旧额=该类固定资产本月应计折旧账面原值合计×月折旧率。
(4)
企业应按月计提固定资产折旧,并记入有关账户,各项固定资产每年提取的折旧 额应及时记入固定资产卡片。
5、
固定资产折旧的计算方法一经确定,不得随意变更,如需变更,须经当地财税机 关和总经理批准,并在财务报表中予以揭示。
6、
为了保证固定资产处于良好的状态,充分发挥其效能,企业应做好固定资产的维 护维修工作,企业一般不计提大修理基金,发生的日常修理费用,可以直接计入 当月成本费用。
四、
固定资产的购置和处置
1、
固定资产的购置:
(1)
购置固定资产,应由有关部门提出申请,经财务部和相关领导审核后:
凡金额在 2000 元(含 2000 元)以下的报常务副总批准。
凡金额在 2000 元以上的报总经理批准。
(2)
固定资产增加必须填制固定资产验收单,并办理有关手续。
2、
固定资产的处置:
(1)
固定资产的报废,应由固定资产使用部门提出申请,经财务部及有关部门鉴定后:
凡金额在 2000 元(含 2000 元)以下的报常务副总批准。
凡金额在 2000 元以上的报总经理批准。
(2)
固定资产的转让:
由于技术更新、企业转产等,出现多余的、不需用的固定资产,经公司管理层研究 决定后,应按固定资产净值和市场情况进行转让处理,减少闲置占有的资金,转让 价格与固定资产账面净值的差额,作为营业外收支处理。
五、
固定资产的日常管理
1、
行政部负责固定资产的实物管理;
按固定资产的类别,结合公司实际情况,编制固定资产目录,建立固定资产实物 账和管理卡,并落实固定资产管理责任人。
2、
财务部负责固定资产的金额核算和管理。
(1)
应建立固定资产总账,明细账,加强固定资产实物和价值的管理,做到账账相符,
账实相符,账卡相等。
(2)
财务部应定期组织固定资产盘点,每年至少盘点一次,盘点情况如果与账存情况 不符,应当查明原因,核实情况并经企业总经理批准后,及时进行账务处理,调 整账面结存数。
第五章
车辆管理制度
公司对车辆实行集中管理。集中管理指车辆的购置、转让、报废和车辆的使 用、保养、维护等进行具体管理,由行政部统一管理。专人管理,专人驾驶, 专卡加油。
一、用车管理
1、 用车范围:
(1)
接待客户用车。
(2)
2 公里以外的公务用车。
(3)
涉及大额现金、重要公文资料。
(4)
携带贵重或沉重物品等业务用车。
(5)
执行生产经营的重要活动、紧急任务的业务用车。
2、 用车申请程序:
(1)
因公用车须于事前向部门经理和行政部经理申请,用车时填写《驾驶人员变更情
况登记表》,登记好借用事由、驾驶该车开始时间、起始里程数。
(2)
用车结束后驾驶人需填写《驾驶人员变更情况登记表》,登记好驾驶该车结束时 间、结束里程数。
(3)
如遇特殊情况,可先请行政部安排车辆,后补办用车手续。
二、车辆管理
1、 车辆应设置“车辆行驶记录表”,使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用 车的记载是否相符。
2、 使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。
3、 行政部每月至少抽查一次。
4、 车辆未经总经理许可擅自转借他人私用。
5、 车辆加油,采取定点油卡加油,油卡由行政部负责保管,驾驶员加油需从车 管人员处借出油卡,加油后及时交还,一并交回加油回执单。
6、 项目车辆加油,油卡安排专人负责保管,每月月底交回加油回执单。
三、车辆保养
1、 车辆应坚持“保养为主、修理为辅”的原则。
2、 驾驶人每次出车前,首先要对车辆进行检查,查看机油、冷却水是否缺少,车辆 外表是否有划伤,有关部位是否有异常、松动、轮胎是否缺气、扎有异物等;其 次打扫车内外卫生,使车辆保持卫生整洁。
3、 司机驾驶车辆应严格按照车辆的操作规程进行操作,当日首次出车时,发动车后 不宜急于行驶,查看各部位是否有异常,声音有无异响,各仪表指数指示情况是 否正常等,当确认无误后缓缓起步行驶(冬季温车不得少于 5 分钟)。
4、 车辆行驶当中,司机要正确操作,注意车辆有无异响、气味及各仪表的指示情况,
发现问题立即停车,及时排除。
5、 司机在停车等人期间,应及时打扫车辆卫生和查看有关部位的情况,做到有问题 及时处理。
6、 驾驶人每次出车后要及时打扫车辆卫生,清理车内杂物,修理应该修复的部位, 检查随车物品、证件等,向行政部经理汇报当日出车情况和存在的问题。
7、 驾驶人平时对车辆保养应做到三勤,即:勤检查、勤调正、勤养护,根据车辆的 性能及运行状况,每 5000-8000 公里要更换三滤;每 30000 公里要进行全车检查、 强保:每 60000-80000 公里发动机要大修(视具体情况定)。
8、 驾驶人应保证车辆日常卫生清洁。
9、 行政部车管人员要随时检查公司车辆的卫生、性能等情况,定期检查每周不应少 于一次,并做好检查记录。行政部经理至少每两周进行一次车况、卫生、性能检 查。
四、车辆维修
1、 车辆的维修由公司指定厂家保养,否则保养、维修费不予报销;可自行维修的, 报销购买材料零件费用。
2、 一般的小修,如有些部位的调正,紧固螺丝、换轮胎、拆装易损灯配件等,驾驶 人必须亲自修理,不能在修理厂修理。
3、 车辆修理必须按照修理审批程序办理,即司机填写《车辆维修申请单》,注明修 车原因、修理内容、预估价格等,报行政部经理审核无误后,报总经理批准。
4、 新换配件实行旧件回收制,即要将旧件交回公司,不能留在修理厂。车
管人员要 建好各车辆的维修档案,对各车辆的修理情况及性能要熟悉了解,做到心中有数。
5、 车辆修理期间,本车司机要在现场参与修理,积极配合,如有处理不了的问题, 应及时向行政部经理汇报。重要部位(即发动机、变速箱、差速器、方向机总成 等)解体换件修理时,司机必须亲临现场,不得离开,尽可能当日修理完毕,不 能过夜间断修理。必要时,行政部经理可指派专人到现场了解情况,监督修理, 协调处理有关事项。
6、 车辆在外地出差途中发生故障,司机能修理的则自己修复,如若不能,可在确保 安全和不影响车辆技术状态的情况下,返回公司向行政部经理汇报后进行修理。
无法返回时,要及时与行政部经理取得联系,经行政部经理认可后可就近修理后 返回。
7、 驾驶人不得擅自选定修理厂进行修车和改变修理项目或扩大修理范围严禁弄虚作 假,不得做有损公司利益的事。
8、 修车结束后,要查看随车证件、工具等车上物品,将里程表数字抄报记录,及时 办理修车后的相关手续。
9、 车辆修理后,在行驶当中,驾驶人要时常观察,多留意修理位置的油、电、汽等 和各部位的连接情况。对修理项目保证期内失效的配件,一定争取索赔。
五、违规、违章与事故处理
1、 发生所有交通记录安全事故均须向公司领导报告。
2、 司机私自将车交给他人驾驶而违反交通规则或发生事故,由驾驶人负担损失,并 予以通报或辞退处分。
3、 违反交通法规,所发生的一切经济损失由司机自行负担。当月违规,司机应于当 月自行缴纳罚款;若未缴纳者,公司有权从其工资中扣除代缴。
4、 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒车祸发生,应先急救伤患人员,向附近公安机 关报案,并立即与公司行政部经理联络协助处理;如属小事故,可自行处理后向 行政部经理报告。
5、 因驾驶人个人技术原因造成车辆损坏,扣除其车辆损失外,可视实际情况予以通 报批评和经济处罚处理。
6、 发生交通事故后,如需向受害当事人赔偿损失,经扣除保险金后,其差额视责任 具体处理。
7、 发生责任事故造成经济损失时,按事故的性质分别给予以下处罚。
1)
一般事故(经济损失在 1000 元以下者):按经济损失的 10%处罚。
2)
重大事故(经济损失在 1000~3000 元者):按经济损失的 8%处罚。
3)
特大事故(经济损失在 3000 元以上者):按经济损失的 6%处罚。
第六章
会议管理制度
一、总则
1、 为了改进会议作风,提高会议质量,特制定本制度。
2、 公司组织的会议主要包括年度工作会、经营分析会、总经理办公会、生产例会。
3、 生产例会是必须严格按规定的时间、地点、内容组织召开的会议,不能依个人爱 好随时取消。因不可抗力和国家法定节假日例外。
二、公司会议管理
1、 年度工作会:是总结上年度工作,安排部署下年度工作,表彰先进部门和先进个 人的会议。每年召开一次。具体时间、地点由总经理办公会研究决定。行政部负 责组织,公司全体员工参加,如需邀请有关业务单位,须报总经理批准。
2、 经营分析会:是分析经营活动、肯定成绩、解决问题、提高经济效益的会议。不 定期召开。具体时间由总经理办公会决定,行政部负责组织,参加人员为公司中 层以上干部或由总经理确定的其他人员。
3、 总经理办公会:是讨论决定重大问题,研究部署重要工作,听取有关部门工作进 度的汇报,完善各项制度,解决管理机制和业务运行中出现问题,讨论人事问题 及中层以上干部任免事项的决策会议。由总经理决定何时召开并主持,行政部负 责通知并记录。参加人员:总经理、工程副总、常务副总、技术负责人、行政人 事部经理或由总经理确定的其他人员。
4、 生产月例会:传达总经理办公会的有关决策,检查总结本月各部门、各在建项目 工作完成情况,安排布置下月工作,协调解决工作中存在的问题。生产月例会时 间为每月末周五下午 16:00。参加人员:各部门负责人、各项目部负责人及各工队 负责人。
5、 周例会:传达总经理办公会的有关决策,检查总结本周各部门、各在建项目工作
完成情况,安排布置下周工作,协调解决工作中存在的问题。周例会时间为每周 一晚 21:00。参加人员:全体员工或由总经理确定的其他人员。
三、会议作业流程
1、 会前通知:对公司召开的重要会议(年度、经营会议)一律采用书面通知形式。
通知内容原则上应包括:本次会议的主要议题、参加人员的名单、应准备的会 议报告、会议的时间、地点。对因故不能参加会议的人员,须经有关领导批准 ;对于生产例会,除改期召开外,一律不再通知。
2、 会中控制:会议主题必须明确,主持人要引导与会者讨论,及时总结达成共识, 掌握议程进度,对于时间较长的会议,中间可安排适当的休息时间,会议结束前 ,主持人应重申形成决议的事项,未形成决议的问题,留待下次会议再议。
3、 会议记录:对每次会议,行政部都应安排做好记录。会议记录应当完整记录会议 名称、会议时间、会议地点、会议议题、会议主持人、参加会议人员、列席会议 的人员、会议经过、会议决议事项、待决事项。
4、 会后考核:总经理办公会等重要会议必须编发《会议纪要》,并呈报总经理签发。
会议纪要由行政部负责整理,按规定范围报送,并由行政部对重要事项负责督办。
第七章
印章管理制度
一、总则
本制度适用于公司各部门行文印章,介绍信,法人委托及上报材料印章,各种合 同印章、招投标资质证书复印件用印等的使用。
二、 目的
印章是公司经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证和 工具,印章的管理应做到分散管理、相互制约,为明确使用人与管理人员的责权, 特制定以下公司印章使用与管理条例。
三、 印章种类
公章、法人章、合同章、财务专业章、公司资料章、项目部资料章等。
四、 印章的刻制
所有印章的刻制,均总经理批准后,由行政部联系刻制。
五、 印章的保管
1、 对各类印章施行专人保管,不得随意放置,需存放在保险柜中。
2、 公章、由行政部负责保管。法人专用章、由财务部负责保管。
3、 合同章由行政部负责保管。
4、 公司资料章由资料部负责保管。
5、 财务专用章由财务部指定会计负责保管。
六、 用印的审批
1、 公章、合同章的使用必须由总经理/常务副总审批。
2、 财务专用章的使用由总经理/常务副总审批。
3、 公司资料章:
施工过程使用由项目经理审批。
竣工资料使用由总经理/工程副总审批。
4 4、 、 项目部资料章的使用由各项目部经理审批。
七、 印章 的使用
1、 所有印章的使用必须记录用印事项,数量,用印时间,经办人,并在钉钉上发起用印申请,经相关审批人审批后,方可用印。(公章使用须由保管人亲自使用或者保管人在场的情况下使用)。
2、 印章保管人员不得擅自给手续不齐的申请人用印。
3、 重要文件、材料用印,需留有复印件,并编号、存档。
4、 不得将印章带出使用,如工作需要将印章带出时,必须由保管人及总经理批准后,派专人一同前往,监督使用,并做使用记录。
5、 不得在空白表格、白纸和公文空白面上加盖公章或合同章。
6、 合同章不得加盖于非公司经营业务的合作合同(协议)上,特殊情况需上报常务副总/总经理审批。
7、 印章管理人发现文件资料中有错误或不符合国家政策和公司规定时,有权拒绝用
印,待校正后再用。
未按本制度要求使用公章时,印章管理人可拒绝配合。
第八章
介绍信管理制度
一、主题内容与适用范围
本制度规定了介绍信管理的职责部门,管理要求及检查考核办法。
二、管理职责
介绍信由行政部专人负责管理。
三、管理内容与要求 1、 因业务需要需持介绍信外出,应由申请部门在行政部登记,经主管经理签字后, 由行政部专人负责开具。
1、
介绍信必须按流水码编号并加盖骑缝章,凡出现笔误,临时变更等情况需重新开 具,原介绍信页不能撕毁(己撕下部分附后),应注明作废字样,以便核查。
2、
不得开具空白介绍信或在空白介绍信上加盖公章。
3、
情况变化介绍信领用人没有使用介绍信,应立即退还,将介绍信贴在原存根处并 写明情况。
4、
介绍信丢失、毁坏,领用人应立即向行政部反映,及时采取防范措施。
5、
介绍信所填写的姓名、人数、办理事项必须和登记事项完全吻合,单位名称要用 全称。
6、
前来办理业务的外单位介绍信要妥善保管,并详细登记情况。
7、
介绍信应用钢笔或黑色签字笔书写,以保持其严肃性。
8、
介绍信存根应妥善保管,按保密要求归档,保存期为五年。
第九章
公文管理制度
一 、总则
1、
为提高文件处理效率,充分发挥文件在各项管理工作中的指导作用,特制定本制
度。
2、
本制度所称文件管理特指对文件的类别管理、格式管理、行文管理、收文管理和 检查考核。
二、类别管理
1、
行文的类别管理是对各类行文文种的规定。除专业技术文件外,公司应使用下列 文件行文。
2、
决定:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。
3、
通告:对外公布的重要事项和重大情况,用“通告”。
4、
通知:转发上级文件,批转下级文件,发布规章制度,部署工作和安排活动,任 免和聘用事项召开会议用“通知”。
5、
通报:表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况,用“通报”。
6、
请示:下属部门向上级领导请求指示、批准,用“请示”。
7、
批复:上级领导对下属部门请示做出的答复,用“批复”。
8、
纪要:记载和传达会议情况和议事事项的公文。
9、
报告:下级部门向上级领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问,用
“报告”。
10、函:不同部门之间互相商洽工作、询问和答复问题;不同企业之间洽谈生意时, 用“函”。
三、格式管理
1、
行文的格式管理是对行文版式的规定。文件格式一般包括标题、主送单位、正文、 附件、单位印章、发文时间、抄送、抄报人员和单位、文件字号、主题词等。
2、
文件标题,除批转的文件外,一般不加书名号和标点符号。原则上,主
标题用二 号宋体字打印,副标题用三号黑体打印,正文用四号宋体打印;附件的标题材用 四号宋体打印在正文之后,日期之间。发文时间,以领导签发的日期为准。
3、
发文字号,统一按一×字[201×]第××号格式编号。文件号不得出现重号。
4、
正文要求从左到右横写横排,收、发单位应写全称或规范化简称;行文落款由发 文单位、印章和成文日期组成。正式行文一律加盖发文单位公章。联合发文应将 主办单位排列在前。
5、
公文原则上用 A4 纸输出,专业技术文件和图表等根据需要纸型输出。
四、行文管理
1、
行文由行政部负责管理。对外或内部行文,均以公司名义发文。
2、
向上级请示的行文,应当一文一事,主送一个单位,不同时抄送下级单位;向下 级单位的重要行文,应同时抄报上级单位。请示和报告要分开。
五、行文作业
1、
行文作业规定了拟稿、核稿、签发、打印、校对、用印、封发、归档的全部流程。
2、
主办部门拟稿,应当符合国家政策要求,结合企业实际,提出的观点要明确、情 况要确实、文字要简练、条理要清楚、层次要分明、标点要正确,行文前,主办 部门应按要求填写签发单。
3、
主管领导核稿,应将稿件交行政部进行文字和标点校对;校对无误签字后,方可 呈送总经理签发。
4、
文件经总经理签发后,由行政部负责向主办部门索取软盘、输出、文件输出后, 应进行复核,无误后,方可编号、用印、登记、下发。
5、
行政部下发文件,均应建立发文本。内容应包括文件题目、文件编号、发放单位 、发放人员、收文签字。发文结束后,应及时立卷,将文件原稿、签发单、正式 文件一并装订,归档备查。
6、
技术性文件的收发,由行政部负责统一登记、编号、发放。
六、收发文管理
1、
收文管理是对外来文件的登记、分办、拟办、批办、催办全部流程的控制。
2、
收文,应建立收文本。外来文件由行政部统一签收。来文(亲启由本人开拆)开 拆后,应先在收文本上编号、登记、填写文件阅办单,送总经理阅批。对急件公 文,应立即呈送总经理阅批。如领导出差,应送主持工作的领导处理。
3、
按照总经理签批的意见,将文件送有关领导或部门办理。急件,主办部门应立即 办理、回复并退回文件;普件,3 个工作日内办理、回复,最迟不得超过 5 个工作 日。需要研究而不能马上答复的文件,要先书面或口头简要回复。
4、
领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传阅后,应将会议原件交行政部立卷、 归档。如有关领导、部门需用,可复印使用。
5、
行政部要对总经理批示的文件和发出的文件,认真督办、催办,以防止积压和漏 办。
第十章
档案管理制度
一、总则
行政部为公司档案(除财务档案资料之外)的归口管理部门,按档案管理规范分 类、整理、保管和提供借阅服务。
二、归档范围
在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本公司关系很密 切的文件材料。
1、
行政档案:
(1)
法律文件:公司章程、资质证书、营业执照等的复印件。
(2)
日常行政文件:公司内部的通知、通报、会议纪要、总经理会决议等文件、年终 总结和工作计划,以及上报公司和行业主管部门的请示、报告,同级单位的函, 资料等。
(3)
公司管理制度:管理制度、流程、三标体系文件等。
(4)
人事档案:员工档案、薪资结构、薪资表、奖惩记录、保险、劳动合同等。
(5)
外来文件:政府机关或上级主管部门、行业主管单位、业主发放的文件等。
2、
工程技术档案:有关工程建设的文件、资料、图片、图纸、设计变更、工程合同、 竣工资料,以及安全管理资料等。
3、
各种合同、协议、招投标文件、预决算报告等。
4、
图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志、政策法规等。
5、
客户档案:客户基本资料、与客户往来的资料、客户满意度调查、售后服务记录 等。
三、归档时间
1、
凡各部门发出或公司下发文件时,应交由行政部归档。一项工作已完成时(包括一
个工程已完成、一次会议已结束,一个问题已解决,一件案件已处理等),将该项
工作形成的全部文件材料,系统整理后送交行政部归档。
2、
外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时 交由行政部归档。
3、
年度工作总结、各种年报,应于翌年一月底前交行政部归档。
4、
每年的三月底前进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档 的全部文件材料移交行政部归档。
四、 归档要求
1、
正文主件和附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
2、
归档文件材料注意:检查应盖公章是否完整,文件没有标题应加上标题,内容、 摘要、文件没有标明日期的要标明日期。
3、
归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。
4、
归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一附上文字说明。
5、
凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起, 按文件的先后时间排列好。
6、
归档文件资料以 A4 纸为标准,不足 A4 纸的需粘贴到 A4 纸上。
7、
归档文件资料有破损的,须粘贴完好后再归档。
五、档案的密级
1、
直接影响公司权益的重大决策文件、技术资料、产品研发资料为绝密级。
2、
公司重要合同、决议、重要会议记录、经营情报及客户资料、公司经营状况、财 务统计报表等为机密级。
3、
员工工资、公司所掌握的尚未公开的各类信息为秘密级。
4、
具体文件由公司确定密级,在行政部备案。
六、保管期限
1、
永久:主要指永久性保存。
2、
长期:15 年。
3、
短期:5 年。
4、
临时:1 年以下。
七、立卷方式
1、
工程档案立卷:按项目运作阶段分:
(1)
工程施工前资料:包括招投标文件资料。
(2)
工程施工中资料。
(3)
工程竣工后资料。
2、
其它文件资料立卷:
(1)
按年度分。
(2)
按保管期限分。
(3)
按部门分。
(4)
按项目类别分。
八、图书档案建立
1、
图书资料分类:
(5)
法律法规、技术规范。
(6)
专业技术图书。
(7)
管理类图书。
(8)
杂志类。
2、
图书资料购买后须到行政部登记,然后再办理借阅手续。
九、档案的借阅
1、
公司领导借阅档案时,可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
2、
其他人员需借阅非密级档案时,经部门经理,行政部经理批准,并办理借阅手 续。
3、
借阅密级档案时,须经常务副总,总经理批准,并办理借阅手续。
4、
借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改、裁剪、撕毁,注意安全和保密,严禁 擅自复印、转借、遗失,并应及时归还。如确属工作需要复印,凡属
密级档案, 必须由总经理批准方可复印;非密级档案经行政部经理批准方可复印。
5、
外单位人员查阅公司档案,需经公司有关领导签字批准,方可查阅,但不得抄录 或借出。
6、
档案管理员有权随时追回超期借用文档。
十、处罚
1、
凡由于借阅档案后泄密的人员处以 100 元——1000 元的罚款。
2、
给公司造成经济损失的,除赔偿损失外,并追究其法律责任。
3、
除处罚本人外,审批人要负连带责任,给予以相应的处罚。
4、
档案管理人员更应该保守档案秘密,如有泄密,须接受公司严厉处罚。并视情节 严重性程度,做出进一步处理。
十一、档案的销毁
1、
任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、
行政部应定期组织对档案进行鉴定,准确地制定档案销毁清单,对失去保存价值 的档案,登记造册,经总经理批准后,方可销毁。
3、
销毁时需有两人以上参加,并在销毁清单上签字。
注:财务档案资料由财务管理中心负责保管。
第十一章
合同 管理制度
一、制定依据
为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益制定本 制度。本制度适用于公司对外签订的各类合同、协议等,包括工程施工合同、租 赁合同、买卖合同、承包协议等。
二、责任部门 1、 公司所需签署的各类施工合同、承包书、协议书等,均由行政部负责办理。
2、 行政部对各类合同统一进行发放和管理,并进行归档管理。
三、合同办理各部门审核内容
1、 成本管理中心:根据工程相关信息拟定合同,把握合同的完整性、严谨性、合法 性,核定工程名称、地点、范围、期限、价款、质量技术要求、结算、违约责任、
纠纷处理、对方单位名称及联系方式、日期等。协调各部门进行合同会审负责合 同签定。
2、 工程管理中心:对施工合同质量、技术、工期、安全等事项负责核定,提出合理 性建议。
3、 采购管理中心:对供应商材料品牌、质量、价格、数量及供货时间等相关方面审 核。
4、 财务管理中心:对结算方式及税务等相关方面审核。
5、 综合管理中心:对签署和办理过的合同进行登记,副本送达成本管理中心,原件 行政部存档。
6、 公司的空白合同、授权委托书也由行政部专人管理,办事人员不得携带合同专用 章或已盖章的空白授权委托书、空白合同外出。
7、 审核流程:
四、
考核与奖惩
1、 公司全体员工应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体 利益。
2、 对在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使公司避免重大
经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,予以奖励。
3、 合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责采购管理 中心审批 财务管理 中心审批 成本管理中心(发起部门)
综合管理中心归档 成本管理中心归档 常务副 总审批
任人员追 偿损失。
(1)
未经授权批准或超越职权签订合同;
(2)
为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书;
五、公司综合管理中心负责本制度执行情况的监督考核。
第十二章
财务管理制度
一、资金统筹(计划)管理办法
1、 资金计划按进度分月报审批,严格按资金计划使用资金,严禁挪用。项目部应在 每月 25 日前提交项目部下月资金计划,并考虑审批及付款时间,因未按时提交资 金计划,造成的责任由项目经理承担。
2、 对挪用资金行为的处理:
(1)
未经公司允许而支出的(公司后补同意手续的),处罚出纳人员挪用资金的 10%, 处罚项目经理挪用资金的 10%;由项目经理强行安排出纳人员购置的,处罚项目 经理挪用资金的 20%,处罚出纳人员 5%。
(2)
未经公司允许而支出的(公司后补手续不同意的),费用由项目部承担,从当月 工资中扣除,当月工资不够扣款的顺延下月工资中扣除,此购置资产项目部自行 处理,并依据情节严重性做进一步处理。
(3)
若项目部有挪用资金现象,但财务核对后未发现挪用资金,处罚财务部100 元/ 次/项。
3、 以上处理意见不适用于项目零星采购。
二、零星采购管理办法 1、
西安地区项目部采购资金由公司统一安排,零星采购不需要向公司提出申请,可直接购买,1000 元以上(含 1000 元)必须向公司申请。工地闲余资金每月不超过一万,超出一万元部分及时返还财务部,未
返还的处罚金 300-5000 元,外地临采备用金为 2 万元(仅限于零星材料采购、办公用品采购)。
2、
项目部不得为了规避公司制度而采取化整为零方式采购(采取同样材料多次购买);项目部临采的购货凭证需注明开票人全称、联系电话以及备注公司核实采购情况;违反公司临采制度处罚项目部 500 元/次。
3、
项目部除借款给工队生活费、材料采购外,严禁项目部向个人私自借款,若有紧急情况须向公司请示,否则,予以重罚,并退还借款。
三、审批管理办法 1、
各项目部所需采购的材料及大型工具等,均需向公司提交书面的资金计划。并由公司审批后购买,否则票据不予报销,费用项目部自行承担,当月提交的资金计划当月内使用,未使用的须及时退回财务部。
2、
资金计划外的付款项目,经公司工程副总、常务副总、总经理口头同意的,可以支付,但应在 24 小时补办批准手续。
3、
项目部每月提交的资金计划各职能部门审批不得超过 48 小时,否则每延迟一天 处罚责任人 100 元。财务部资金统筹安排时间为 3 天,特殊情况可缓冲一天,第 5 天仍未处理,从第 5 天起处罚财务部 100 元/次/天。
4、
公司出纳每日将资金收支结余情况编制资金日报表报总经理处,总经理外出的,以手机短信发送,以便随时掌握资金情况。
第十三章
日常 费用报销制度
一、借款制度
1、 借款主要包括因公务需要的各项临时性借款及差旅费等。
2、 审批流程:
3、 借款人需填写《借款单》,注明借款事由及金额。借款审批按照审批流程进行。
5000 元以内(含 5000 元)部门经理批准,工程副总/常务副总批准,财务管理中 心批准,财务管理中心备案后即可借款。5000 元以上部门经理批准,工程副总/ 常务副总批准,财务管理中心批准,总经理批准,财务管理中心备案后即可借款。
二、费用报销制度
1、 费用报销应提供正规发票。发票内容须填写无误。费用报销须填写《费用报销单》 。所有单据需粘贴整齐。报销单各项内容填写准确无误,不得涂改。费用报销按 财务管理 中心审批 部门主管 经理审核 借款人填制 《借款单》 工程副总/常 务副总审批 总经理审批
照审批流程进行。
2、 报销程序和审批流程:办公用品、加油费用报销,由经办人填写《费用报销单》 —验证人及主管领导--行政部经理(办公用品、加油费、差旅费、招待费、电话 费(网络))--工程副总/常务副总--财务经理--总经理。行政部登记办公用品费 用及加油费用等。5000 元以内(含 5000 元)验证人签字,部门经理批准,行政部 经理批准,工程副总/常务副总批准,财务管理中心批准,财务管理中心备案后即 可报销。5000 元以上验证人签字,部门经理批准,行政部经理批准,工程副总/ 常务副总批准,财务管理中心批准,总经理批准,财务管理中心备案后即可报销。
3、 项目部报票程序及审批流程:由经办人填写报销单(具体贴票要求见报票分类及 要求)—验证人及主管领导--成本管理中心--工程副总—财务经理--总经理。
4、 借款周期因各项目情况不同,每月冲账,项目完工后退回余款(借款金额标准:
借款金额≤员工个人工资)。借款原则是前账不清,后账不借。
1)
借款一个月(工作日内)内报销。
2)
一般借款(发票开据时间为准)不得超过 5 天,特殊情况除外。
3)
差旅费借款必须在返回公司上班之日起 5 日内报销,特殊情况可说明。
5、 购置工程材料、固定资产和低值易耗品,以及安防用品等物品时,还应附入库验 收单。
三、差旅费报销
1、 出差交通费、住宿费、伙食补助费标准:
项目
等
级
标
准
职务
公司往...
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